Оглавление:

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ
о внедрении системы электронного документооборота

[ число, месяц, год ]

В целях [ вписать нужное ] приказываю:

1. С [ число, месяц, год ] внедрить систему электронного документооборота [ наименование ] в [ наименование юридического лица ].

2. [ Должность, Ф. И. О. ] в срок до [ число, месяц, год ] разработать и утвердить порядок электронного документооборота.

3. Ответственным за ведение электронного документооборота назначить [ должность, Ф. И. О. ].

4. [ Должность, Ф. И. О. ] организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов.

5. [ Должность, Ф. И. О. ] внести в учетную политику [ наименование юридического лица ] правила создания, получения и хранения электронных документов.

6. Ответственными за формирование и подписание электронных документов назначить [ должность, Ф. И. О. ].

7. Приказ довести до всех структурных подразделений организации.

8. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ должность, Ф. И. О. ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота

Разработана: Компания «Гарант», июнь 2016 г.

Нормативное обеспечение процесса внедрения СЭД

Итак, вы всерьёз задумались о вопросе внедрения СЭД. Вы на пороге долгого пути, состоящего из многих этапов: предпроектное обследование, выбор программного продукта, предварительная его настройка, обучение пользователей, опытная эксплуатация, введение в промышленную эксплуатацию. Однако, для того, чтобы система электронного документооборота заработала «официально», нужен соответствующий бумажный документ. Сегодня мы с вами разберем все этапы внедрения системы и рассмотрим нормативные документы, которые должны их регламентировать.

Деятельность по внедрению СЭД на предприятии требуется подкрепить распорядительными документами. И чем четче в приказах/распоряжениях будет закреплен перечень необходимых мероприятий, порядок их осуществления и ответственность должностных лиц, участвующих во внедрении, тем быстрее и эффективнее будет осуществляться работа по внедрению СЭД.

1. Предпроектное обследование, выбор программного продукта.

В распорядительном документе (как правило, это приказ), издаваемом руководством на первом этапе внедрения, содержится обоснование необходимости внедрения СЭД, а в тексте указывается ответственное лицо, либо несколько лиц, которые должны:

Определить какими силами будет внедряться система (собственными либо с привлечением подрядчика работ);

Определить генерального подрядчика работ;

Определить примерный масштаб внедрения и планируемый бюджет.

Результатом работы по вышеуказанному приказу чаще всего выступает проработанное с обеих сторон коммерческое предложение.

2. Создание рабочей группы и утверждение плана-графика работ.

После того, как программный продукт и подрядчик работ выбран, необходимо создать распорядительный документ, в котором будет определены:

Руководитель группы по внедрению со стороны заказчика;

Состав рабочей группы;

Задачи по подготовке плана-графика работ, привлечение к работе других специалистов, задействованных во внедрении СЭД (подготовка технического оснащения, информационного и программного обеспечения и т.д.).

В дальнейшем необходимо будет издать приказ об утверждении плана-графика работ по внедрению СЭД. С учетом этого плана проходят все последующие этапы внедрения.

3. Утверждение списка пользователей, и определение администратора системы.

В распорядительных документах обязательно должен быть закреплен список пользователей СЭД, а так же график их обучения . График обучения может быть закреплен самостоятельным приказом/распоряжением. Данный приказ поможет регламентировать процесс проведения обучения пользователей на предприятии.

В следующем приказе будет содержаться информация о назначении администратора системы — это особый пользователь, который обеспечивает и контролирует работу остальных пользователей системы; он должен выполнять работу по выявлению исправлению ошибок пользователей, дополнению и изменению НСИ (нормативно-справочной информации).

4. Запуск системы в опытную и промышленную эксплуатацию.

Обычно после, либо в процессе обучения пользователей происходит запуск системы в опытную эксплуатацию. В специальном приказе о вводе системы в опытную эксплуатацию должно быть указано:

Сроки проведения опытной эксплуатации;

Перечень подразделений ( рабочих мест);

Сроки их оснащения программными и аппаратными средствами;

Ответственных за проведение опытной эксплуатации в подразделениях.

В этом же приказе может содержаться указание об утверждении временного регламента (правил, порядка) работы с СЭД.

После проведения опытной эксплуатации необходимо подготовить перечень предложений или рекомендаций по переходу на СЭД, которые, как правило, в случае, если предложения подготовили сотрудники организации заказчика оформляются в виде внутреннего служебного документа. В данном документе указывается информация о проблемах, возникших в процессе опытной эксплуатации, а так же предложения по донастройке системы.

