Требования к регистрации документов в рб

Помощь: Общие правила регистрации документов

ОБЩИЕ ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов — запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Порядок регистрации документов в организациях устанавливается в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электронной связи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

При регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

— каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

— входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания;

— регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения управления (далее — ДОУ).

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Например, децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации Перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. В него включаются документы, регистрируемые только в структурных подразделениях организации (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации.

Отдельно от других видов документации регистрируются обращения граждан, а также документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Беларусь, иную охраняемую законом информацию. Отдельно регистрируется также документация общественных объединений (профкома).

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории нерегистрируемых документов, которые включаются в Перечень документов, не подлежащих регистрации, составляемый в каждой организации самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.).

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов рукописным способом и (или) с помощью технических средств заполняется установленная Примерной инструкцией по делопроизводству единая регистрационно-контрольная карточка (далее — РКК) или автоматизированная регистрационная форма. Примерная форма РКК приведена в приложении.

Состав обязательных реквизитов РКК может быть дополнен другими реквизитами: исполнитель, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на РКК определяется организацией.

Из РКК формируются традиционные (ручные) справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) регистрационных данных, с помощью которых осуществляется справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек.
Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам, установленным Примерной инструкцией по делопроизводству. Отдельная форма журнала установлена для регистрации входящих документов и отдельная — исходящих и внутренних документов.

Решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (как правило, в инструкции по делопроизводству).

При регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т.п., а также другими поисковыми признаками.

Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов состоит из следующих элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел. Например, регистрационный индекс документа — 3-18/248, где 3 — индекс структурного подразделения; 18 — номер дела по номенклатуре; 248 — порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Автоматизированная регистрация документов производится в службе ДОУ на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации по тем же правилам, что и регистрация с использованием традиционных средств.

Запись в автоматизированной регистрационной форме дублируется копией на бумажном носителе (распечаткой), которая используется в целях страховки информации и формирования вспомогательной справочной картотеки.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Организация работы с документами

Автор: Мария ПОПЛАВСКАЯ, юрист 15 Июль 2017 .

Сегодняшний наш материал будет посвящен главе 8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция), а именно теме организации работы с документами.

Организация документооборота

Пунктом 138.1 Инструкции определено, что документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело. В свою очередь, электронный документооборот – это способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно.

Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;
• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;
• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов.

Регистрация документов

Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Установлено, что регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя:

• документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения;
• заявки, наряды, разнарядки;
• поздравительные письма и телеграммы;
• программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий;
• пригласительные билеты;
• печатные издания (книги, журналы, газеты);
• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения);
• письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг;
• — информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.);
• формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Согласно пункту 139.6 Инструкции регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции:

Примерная форма регистрационно-контрольной карточки

Делопроизводство в Республике Беларусь

Делопроизводство в РБ – это работа с документацией, от создания до передачи в архивы. В каждой организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В ней расписаны особенности ведения документов, как их правильно создавать, оформлять и хранить.

Инструкция по делопроизводству в РБ

В компаниях и организациях Республики Беларусь за делопроизводство отвечает руководитель. Следит за соблюдением стандартов делопроизводства Государственная архивная служба – подразделение Министерства юстиции.

Правила ведения делопроизводства в организациях описаны в документах:

• «Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ» – утверждена Министерством юстиции РБ 19.01.2009;
• СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Требования к ведению делопроизводства и документообороту

Ответственность

Руководитель отвечает за организацию делопроизводства: за создание инструкции, соблюдение норм работы с бумагами и за их хранение. Если в компанию приходит новый начальник, то принимает дела по акту передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Ответственный за делопроизводство в ООО и организации составляет номенклатуру на будущий год. К первому января она должна быть заверена его подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.

