Основные требования к деловому письму

Каковы требования к оформлению делового письма и состав его реквизитов?

Заголовочная часть состоит, как было сказано, из постоянных и обязательных юридических реквизитов, необходимых для отправки писем: —

логотип (фирменный знак, изображаемый либо набором букв, либо рисунком); —

наименование предприятия и его правовая форма; —

регистрационный номер в коммерческом или отраслевом регистрах департамента;

номера телефонов, телексов; —

номер документа, посланного по факсу (если составляется ответный на него документ).

Ниже реквизитов заголовочной части допускается располагать дополнительные сведения, например: адрес материнской компании, адреса фирм и филиалов; в целях рекламы часто указывают награды, полученные на конкурсах и выставках.

Дата. Во французском делопроизводстве дата указывается в правом верхнем углу документа. Документ без даты не рассматривается как официальный документ и соответственно не имеет юридической силы. Реквизит «дата» во французском варианте выглядит следующим образом:

Париж, 25 ноября 2000,

т. е. сначала упоминается место составления письма, затем уже сама дата: число цифрами, месяц буквами и четыре цифры, обозначающие год. Название дня недели не указывается.

Адресат (наименование организации-получателя и ее почтовый адрес). Указанный реквизит располагается под датой. Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, то при обращении к нему никогда не сокращают слова «госпожа» и «господин»; французы пишут следующим образом:

Вниманию госпожи Клод Лебон

Ссылки. Следует указывать регистрационный номер, присвоенный письму, на которое дается ответ, или шифр дела.

Заголовок (во французских правилах — «тема») — это резюме в нескольких словах содержания письма. Слово «тема» подчеркивается, а реквизит оформляется следующим образом:

Тема: Генеральная Ассамблея 10.10.2000

Текст. Начало текста располагается под реквизитами заголовочной части. К нему предъявляется ряд требований, а именно: ясность, краткость, точность, предосторожность и вежливость.

Ясность. Не следует употреблять нечеткие формулировки, в частности, такие эмоционально окрашенные, как например: «Стены у входа в дом будут роскошно отделаны». В этом случае следует указать, какие именно материалы будут использованы. Не надо писать: «Наш представитель направляется к вам, чтобы встретиться с вами как можно скорее», стоит зафиксировать точную дату визита. Ясность письма проистекает из ясности мысли и четкости формулировки. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как может привести к ошибкам в понимании.

Краткость. Коммерческое письмо должно быть коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того.

Точность. Приверженность правде в деловых отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Не надо объявлять, например, что доставленные товары имеют наивысшее качество, в то время как качество обычное. У клиента это вызовет только недоверие. Не пишите: «В ответ на ваше последнее письмо», но «В ответ на ваше письмо от 14 июля» или «от 14 числа текущего месяца», потому что фирма, в которую вы пишете, могла за этот интервал послать другое письмо, которое вы еще не получили. Не говорите: «Наши условия те же самые, что и для ваших предшествующих заказов по той же статье», так как этим вы вынуждаете читателя обращаться к прежней переписке. В этом случае лучше, напротив, повторить условия того же текста, указав, если это действительно, что они не изменились.

Предосторожность. Составитель письма не должен давать оружие сопернику или потенциальному противнику, так как бизнес и конкурентная борьба в нем часто очень суровы. Он должен избегать при изложении сути вопроса упоминаний о текущем состоянии дел фирмы. Например, он не должен раскрывать последних реальных цен на свои товары, а назвать лишь те базовые цены, о которых он хочет поговорить. Это не недостаток в искренности, это тактический ход. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможного судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Таким образом, он воздержится от обещания заплатить в определенный срок, если не уверен в том, что сможет выполнить это обязательство. Он также не будет обещать поставить товар к конкретному числу, тогда как товар еще находится на стадии изготовления

и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден.

Вежливость. Если позиция вашего корреспондента вас раздражает, не старайтесь это показывать: он может обидеться. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо — не обвиняйте его в злонамеренности. Возможно, вы неточно указали его адрес и письмо может быть вам возвращено по почте. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы, возможно, ошиблись в адресе. Чтобы показать ваше искреннее доверие и расположение, пошлите фотокопию с предыдущего письма. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о получении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости.

Обращение. Характер обращения выбирают с учетом двух моментов: —

кто получатель письма; —

какой тип отношений поддерживается с ним.