После исполнения всех разногласий и донастроек, система электронного документооборота принимается в промышленную эксплуатацию, что фиксируется отдельным приказом, в котором должно быть указано:

состав функций СЭД или ее частей, технических и программных средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию;

список должностных лиц и перечень подразделений организации-заказчика, ответственных за работу СЭД;

порядок и сроки введения новых форм документов (при необходимости);

порядок и сроки перевода персонала на работу в условиях функционирования СЭД.

После окончания работ по вводу в промышленную эксплуатацию необходимо внести изменения в локальные нормативные акты (должностные инструкции, положения, регулирующие работу с документами и т.д.). В инструкции должны быть учтены нововведения, связанные с использованием СЭД на предприятии. Правильное оформление таких изменений в документах мы с вами разберем в следующих статьях.

Приказ о внедрении

Бюджетное муниципальное общеобразовательное учреждение «Ахтубинская средняя общеобразовательная школа»

От . .2013 г. №________

О внедрении в управление деятельностью ОУ электронного журнала «ЭЖ»

С целью совершенствования информационного обеспечения процессов управления школой, планирования и организации учебного процесса на основе внедрения информационных технологий в соответствии с Приказом Mинздравсоцразвития России от 26.08.2010 N 761н и статьей 74 главы 12 раздела III ТК РФ «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда»

«План работ по внедрению ЭЖ» (Приложение № 1);

«Регламент ведения ЭЖ» (Приложение № 2);

«Регламент оказания государственной услуги ЭД» (Приложение № 3);

«Инструкцию по ведению учета учебной деятельности с помощью ЭЖ» (Приложение № 4);

«Регламент оказания помощи при работе в ЭЖ» (Приложение № 5).

2. Провести внедрение ЭЖ в соответствии с Графиком работ по внедрению ЭЖ (Приложение № 1).

3. Использовать ЭЖ для фиксации всех видов урочной и внеурочной деятельности, в том числе уроков, факультативов, кружков, занятий группы продленного дня.

4. Заместителям директора по УВР Куловой Г.А. и Абугалиевой Ю.Х. обеспечить контроль над выполнением Графика работ по внедрению ЭЖ.

5. Заместителям директора по УВР Куловой Г.А. и Абугалиевой Ю.Х. обеспечить информационное наполнение ЭЖ по модулю «Учебный процесс», организовать контроль за своевременностью и правильностью работы учителей-предметников и классных руководителей по информационному наполнению ЭЖ и своевременностью информирования родителей о текущей и итоговой успеваемости и посещаемости учащихся.

6. Возложить на Козбаева Э.А., системного администратора, обязанности по контролю над техническим обеспечением работы ЭЖ согласно должностным обязанностям.

7. Возложить на Козбаева Э.А., системного администратора, обязанности по консультированию учителей по вопросам работы ЭЖ согласно должностным обязанностям.

8. Контроль над исполнением приказа оставляю за собой.

Директор школы М.Д.Султанова

Бюджетное муниципальное общеобразовательное учреждение «Ахтубинская средняя общеобразовательная школа»

« О введении электронного

классного журнала 2013-2014 учебном году »

В соответствии с Законом РФ от 27.07.2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Распоряжениями Правительства РФ от 17.12.2009г. №1993-р и от 7.09.2010г. №1506-р и на основании приказа Управления по образованию, спорту и молодежной политике №23 от 01.03.2011г. «О внедрении информационной образовательной среды «Дневник.ру», в связи с мероприятиями по реализации государственной услуги по представлению информации о текущей успеваемости учащегося, введение электронного журнала успеваемости в общеобразовательных учреждениях РФ

Организовать с 01.09.2013 г. работу по пробному внедрению электронного журнала на базе ИОС «Дневник.ру».
Назначить ответственными за организацию внедрения электронного журнала успеваемости заместителей директора по УВР Кулову Г.А. и Абугалиеву Ю.Х.
Назначить системным администратором по ведению электронного журнала Козбаева Э.А.
Создать рабочую группу по внедрению сервиса «Электронный журнал» на период с 01.09.2013г. по 31.05.2014г. в составе:

Кулова Г.А. – заместитель директора по УВР;

Козбаев Э.А. – системный администратор;

Кунусова С.Ш.– заместитель директора по ВР;

Абугалиева Ю.Х.– заместитель директора по УВР;

классные руководители 1-11 классов;

Живолуп Н.А.– учитель информатики;

Джунусова Л.И.– педагог-психолог.