В организациях для контроля за делопроизводством создается экспертная комиссия. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и ответственного за делопроизводство. Состав утверждает руководитель организации приказом. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

• учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
• справочные картотеки;
• документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Тут же хранятся дела сотрудников. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

• дате поступления и индексе документа;
• андресате;
• краткой сути документа;
• кому адресован документ;
• расписке в получении;
• отметке об исполнении.

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

• дате отправки и индексе документа;
• адресате;
• краткой сути документа;
• отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои. Например, кадровое делопроизводство, финансовый документооборот, делопроизводство материальной части.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами.

Требования к регистрации документов в рб

Обязательные требования к работе с документами в электронном виде. Бойба Д.

Порядок документооборота, в т.ч. и электронного, в государственных органах и организациях определяет Инструкция по делопроизводству, в которую неоднократно вносились изменения и дополнения. В 2014 г. изменения коснулись п. 44 Инструкции по делопроизводству, посвященного такому важному в документе реквизиту, как «Коммуникационные и коммерческие данные». О требованиях, вытекающих из указанных изменений, пойдет речь в настоящей статье.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Дополнение Инструкции по делопроизводству требованиями к электронным документам связано с внедрением системы межведомственного документооборота государственных органов Республики Беларусь (далее – СМДО). Государственные органы и организации, а также хозяйственные общества, в отношении которых Республика Беларусь либо административно-территориальная единица, обладая акциями (долями в уставных фондах), может определять принимаемые этими обществами решения, должны к 1 января 2017 г. обеспечить все условия, необходимые для перехода на электронный документооборот, осуществляемый посредством использования СМДО (п. 3 Указа № 157).

Документ:

Указ Президента Республики Беларусь от 04.04.2013 № 157 «О внесении изменений и дополнений в некоторые указы Президента Республики Беларусь» (далее – Указ № 157).

Электронная копия документа

Электронная копия документа – это воплощение бумажного оригинала на электронном носителе, поэтому в реквизитах и содержании документа не должно быть отличий и разночтений. В связи с этим электронная копия документа должна содержать аналогичные реквизиты оригинала, закрепленного на бумажном носителе: все реквизиты бланка, такие как наименование государственного органа, место и дату принятия документа, его номер (п. 64 Инструкции по делопроизводству).

Электронная цифровая подпись

Обязательным элементом электронной копии документа является электронная цифровая подпись уполномоченного должностного лица либо нескольких лиц. Без нее электронная копия документа не является достоверной (п. 18 Инструкции по делопроизводству). Отсутствие электронной цифровой подписи допустимо для документов информационно-справочного характера и (или) не подлежащих регистрации, а также для графических образов документов на бумажном носителе. Документы же, которые носят распорядительно-властный характер либо приняты в виде нормативного правового акта, подчиняются общему правилу.

При невозможности проставления электронной цифровой подписи либо нескольких принявший документ орган должен предусмотреть иные способы для защиты документа.

Архивирование электронных документов

Сводная номенклатура дел организации – это источник формирования государственных архивов. На данный момент государственные архивы состоят из материалов как на бумажном, так и на электронном носителях, но законодательно планируется переход на хранение документов исключительно в электронном виде.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами и структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Дела с документами в электронном виде в сводную номенклатуру дел включаются по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 155 Инструкции по делопроизводству).

В гр. 5 «Примечания» номенклатуры указываются сведения о включении в перечни документов Национального архивного фонда электронных документов, образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организациях. Несмотря на то что эти документы не являются «продуктом» государственных организаций (органов), они становятся частью системы государственного электронного документооборота после сдачи негосударственными организациями дел в архив.

Соблюдение единого образца документа

Для оперативного обмена и включения в работу документов организации необходимо соблюдать единый образец оформления как единичных документов, так и их пакетов.

Форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения в большинстве случаев определяет сама организация, если иное не установлено законодательством (п. 218 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Общим правилом является установление таких форматов, которые обеспечат подлинность, доступность, целостность информации документов в электронном виде и полноту сведений о способах их создания, транспортировки (получения, отправки), хранения с момента их создания (получения) до передачи в архив или уничтожения, в т.ч. при осуществлении конвертации документов в новые форматы, миграции в новые автоматизированные системы, экспорте из электронной почтовой системы. Для отдельных разновидностей документов законодательством устанавливаются особенности, которые не должны нарушаться. Так, например, электронные копии нормативных правовых актов должны формироваться в редакторе Microsoft Word (т.е. в форматах DOC, DOCX, RTF) (часть первая п. 15 Инструкции № 59).

Документ:

Срок хранения электронных документов

Документы в электронном виде хранятся в течение тех же сроков, что и бумажные документы, т.е. в течение 10 лет (п. 236 Инструкции по делопроизводству).

Специальное правило: документ в электронном виде, срок хранения которого превышает 10 лет, необходимо отобразить на бумаге лишь при отсутствии в организации технических возможностей по хранению документа в электронном виде. На данный момент такая возможность есть практически в каждом органе. Причем хранение документа в электронном архиве обеспечивает наибольшую степень его сохранности при применении соответствующих средств информационной защиты (в т.ч. криптографической).

Ведение гибридных дел

Формирование гибридных дел возможно лишь на стадии оперативного хранения, т.е. во время работы с взаимосвязанными документами, которые поступали в организацию, как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

По истечении делопроизводственного года организации вправе выбрать порядок формирования дела для сдачи в архив: либо в виде документов на бумажном носителе, либо электронное дело.

При формировании дела документами на бумажном носителе документы в электронном виде распечатываются и заверяются в порядке, установленном законодательством.

При формировании электронного дела документы на бумажном носителе переводятся в электронный вид (сканируются) (п. 237 Инструкции по делопроизводству).

Адрес электронной почты

Обязательным реквизитом государственного органа или организации является официальный адрес электронной почты. Его использование обеспечивает оперативность обмена электронными документами между государственными органами и государственными организациями между собой, а также с юридическими и физическими лицами, поэтому его указание необходимо (п. 44 Инструкции по делопроизводству).

Документы, существующие в электронном виде

В приложении 20 к Инструкции по делопроизводству приведен перечень документов, создание и хранение которых осуществляется в электронном виде. Данный перечень позволяет избежать разночтения при реализации организациями права на принятие (издание) электронных документов, так как является исчерпывающим. В свою очередь, его содержание достаточно обширно и включает большую часть документации, создаваемой государственными органами.

Полный переход на электронный документооборот возможен лишь в случае признания этого приложения утратившим силу и снятия ограничений с других видов документов, т.е. при возникновении возможности оформлять любой документ в электронном виде.

Денис Бойба, юрист

Организация работы с документами

Организация работы с документами

Станкевич Наталья Васильевна,

координатор тренинговых программ

БРОО “Объединенный путь;

Асоскова Галина Федоровна,

главный экономист отдела мотивации труда и тарифной системы управления труда и заработной платы Министерства труда Республики Беларусь

(глава 5 из книги Правовое положение общественных объединения в Республике Беларусь: Сборник авторских статей/ Е.Н. Липская, А.Н. Ботян, П.В. Рагойша и др.; Под общ. ред. Е.Н. Липской. — Мозырь: Издательский Дом «Белый ветер», 2001. — 372 с.)

Введение

В соответствии с Законом Республики Беларусь О внесении изменений в Закон Республики Беларусь О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь от 06.01.1999 в Национальный архивный фонд Республики Беларусь включены документы, образующиеся в процессе деятельности общественных объединений.

Документы ОО включаются в негосударственную часть Национального архивного фонда Беларуси с момента введения их регистрации в установленном законом порядке. По согласованию с органами государственной архивной службы документы общественных объединений могут быть приняты на государственное хранение.