Следует придерживаться двух простых правил: —

когда вы колеблетесь и не знаете, как обратиться, то употребление обращения «господин» или «госпожа» всегда корректно и во всяком случае предпочтительнее ошибки; —

когда у человека несколько должностей, выбирают наиболее важную.

Если вы хотите использовать общепринятые обращения, то мужчина, пишущий другому мужчине, может обратится к нему словами «уважаемый господин X (фамилия)» или «уважаемый.

Далее, рассматривая обращения, используемые в коммерческой переписке, следует уделить внимание тому, что, если получатель имеет важную должность, это необходимо подчеркнуть, например: «господин министр», «господин президент». К нотариусам, поверенным, известным артистам и художникам во Франции обращаются «мэтр», что в переводе означает «мастер», «учитель», «преподаватель», «наставник», т. е. некто глубокоуважаемый. Слова «госпожа» и «господин» никогда не сокращают при обращении.

Делопроизводственная служба часто имеет дело с весьма схожими по содержанию письмами. В этом случае употребляют несколько стандартных фраз, которые во всех письмах всегда одни и те же. Их можно °бъединить в три группы: —

формулировки для начала письма; формулировки, отражающие содержание письма; формулы вежливости. Приведем несколько примеров по каждой из групц. Формулировки для начала письма.

Для подтверждения получения:

«Мы подтверждаем получение вашего письма от. »; «Ваше письмо от. нами получено»;

«Мы оценили вашу заинтересованность, выражен- ную в письме от. ».

Для подтверждения чего-либо:

«Мы вас проинформировали нашим письмом от. »; «В продолжение нашего телефонного разговора. »; «Мы еще раз подтверждаем наше письмо, в кото- _ ром. ».

Чтобы сделать заказ:

«Не могли бы вы отправить в наш адрес как можно скорее. »;

«Подтвердите, пожалуйста, получение уведомлением. »;

«Просим вас принять следующий заказ. ».

Чтобы ответить на заказ:

«Мы принимаем условия, предложенные в вашем письме от. »;

«В ответ на ваше письмо от. направляем вам при- ложение. »;

«Благодарим вас за полученный заказ от. »

Формулировки, отражающие содержания письма:

«Не могли бы вы сообщить мне. »;

«Вы обяжете нас, если укажете. ».

Чтобы потребовать оплату:

«Анализ вашего счета показывает, что вы остаетесь должны сумму в размере. »;

«Во избежание возможной ошибки напоминаем вам, что наш счет. »

Чтобы перевести деньги:

«Вы найдете при сем прилагаемый банковский чек (или почтовый перевод) за №. на сумму в . франков, и мы были бы вам признательны за подтверждение его получения»;

«В дополнение к вашему счету просим принять. »;

«В дополнение к вашей выписке из счета от. мы перечислили на ваш счет №. в банк. сумму в размере. »

Чтобы узнать ошибку, извиниться, отказаться:

«Сожалеем о вкравшейся ошибке. »;

«С сожалением сообщаем вам. »

Среди наиболее употребляемых в деловых письмах заключительных формулировок вежливости можно упомянуть следующие:

«С глубоким уважением» — стандартная формулировка, употребляемая по отношению к неизвестным лицам;

«Снаилучшими пожеланиями» — формулировка более фамильярная, используемая между равными, а также при обращении вышестоящего к нижестоящему;

«Преданный вам» — формулировка, употребляемая при обращении поставщика к клиенту, служащего к работодателю;

«С уважением» — при обращении более молодого к бодре старшему;

«Сглубоким почтением» — употребляется в торжественных письмах высшему должностному лицу, министру и т. д.

Пишут иногда фразы более короткие, как, например: «Искренне ваш». Такие формулировки используют в письмах, которые имеют безличный характер, например в заказах.

Протокольные формулировки. Приведем несколько приветствий, употребляемых во французском канцелярском языке:

для министра (премьер-министра): «Соблаговолите принять, господин министр (премьер-министр), заверения в моем искреннем уважении»’,

для сенатора (депутата): «Соблаговолите принять, господин сенатор, заверения в моем искреннем уважении»;

для начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин. (Ф. И. О.), заверения в моем глубоком уважении»;

для заместителя начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин. (Ф. И. О.), заверения в моем искреннем уважении».