– план мероприятий по внедрению электронного дневника в учебный процесс в срок до 25.08.2013г.;

– локальные нормативные акты, обеспечивающие переход к использованию ЭЖ. (Локальные акты разместить на сайте общеобразовательного учреждения) в срок до 01.09.2013г.

Подготовить технические средства ИКТ и программное обеспечение.
Возложить следующие обязанности на сотрудников школы:

установка необходимого для работы электронного журнала программного обеспечения, его своевременное обновление;
обеспечение надлежащего функционирования созданной программной среды;
предоставление реквизитов доступа учителям, классным руководителям, администрации школы;
архивирование базы данных и сохранение ее на нескольких электронных носителях с целью предотвращения утери базы данных;
работа со справочниками и параметрами системы;

разделение класса на подгруппы совместно с учителями предметниками и классными руководителями в начале каждого учебного года;
осуществление связи со службой технической поддержки;
предоставление консультаций и обучение (при необходимости) участников проекта основным приемам работы с программным комплексом.

своевременное заполнение и контроль за актуальностью данных об учащихся в базе данных ИОС;
предоставление реквизитов доступа родителям и учащимся школы;
вести учет сведений о пропущенных уроках учащихся;
разделение класса на подгруппы совместно с учителями предметниками в начале каждого учебного года;

· информирование родителей о поведении и успехах учащегося через текстовые сообщения внутри системы и возможностях просмотра электронного дневника.

разделение класса на подгруппы совместно с классным руководителем в начале каждого учебного года

· составление календарно-тематического плана;

· заполнение данных об успеваемости и посещаемости учащихся, видах учебных занятий, домашних заданиях;

· Категорически запретить допуск учащихся к работе с электронным журналом под логином и паролем учителя.

Заместитель директора по УВР

осуществление систематического контроля над ведением электронного журнала учителями;
внесение изменений в расписание.

контролирует работу заместителей директора, ответственного администратора.

Формы документов

Новости от партнеров

Приказ о внедрении автоматизированной формы бухгалтерского учета

В целях совершенствования организации работы по обработке первичных учетных документов бухгалтерского учета, в соответствии с утвержденным и введенным в действие Положением по учетной политике организации на 20__ год,

1. Внедрить в действие и использовать при обработке первичных учетных документов автоматизированную форму ведения бухгалтерского учета с использованием программы «1С: Бухгалтерия».

2. Начальнику _____________________ отдела ______________ подготовить план мероприятий по комплексному внедрению и сопровождению прикладного комплекса «1С: Бухгалтерия».

3. Бухгалтерии стоимость указанного программного продукта ежемесячно списывать на расходы пропорционально сроку эксплуатации до полного погашения стоимости.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера __________________.

Реализация кадровой политики предприятия и денежные расчеты с персоналом

Предлагаем Вам рассмотреть вопрос об использовании для реализации кадровой политики предприятия и денежных расчетов с персоналом в Вашей организации новой версии наиболее популярной программы «1С» – «1С:Зарплата Управление персоналом 8»

Основные возможности работы в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» — прикладное решение нового поколения для предприятий любого типа, предназначенное для повышения эффективности работы по следующим направлениям:

Руководство

управление структурой предприятия и составляющих его организаций,
широкие возможности планирования и анализа кадровой политики и кадрового состава,
полный контроль за работой отдела персонала, отдела кадров, бухгалтерии в области кадровой политики;
принятие управленческих решений на основе полной и достоверной информации;

Отдел персонала

планирование потребностей в персонале;
решение задач обеспечения бизнеса кадрами — кадровое планирование, подбор, анкетирование и оценка;
управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;
управление финансовой мотивацией персонала;
эффективное планирование занятости персонала;
оценка эффективности затрат на подбор персонала

Отдел кадров

учет кадров и анализ кадрового состава;
представление регламентированной отчетности в государственные органы;
воинский учет

Бухгалтерия

начисление и выплата заработной платы;
исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.
представление регламентированной отчетности в государственные органы

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа конфигурации «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» с решением «1С:Бухгалтерия 8».