Общественные объединения обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, хранению, установленные государственной архивной службой Республики Беларусь. Нарушение законодательства в организации и ведении делопроизводства, проявившееся в несоблюдении государственных стандартов в оформлении документов, несоблюдении требований, предъявляемых к порядку работы с документами, их обработки, движения и хранения, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат 1 . Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа на граждан в размере от трех до пяти минимальных заработных плат и на должностных лиц от пяти до двадцати минимальных заработных плат. 2

ОО также должны обеспечить условия хранения документов в создаваемых для этой цели архивах, а также их сохранность. Выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи в установленных законом случаях документов на государственное хранение влекут предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати до двадцати минимальных заработных плат 3 .

В объеме предложенной Вашему вниманию главы невозможно рассмотреть все вопросы по организации работы с документами и тем более, привести образцы их форм и примеры заполнения. Поэтому Вам приведется обращаться за дополнительной информацией к источникам, приведенным в приложении.

1 Статья 89.3 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях. См. также главу Отдельные вопросы административной ответственности должностных лиц общественных объединений .

2 Статья 89.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

3 Статья 89.2 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Что должно иметь каждое ОО

В каждом ОО должна быть разработана и утверждена номенклатура дел, в соответствии с которой оформляются дела, возникающие в ОО в течение делопроизводственного года. Все ОО должны иметь журнал регистрации входящих документов и журнал регистрации внутренних и исходящих документов, а также разработать общие бланки и бланки для писем в соответствии с СТБ 6.38-95 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Документы, не относящиеся к организационно-распорядительной документации (отчетные, бухгалтерские и др.), оформляются в соответствии с требованиями соответствующих нормативных актов.

Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования и учета дел в ОО составляется номенклатура дел. Номенклатурой дел является систематизированный список наименований дел, образующихся в процессе деятельности ОО с указанием сроков их хранения.

Работу по составлению номенклатуры дел организует руководитель ОО. Номенклатура дел составляется лицами, ответственными за делопроизводство, на основе предложений, подготавливаемых структурными подразделениями или сотрудниками (членами) ОО. Номенклатура дел подписывается руководителем ОО, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) ОО и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года приказом (распоряжением). Номенклатура дел согласовывается с государственным архивом 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования. Ежегодно номенклатура уточняется, и, в случае необходимости, в нее вносятся изменения.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документационное обеспечение управления (ДОУ), второй используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве, четвертый в государственном архиве. Первый экземпляр является документом постоянного хранения. Он регистрируется (в порядке, установленном для регистрации внутренних документов) и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии или других структур, которые осуществляют ДОУ. Номенклатуры структурных подразделений хранятся 5 лет после передачи дел в архив. Номенклатурой дел должны быть предусмотрены все документы и дела, как получаемые, так и создаваемые в ОО, и отражающие документируемые ими направления деятельности. В номенклатуре дел должно быть учтено раздельное формирование дел постоянного и временного хранения.

Схема построения номенклатуры дел организации

(Разделы номенклатуры)

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры, построенной

по структурному принципу

03 Отдел кадров.

Пример схемы номенклатуры, построенной

по структурно-функциональному принципу

02 Организационно-методическая работа.

03 Спортивно-массовая работа.

04 Тренерский совет.

06 Отдел кадров.

Пример схемы номенклатуры, построенной

по функциональному принципу

01 Руководство или исполнительная дирекция.

04 Учет и отчетность.

Дела с протоколами, приказами по основной деятельности, уставами, положениями, свидетельствами о регистрации включаются в первый раздел Руководство. Внутри разделов номенклатуры дела располагаются по степени важности документации в логической последовательности.

Графы номенклатуры

Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой:

Название раздела

Графа 1

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример: 02-01, 02-02, 02-03 и т. д.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

Дела, в которых откладываются документы по проблемам, разрешаемым в течение двух и более лет, включаются в ежегодный экземпляр номенклатуры дел под одним и тем же индексом.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения следует оставлять несколько резервных индексов для незапланированных дел в течение года.

Графа 2

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Заголовки дел

Заголовок дела должен быть кратким, четким и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в дело.