Подпись. Данный реквизит, как правило, находится под текстом в правом нижнем углу; его составные части располагаются друг под другом (в колонку): сначала должность, затем 5—7 интервалов для непосредственно подписи и, наконец, расшифровка подписи, т. е. инициал имени одной прописной буквой и полностью фамилия также прописными буквами. Таким образом, реквизит «Подпись» выглядит следующим образом:

Директор (Подпись) С. МОРАН Замужняя женщина не должна указывать свою девичью фамилию и подписываться:

«Госпожа Дюран, урожденная Дюбуа»

Точно так же замужняя женщина в своей официальной переписке должна подписываться не своим полным именем, а только начальной буквой имени мужа, например: «Госпожа П. Дюран». Если, однако, у мужа есть братья, то во избежание недоразумений она может написать его имя полностью, например: «Госпожа Пьер Дюран».

Постскриптум. Располагается ниже подписи и указывается двумя инициалами Р.-Б.

Приложения. Если имеются документы, сопровождающие письмо, то они заносятся в рубрику «Приложения» и указываются слева внизу первой страницы основного документа. 9.2.3.

Как правильно писать и оформлять деловые письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

• название (и сокращённое наименование);
• фактический и почтовый адреса;
• адрес электронной почты;
• контактные телефоны;
• адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

• минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
• если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
• отдельно нумеруется каждое приложение;
• в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
• в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
• в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
• обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

• вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
• содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
• резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

• используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
• чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
• не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
• избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
• пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
• избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
• проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

• «С уважением,» «Искренне ваш»;
• «С наилучшими пожеланиями»;
• «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
• «Всегда рады оказать вам услугу»;
• и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

• «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
• «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
• «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. [email protected]– хорошо, [email protected]– плохо.
2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
7. Используйте только стандартные шрифты.
8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Предлагаем вам образец делового письма.

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

• объективность;
• краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
• нейтральность тона изложения;
• отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
• отсутствие эмоциональных оценок;
• чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Требования к оформлению деловых писем

Помимо структуры еще одной важной составляющей грамотного дело-вого письма является его аккуратное оформление. Какие реквизиты должно иметь деловое письмо? Перечень их выглядит следующим образом:

3. Ссылка на дату и номер полученного письма

5. Заголовок (отвечающий на вопрос о чем письмо?

7. Отметка о наличии приложений

9. Отметка об исполнителе.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке ор-ганизации (см. словарь основных терминов делопроизводства в хрестома-тии). В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации, физический адрес организации, телефон и факс, web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро уз-нать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандарт-ными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписа-ния письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему да-ту и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и но-меру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать ин-формацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Ре-гистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Исх. № 46 от 28.07.2008 на вх. №32 от 25.07.2008

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непо-средственно обращение оформляется по центру письма. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

ООО «ПОМАТУР» Директору рекламной

17. 02.2007 г. № 21/ОР-ОЗ фирмы «Пирамида»

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить вашей фирме…………

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкрет-ного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему адресату будет сложно начинать телефонный раз-говор, который может потребоваться для выяснения дополнительной инфор-мации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также же-лательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Для того чтобы вы еще раз зрительно представили все обязательные структурные составляющие делового письма, мы составили для вас следую-щую схему:

На № 67/94 от 17.10.2007

Об изменении проекта

Уважаемый Сергей Викторович!

В соответствии с нашей договоренностью сообщаем, что ОАО «Помощь» выполняет проектирование, планирование, монтаж и пуск в эксплуатацию 2-3-этажных комплектовочных конвейерных установок с компьютерным управлением и весовым контролем для оборудования складов.

Переговоры с поставщиком программного обеспе-чения завершились 25.10.2007. Получено принципи-альное согласие на ведение монтажных работ, изго-товление установки для реконструкции склада Ва-шей компании. Для заключения договора необходи-мо представить проектную документацию (архитек-турный план здания, предназначенного для монтажа, планы водопроводных, электрических, отопитель-ных, вентиляционных и противопожарных комму-никаций) и техническое задание.

Приложение: проект договора на 6 л. в 2 экз.

Генеральный директор Подпись В.П. Василевский

Вот краткие пояснения к этой схеме.

I. Слева размещается угловой штамп с указанием наименования орга-низации, ее почтовых и других реквизитов.

II. В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

III. Указывается регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное пись-мо.

IV. Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

Собственно текст письма

V. Особенности оформления текста письма

• Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В пер-вой части излагается причина, основание или обоснование состав-ления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся осно-ванием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абза-ца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

• Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «про-шу…», «направляю..». В остальных случаях текст письма излагает-ся от 3-го лица единственного числа. Например: «Министерство считает…», «Государственный комитет рассмотрел…».