Возможные доработки под специфику Заказчика:

Создание новых справочников, необходимых Заказчику.
Выгрузка в Excel шаблонов табелей учета рабочего времени для заполнения табельщиками.
Загрузка из Excel табелей учета рабочего времени заполненных табельщиками.
Формирование печатных форм в формате, утвержденном на предприятии Заказчика:
- Приказ об установлении заработной платы
- Приказ о приеме на работу генерального директора
- Приказ о приеме на работу по совместительству, временно
- Приказ о приеме на работу
- Приказ о переводе
- Приказ на премию
- Трудовой договор
- Приложение к Трудовому договору
- Приказ о сложении полномочий Генерального директора
- Приказ об увольнении за прогул
- Приказ об увольнении по собственному желанию
- Приказ об увольнении по соглашению сторон
- Приказ об увольнении в связи с сокращением штата работников
- Приказ об увольнении в связи с истечением срока действия трудового договора
- Задание на испытательный срок
- Договор на выполнение работ с физическим лицом. (Гражданско-правовой договор)
- Выписка из приказа
- Графики работы
- Печать конвертов для расчетных листков
Создание и настройка видов расчетов по алгоритму Заказчика:
- Доплата к отпуску
- Доплата к больничному листу
- Оплата по договору по часовой ставке
- Оплата сверхурочных часов в полуторном размере по итогам года
- Компенсация за обед региональным сотрудникам
- Выплата за использование личного авто
- Выплата за использование личного телефона
- Премия месячная, квартальная, полугодовая, годовая
- Дополнительная годовая премия
- Доплата за совмещение
- Расходы на автотранспорт, сверхнормативные командировочные, представительские расходы, прочие расходы.
- Учет выплат в разрезе cost-центров
- Выплата от обратного
Отчеты:
- П-4
- Отчет по использованию рабочего времени
- Отчет об остатках отпусков
- Отчет о своевременности создания кадровых документов
- Отчет по учету рабочего времени
- Отчет о посещаемости офиса сотрудниками на основании данных, поступающих из пропускной системы
- Отчеты по медицинскому страхованию
Обмен данными:
- С корпоративными информационными системами Заказчика в формате утвержденном Заказчиком
- Загрузка данных из пропускной системы
- Загрузка измененных данных из файла Excel
- Массовый перевод в другое подразделение
Документы:
- Договор о материальной ответственности индивидуальной
- Договор о материальной ответственности коллективной
- Договор о возмещении расходов по использованию личного имущества
- Платежное поручение на уплату налогов и по исполнительным листам
- Настройка нумерации документов по маске
- 4кт выполненных работ по ГПД
- Договоры медицинского страхования
Другое по желанию Заказчика

С учетом нашего опыта по внедрению программных комплексов предлагаем Вам следующий план внедрения:

Поставка «1С:Зарплата Управление персоналом 8».
Планирование работ по проекту.
Обучение и консультирование пользователей работе в «1С:Зарплата Управление персоналом 8».
При необходимости настройка под особенности ведения учета предприятия
Структура работ по настройкам:
- Экспресс-обследование, предварительное определение объема работ
- Детальное обследование схемы ведения учета в организации, выявление несоответствий и пожеланий;
- Разработка ТЗ на настройки;
- Выполнение настроек в «1С:Зарплата Управление персоналом 8»;
- Тестирование корректности работы базы;
- Конвертация данных в «1С:Зарплата Управление персоналом 8» из предыдущих версий «1С:Предприятие» или других информационных систем;
- Опытная эксплуатация;
- Управление изменениями;
- Внедрение в промышленную эксплуатацию;
- Сдача-Приемка работ;
- Обучение пользователей работе в измененной конфигурации.
Поддержка пользователей при работе с программой в рамках абонентского обслуживания.
Абонентское обслуживание включает в себя оказание следующих услуг:
- Уведомление пользователей по электронной почте об изменениях в типовых конфигурациях и релизах программ и формах регламентированной отчетности.
- Обновление релизов типовых и нетиповых программ, конфигураций и форм отчетности.
- Консультирование пользователей по вопросам правильной методики работы с установленной или модифицированной конфигурацией на территории пользователей.
- Проведение профилактических работ с программой (проверка корректности ввода информации, тестирование баз данных, резервное копирование баз данных).
- Произведение настройки интерфейсов и прав доступа по запросу пользователей.
- Проведение модифицирования типовых конфигураций и форм отчетности ПП по письменному запросу пользователей (оформляется отдельным договором сопровождения).

Мы уверены в успешности наших решений и здесь нашими гарантами выступают:

Опыт франчайзи с 1996 г., квалификация и опыт наших специалистов
наличие отлаженной методики проведения проектов;
ориентация на надежное, долгосрочное сотрудничество
надежная технологическая платформа

Подробную информацию Вы можете получить по тел. (495) 956-07-90, доб. 1062, 1278
или отправив запрос нашим специалистам

Как правильно написать приказ или распоряжение, положение?