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (уставы, положения, протоколы, акты, приказы, планы, отчеты, докладные записки, справки и т. д.);

указание автора документа (краткое название организации ее структурного подразделения или должностного лица);

Пример: Приказы директора Отчет комитета

указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь

краткое содержание документов дела (название темы дела);

Пример: Отчет комитета о

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (разная переписка), определения, в которых вид документа заменен неким действием (исследование, рассмотрение и т. д.).

В заголовках термин дело используется при заведении личных, судебных, арбитражных дел, а также при объединении различных документов, связанных последовательностью решения какого-либо вопроса.

Пример: Выездные дела специалистов, командированных за границу.

Термин документы используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников-инвалидов (положение, протоколы, отчеты и др.);

в делах, содержащих приложения к основному документу или группе документов.

Пример: Документы к протоколам №№ заседаний Правления (доклады, информация, справки и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка об информационном обмене.

В заголовках с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и содержание переписки.

Пример: Переписка с Министерством труда Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указывается обобщенно.

Пример: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах.

Последовательность расположения

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения): распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями. Заголовки систематизируются в следующем порядке: законы Республики Беларусь, постановления и распоряжения Национального собрания Республики Беларусь, указы, декреты, распоряжения Президента Республики Беларусь, распоряжения Администрации Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Совета Министров Республики, уставы (положения об организации), протоколы, приказы, штатные расписания, планы (годовые и текущие), отчеты (годовые, квартальные, месячные), информации, справки, сведения, акты, переписка. Порядок систематизации прочих категорий определяется составителем номенклатуры в соответствии с их значимостью.

Графа 3

Графа 3 номенклатуры дел Количество дел (томов) заполняется в конце делопроизводственного года. В ней указывается количество дел определенной категории, заведенных в организации в течение года. Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

Графа 4

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом наименование должности руководителя службы ДОУ.

Графа 5

В графе 5 Примечание проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о незаведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

На последнем листе номенклатуры дел помещаются виза заведующего архивом, подпись руководителя службы ДОУ, гриф согласования номенклатуры дел ЦЭК (ЭК) организации, гриф согласования с ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения, а также итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, которая заполняется в конце календарного года и подписывается руководителем службы ДОУ.

Примерная номенклатура дел общественного объединения

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Подписчики этой рассылки получают уведомления о выходах новых номеров журнала, о новых запланированных прямых телефонных линиях, о выходе наших новых проектов и начале очередной подписной кампании. Средняя периодичность рассылки 2—3 раза в месяц.

Подписка на журнал

№ 9, сентябрь 2002

Другие
наши издания

Рубрики в номере

Правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

Рубрика «Делопроизводство»

А.Е. Рыбаков, начальник отдела организационно-правовой, кадровой работы и международных связей Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь, кандидат исторических наук

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

При регистрации каждому документу присваивается условное обозначение — индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный (в отличие от приказов) и состоит из ряда элементов: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа. Индекс структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по номенклатуре отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной номенклатурой дел (см. в >>, >>). Например, регистрационный индекс документа — 3-18/248, где 3 — индекс структурного подразделения, 18 — номер дела по номенклатуре, 248 — порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации.

Следует отметить, что в зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Тем не менее при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

• каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

• входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания.

Немаловажное значение для правильной организации работы по регистрации документов имеет определение категории документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы определяются на основании Перечня документов, не подлежащих регистрации, составляемого каждой организацией самостоятельно (например, в него могут входить рекламные извещения, плакаты, программы конференций, прейскуранты и т.п.). Кроме того, в каждой организации составляется Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, который утверждается руководителем учреждения. В него включаются документы, регистрируемые только в отраслевых и функциональных службах организации (например, счет-фактуры, накладные и другие подобные документы регистрируются только в бухгалтерии организации). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им минуя руководство организации.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 9 (20), сентябрь 2002 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.