VI. Если к письму предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа приложения с обозначением количества экземпляров и листов.

VII. Эта область оформляется обычным образом: указывается долж-ность и фамилия лица, подписавшего документ.

VIII. Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия ис-полнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) ука-зываются в нижней части листа письма с левой стороны.

Рубрики: Лекции | Дата публикации: 20.07.2010

Основные требования к содержанию и оформлению делового письма

Главная > Реферат >Промышленность, производство

Основные требования к содержанию и оформлению делового письма

Деловое письмо — одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.
Современное деловое письмо — это прежде всего служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения.

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо.

Важная задача при составлении письма – его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата.

Язык деловой переписки характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств. Поэтому в нем много речевых клише (штампов), которые помогают конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, полностью исключить различное понимание конкретного текста. Отсюда установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения и сужение диапазона используемых речевых средств.
Такая установка существенно облегчает составление текста делового письма. Действительно, если располагать набором готовых и уже проверенных долголетней практикой деловой переписки стандартных фраз-клише, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать нужную мысль, то написать деловое письмо особых трудностей не составит. Такие конструкции требуют минимального напряжения при восприятии и значительно ускоряют процесс составления письма, позволяя не тратить усилий на поиски нужных формулировок.
Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки.

Задача языка такой переписки — обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Смысловая точность деловой речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Действительно, неправильно выбранное слово может существенно исказить смысл такого письма, дать возможность двоякого толкования той или иной фразы или придать всему тексту нежелательную тональность.

Для составления делового письма важное значение имеет отбор фактического материала. Количество приводимых фактов должно быть достаточным для подтверждения высказанного суждения, но они не должны быть малосущественными и представлять собой перечни однотипных данных. Такие факты должны быть актуальными, т.е. важны именно в данный момент и в данной ситуации.

Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В каждом таком письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для данного случая достаточной. Только тогда адресату не потребуется каких-либо разъяснений и дополнительных сведений для уяснения того, что хочет отправитель письма.

Информация в деловой переписке может быть избыточна, если в нескольких местах текста повторяется одно и то же. Особенно часто в ней встречается так называемый «информационный шум», т.е. сведения, которые не нужны адресату. Между тем стремление придать письму большую «солидность» заставляет его составителя включать сведения, не имеющие прямого отношения к делу, а только отвлекающие и раздражающие тех, кому такое письмо адресовано.

Любое деловое письмо должно быть убедительным. В условиях перехода нашей страны к рыночной экономике «искусство убеждать» в деловой переписке становится особенно важным, так как оно обусловлено необходимостью приобрести, заказчика или потребителя продукции именно вашей фирмы.

Основным условием придания деловому письму убедительности является его доказательность. Правильно отобранные точные факты и убедительная аргументация, основанная на правилах формальной логики, — вот что необходимо любому деловому письму, не говоря уже о рекламационных и претензионных письмах, а также о письмах, направляемых в арбитраж.

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Деловое письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы:

Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;

2. Степень знакомства, характер отношений;

3. Официальность/неофициальность ситуации общения;

4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль – это совокупность речевых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений.Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определенные действия;

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка – научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы. (2)

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

– нейтральный тон изложения;

– точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

– лаконичность, краткость изложения текста;

– использование языковых формул;

– применение лексических и графических сокращений;

– преобладание страдательных конструкций над действительными;

– употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

– использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

– преобладание простых распространенных предложений.

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии. Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. Код организации;

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. Код формы документа;

08. Наименование организации;

09. Справочные данные об организации;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

24. Визы согласования письма;

25. Оттиск печати (гарантийные письма);

26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

Деловое письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без деловой переписки вести деловые отношения почти невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения; при установлении же деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо личностного характера может наилучшим образом представить фирму и создать самое благоприятное о ней впечатление у вашего партнера. Умение контактировать с людьми можно развить посредством умения писать хорошие деловые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.

Хорошие манеры важны не только в личных контактах, они важны и в деловой переписке. Поэтому любезность, уважение прав и чувств другой стороны должны неизменно пронизывать деловое письмо.

Список используемой литературы

Румынина Л.А., Документационное обеспечение управления, Омега-Л, 2006.

Сологуб О.П. Практикум по документационному обеспечению управления. Учебное пособие, Омега-Л, 2006.

Кавторева Я., Кузнецов В. «Документооборот: организация и ведение»,2007.