Подскажите пожалуйста, как правильно написать приказ или распоряжение о переходе бухгалтерии на работу по программе 1С ОПЛАЧИВАЕМ ОБСЛУЖИВАНИЕ ПРОГРАММЫ ПО 79000 ТЫС. ЗА ГОД , А БУХГАЛТЕРА ПО СЕЙ ДЕНЬ РАБОТАЮТ В XL,или положение о документообороте в том числе и ответственность за нарушение сроков

Вопрос относится к городу Белогорск

1. Разработайте положение о работе с программой 1С

2. Издайте приказ о внедрении и использовании программы

ПРИКАЗ ________________ N _______________

О внедрении автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера __________________.

Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи

С приказом ознакомлен: Подпись Расшифровка подписи Дата

3. Внесите изменения в должностные инструкции сотрудников.

Вам нужно подработать должностные инструкции

В части инструкции «Бухгалтер должен знать» пропишите:

компьютерные программы по ведению бухгалтерского учета, тем более, что уже существует профстандарт бухгалтера, который действует с 07.02.2015. (если, конечно, это уже не отражено в инструкциях)

Приказ Минтруда России от 22.12.2014 N 1061н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»

Составлять (оформлять) первичные учетные документы, в том числе электронные документы

Владеть приемами комплексной проверки первичных учетных документов

Пользоваться компьютерными программами для ведения бухгалтерского учета, информационными и справочно-правовыми системами, оргтехникой..»

Можно прямо это и прописать в инструкции.

Дайте людям разумный срок на освоение программы, например, 1 месяц, пригласите специалиста, пусть обучает.

Приказ о внедрении 1с

Руководитель компании, как главная движущая сила при внедрении ERP
(его роль и риски)

Данная тема рассматривалась в статье журнала «Компьютерра» в далеком 2006 году, но до сих пор не потеряла актуальности. При внедрении систем управления ресурсами предприятия одной из главных проблем является то, что кроме руководителя этот программный продукт почти никому не нужен. Когда руководитель уходит от проблемы внедрения, перекладывая все вопросы на плечи ИТ-специалистов, то результаты этого процесса могут быть непредсказуемы.

Главным фактором любого успешного проекта является вовлеченность в процесс внедрения руководящего звена предприятия. Если даже предварительный вариант проекта сделан не лучшим образом, при наличии определенных усилий его можно «вытянуть» в рабочую и функционирующую систему.

Довольно часто интеграторы ERP-систем сталкиваются с пассивностью руководства при внедрении таких проектов. Для успешной интеграции директор не должен только пассивно наблюдать за этапами внедрения, а помогать и обеспечивать проект теми ресурсами, которые необходимы (обеспечивать его финансирование). Но кроме всего этого какие другие ресурсы может предоставить руководство, если ему важен результат?

Что касается результата

При внедрении ERP изменению подвергаются все бизнес-процессы компании, и эти изменения можно оценить. В идеале ERP-система берет под контроль все процессы в компании, а в результате руководитель получает детальный отчет по каждому бизнес-процессу в деятельности компании.

Давайте представим, как на одном из заседаний руководители подразделений отчитываются о положении дел в каждом из направлений.

— Иван Иванович, вы успеете запустить в срок новую линию?

— Дмитрий Федорович, не стоит волноваться к 20 числу все будет запущено!

Часто бывает так, что Иван Иванович приукрашивает ситуацию. Быть может он точно знает, что к назначенному времени не сможет успеть, но вынужден на совещании докладывать обратное уверенным голосом, так как не хочет расстраивать начальство. Ну а когда время планируемого запуска подойдет вплотную, то данный руководитель найдет на кого списать свои просчеты и ошибки.

К сожалению, по такому сценарию работает большинство руководителей подразделений. Если директор ориентировался на положении дел в компании только на эти «оптимистичные» доклады, то у него складывалось бы ложное впечатление о работе компании. Но к счастью, руководитель с большим опытом знает об этой особенности своих подчиненных, а поэтому корректирует их отчеты, благодаря своей интуиции и накопленным знаниям.

Априори, руководитель компании должен являться лицом, владеющим всей информацией о компании. Но что, если система управления ресурсами поможет быть еще более информированным? Автоматизированная система может помочь и предоставить информацию в удобной наглядной форме, где руководитель сразу увидит, что к сроку Иван Иванович не успеет, так как нет ни необходимых ресурсов и оборудованиядля выполнения необходимых работ.

Для кого предназначена новая ERP

Из предыдущего примера становится очевидным, что Ивану Ивановичу нет никакого смысла внедрять новую систему. Его все устраивает, он работает по старинке, но это не значит, что он неэффективно работает. Просто выработались определенные шаблоны в принятии решений. Как бы то ни было, многим сотрудникам невыгодно внедрение новой системы, и как следствие, они упорно противятся ее внедрению.

Случается, что даже перед запуском проекта руководители среднего звена и другие специалисты отказываются работать с новой для них системой. Если внедрение идет «из под палки», с внутренним сопротивлением персонала, то их недовольство может перерасти в саботаж. Специалисты под предлогом занятости переносят встречи с консультантами, что вносит определенные сложности для успешности внедрения.

В данном случае руководство должно четко и ясно озвучить свои доводы в пользу новой системы, а иначе, скрытые формы саботажа могут привести к печальным последствиям для бизнеса в целом.

Может ли стать новая система необходимой заказчику? С одной стороны — да, а с другой — нет. Создание ERP под конкретные нужды пользователя — это дело крайне затратное, как в финансовом смысле, так и в ресурсном (нужны программисты, консультанты и т. д.) «Заигрывание» с пользователями также может быть безуспешным, если не будет «четких указаний сверху».

Единственный выход в этой ситуации — сказать конечному пользователю, что внедрение все равно произойдет, в независимости от чего бы то ни было.

«Урий, Урий, где кнопка, где у него кнопка!»

«Я не знаю, как идет сигнал,
Я не знаю принципа связи,
Я не знаю, кто клал кабель,
Едва ли я когда-нибудь услышу тебя…»

Борис Гребенщиков, «212-85-06»

Чтобы эффективно работать с ERP-системой, руководителю не обязательно знать, как она устроена. После ввода данных в систему на выходе он получает лишь актуальные отчеты. Чтобы система работала «как часы», механизм должен быть отлажен, установлен надлежащий контроль за правильным и своевременным вводом информации. Только таким образом будет устранен, так называемый, «человеческий фактор». Руководитель должен знать только одно, что при вводе «мусорных» данных он получит «мусор» и на выходе.

Очень важно и даже необходимо подготовить сотрудников к появлению новой системы, а для этого директор должен издать приказ о внедрении ERP-системы. Приказ может содержать следующие пункты:

· определить ту информацию, которая будет отображать система, а также составить список рабочих мест (этой частью, занимаются специалисты — консультанты внедряемой ERP);

· стимулирование сотрудников, так как объемы выполненных работ в результате внедрения возрастают;

· обязательные штрафные санкции за ошибочный или несвоевременный ввод информации.

Для сокращения фактов неправильного и несвоевременного ввода информации можно приравнять эти действия к сознательному обману руководства, а если,например, в финансовом отчете упущена какая-нибудь сумма, то и к краже.

Также следует расширить полномочия человеку, который руководит внедрением проекта на период ввода новой системы и ее тестирования.

Последовательность превыше всего

Для улучшения работы системы установить запрет на ввод некоторых данных до тех пор, пока не выполнена предыдущая операция. Это позволит сэкономить на штрафах, так как эта мера более эффективна.

Однако с самого начала ввода ERP слишком «крутые» меры лучше не применять. У пользователей от обилия возникших обязанностей при работе с программным продуктом через новые интерфейсы часто возникнет стрессовое состояние, которое и будет приводить к ошибкам. При этом и ждать только хороших отчетов тоже не стоит (в течении первой недели точно).

Четкие указания руководства вместе с изданными приказами, а также меры по обеспечению функциональности и работоспособности всей системы – это и есть ключ к успешному внедрению. Руководитель должен помнить, что линейному персоналу часто система и не нужна, но для повышения эффективности бизнеса она просто необходима.

«Ловушки» для руководителя

Одна известная оптово-розничная сеть запустила ERP в качестве эксперимента (опытная эксплуатация), но настроена она была не полностью, а частично (только оптовая торговля). И результат не заставил себя ждать, оптовые поставки упали на треть.

Что случилось? Как же так произошло? Такой результат получился от сочетания двух факторов: дан приказ о необходимости ввода данных, а сама система была не настроена должным образом, к тому же были еще и ошибки в конфигурации системы, которые приводили к сбоям в работе.

Такая ситуация привела практически к полному коллапсу бизнеса. Из-за невозможности ввода некоторых операций склад и стоянка были переполнены фурами, отгрузка и загрузка стопорились… Возникает вопрос, что же является более важным — бизнес или ERP? Безусловно — бизнес.

В процессе внедрения ошибки при запуске, конечно, возможны. Главное, необходимо оперативно их выявить и исправить. Ну и конечно, чем быстрее и надежней они будут устранены, тем меньше бизнес будет находится в простое. Хотя и в этом случае, простоя не избежать, так как IT-специалистам нужно понять, где были выявлены ошибки, и устранить их для предотвращения аналогичного сценария впредь.

Но хуже всего, когда руководитель после первой неудачи отказывается возобновить внедрение, опасаясь полного развала бизнеса. Этим самым он наносит удар по своему авторитету. Правильнее будет не только понимать необходимость ERP, но и помочь оперативно исправить ошибки «на ходу».

Программисты буквально ночевали на работе, но все же исправили и перенастроили систему. Наверное, из-за таких ситуаций возникают анекдоты про программистов, которые приходят на работу в 9 утра, потому что никуда и не уходили.

В каких случаях и почему ERP не функционирует

Анекдот

— Посмотри, у нас мигалка работает?
— Работает, не работает, работает, не работает…

Зачастую неработоспособная система на этапе настройки, увы, — дело житейское. В качестве первой причины можно назвать невысокое качество предпроекта. В таком случае дело нуждается в тестировании. Сложность состоит в том, что нереально создать тесты для всех компонентов системы. Операции в ERP имеют сложные взаимосвязи, а поэтому было бы нужно провести слишком много тестов.

Казалось бы, простой выход — тестировать сначала наиболее важные компоненты системы. Вопрос в том, как определить эти необходимые компоненты? Зачастую, консультанты по настройке не владеют всеми особенностями бизнес-процессов в организации, а специалист из мира бизнеса, мог бы помочь, но он плохо знает систему.

Поэтому на этапе предпроекта необходимо выбирать консультантов по системе, которые хорошо понимают специфику настраиваемого бизнеса.

Обнаружение неработоспособности системы на этапе развертывания, увы, дело обычное. Первая причина – это низкое качество предпроекта. Но ситуация может возникнуть, даже если он выполнен хорошо.

Еще одним «узким местом», является тот факт, что тестируют обычно на нескольких рабочих местах. В «боевых» условиях с ERP взаимодействует множество специалистов. А это не дает объективно оценить нагрузки на систему, которые могут заметно превосходить показатели в тестах. Здесь также могут впоследствии появляться мелкие ошибки и недочеты, которые не были заметны в «тепличном режиме».

Третьей причиной могут быть пользователи организации, невнимательно и безответственно тестирующие все аспекты системы. Большая занятость персонала в выполнении своих обязанностей, а также отсутствие поощрений и наказаний за недобросовестное тестирование могут усугублять ситуацию.

Лучше семь раз отмерить… или как проверять ERP перед внедрением

Есть два способа проверки, но оба являются затратными, как в организационном, так и финансовом плане. Но все же это лучше, чем ситуация полного простоя компании. Недополученная прибыль в результате простоя — это полбеды, хуже, что в этот период теряются лояльные клиенты.

Первый способ заключается в замене программного обеспечения (новой системы на старую). Такой подход в тестировании позволяет вводить данные сразу в две системы одновременно. А чтобы ввод данных осуществлялся, как требуется, положение о вводе в эксплуатацию подкрепляется новыми приказами.

На этом этапе важно, чтобы вся необходимая информация за день поступала в систему. Если этого не происходит, значит либо система не готова, либо специалисты не хотят с ней работать.

По такому пути идут предприятия, внедряющие систему в опытную эксплуатацию. Тогда точкой отсчета введения новой системы можно считать отчеты и результаты, полученные из двух систем.

Результаты при этом необязательно будут идентичны, в зависимости от настроек систем может быть и разная детализация, и точность полученных данных. В этом случае, конечно, полезно проанализировать причину несовпадения. Когда новая система будет полностью функциональной, то старую обычно отключают.

Более сложным является второй способ, который полезен в том случае, когда большой объем данных не дает возможности одновременного ввода их в обе системы. Тогда нужно смоделировать весь рабочий день (или лучше несколько дней) вашей компании. К примеру, устройте субботник для нужных работников (с доплатой за эту дополнительную работу), предложив им выполнить ввод всех данных за один из дней прошедшей недели. При этом для тестирования выберите день, который более других загружен (в смысле вводимого объема данных).

При этом усильте и контроль всех узких мест. Специалисты ИТ смогут оперативно проанализировать и устранить все сложности, которые могут возникнуть при работе системы. Эксперимент следует повторить после устранения ошибочных ситуаций. Второй способ также, как и первый, требует появления приказа по фирме.

Ваши верные союзники

Если все же руководство отстраняется от помощи при внедрении системы, тогда остается лишь один рычаг воздействия на персонал – это создание для пользователей специальных инструментов. Тогда заметно упадет эффективность работы дорогих приглашенных ИТ-шников, придется обеспечить индивидуальными инструментами менее эффективных сотрудников.

Еще на этапе предварительного проекта некоторые консультанты придают излишнее внимание мнению сотрудников, пользователей системы, о ее работе, а не мнению руководства из-за его пассивности. В таких случаях часто возникает перекос в сторону удовлетворения пользователей и решения их проблем. Это значительно сказывается на эффективности работы всей системы.

Часто складывается впечатление, что руководство компании противостоит всему коллективу, в одиночестве желая внедрить ERP. Однако, не забывайте, что вас есть такие сотрудники, которых стоит мотивировать. Ваши ИТ-специалисты всегда хотят оправдать свою «подросшую» (если вы позаботились об этом) зарплату. Они не против получить в своем резюме новую запись о том, что принимали участие в сложном и успешном проекте.

У вас все будет очень хорошо, если удастся их заинтересовать!

Автоматизированы следующие функции:

ФГУП «Радиочастотный центр Южного федерального округа» функционирует в составе Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Министерства связи и массовых коммуникаций РФ.
Задачей предприятия является техническое обслуживание сетей, сдача в аренду каналов связи, обеспечение надлежащего использования радиочастот или радиочастотных каналов, радиоэлектронных средств и высокочастотных устройств гражданского назначения в Российской Федерации, а также на территории, находящейся под юрисдикцией РФ.

Организацией делопроизводства на предприятии занимается Отдел документационного обеспечения и контроля (ОДОК), который выполняет регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, а также обеспечивает контроль их исполнения.
В процессе развития предприятия происходил постоянный рост, как внутреннего, так и внешнего документооборота, что привело к более частому отвлечению сотрудников от своей операционной деятельности на поиск и обработку необходимых для выполнения собственных производственных функций документов.
В этой связи было принято решение об автоматизации процессов делопроизводства на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
В соответствии с этой задачей были определены виды документов, на обработку которых сотрудниками предприятия тратится больше всего времени; так же учитывался тот факт, что данные виды документов используются в повседневной операционной деятельности.

Для целей автоматизации делопроизводства специалистами компании ООО «Ай-Ти Центр Рыбасова» было разработано техническое задание, которое описывает процессы движения документов, определенных видов, справочники, а также необходимые модификации стандартного функционала системы. По результатам адаптации программного продукта и его внедрения специалистами была разработана детальная инструкция, по работе с документами предприятия в системе документооборота.
В настоящее время в программе работает 100 пользователей. Автоматизировано движение следующих видов документов:
1. Служебная записка.
2. Докладная записка.
3. Приказ по основной деятельности.
4. Распоряжение по основной деятельности.
5. План.
6. Протокол (внешний и внутренний).
7. Письмо входящее.
8. Письмо исходящее.
9. Письмо служебное.
10. Обращения граждан.
11. Договоры расходные.
12. Выписка из приказа или распоряжения.

В результате внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» был достигнут следующий результат:
1. Повысилась оперативность делопроизводства благодаря использованию единой информационной системы.
2. Исключено дублирование операций ввода документов и минимизировано время доступа к документам и архивам документов.
3. Повысилась прозрачность и оперативность управления движением документов на предприятии.
4. Повысился уровень контроля за исполнением приказов, распоряжений и других документов.
5. Обеспечена возможность контроля всех процессов движения документов в режиме реального времени;
6. Обеспечена возможность планирования и контроля исполнения планов, протоколов и мероприятий.

Выполнены следующие работы:

ФГУП «Радиочастотный центр Южного федерального округа»

Общая численность компании: 120

Ростов-на-Дону, Февраль 2013

Вариант работы: Файловый

Общее число автоматизированных рабочих мест: 100

Приказ о внедрении 1с

Примерная форма приказа о внедрении системы электронного документооборота (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Нормативное обеспечение процесса внедрения СЭД

Приказ о внедрении

Формы документов

Новости от партнеров

Популярные документы

Приказ о внедрении автоматизированной формы бухгалтерского учета

Реализация кадровой политики предприятия и денежные расчеты с персоналом

Основные возможности работы в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8»

Как правильно написать приказ или распоряжение, положение?

Приказ о внедрении 1с

Автоматизированы следующие функции:

Выполнены следующие работы:

Еще по теме: