Оглавление:
Как оформить приказ о назначении ответственного лица за хранение печати организации?
Добрый день! Подскажите пожалуйста как сделать приказ о назначении ответственно лица за хранение печати ООО. Печати хранятся в бухгалтерии. Спасибо
Такой приказ делается в произвольной форме, приблизительно так:
О назначении ответственного лица за хранение печатей и штампов на предприятии
1.Иванову М.И. — главного бухгалтера ООО назначить ответственным лицом за хранением и пользованием печатей и штампов ООО с ________2013года.
Приказ назначающий ответственного за печать организации.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
Вообще как такового приказа на печати и штамп нет, так как штамп должен находиться непосредственно только у руководителя, однако обычно вопреки правилам он находиться у главного бухгалтера.Что касается печатей, то в каждом отделе она должна быть»для документов». А если начальству нужен приказ, то это несложно сделать, т.к. в приказе можно излагать все в достаточно простой форме.Например:
г. Минск 23.01.2008г.
о назначении ответственного лица
за хранение печатей и штампа на предприятии
1. Назначить ответственных лиц за хранение печатей в следующем составе:
-зав. отделом продаж Мацкевича С. В.;
— зам. гл. бух. Нарышкиной Т. П.;
и т.д.
2. В качестве ответственного лица за пользованием и хранением штампа назначить главного бухгалтера .
С приказом ознакомлены и согласны:(лица. перечисленные в списке)
Примерно в таком варианте.
Но вообще на штамп, так как он непосредственно должен иметь отношение только к руководителю, лучше составить доверенность на пользование и хранение штампа за гл. бух. или юристом на время отсутствия руководителя.
Читала комментарии, и оказалось — многие не знают отличие печати от штампа.
Штамп – инструмент, предназначенный для перенесения оттиска с твёрдого носителя информации на бумагу, картон и другие поверхности. Он может иметь различную форму, в том числе неправильную, а также содержать определённый набор информации. В современном делопроизводстве штампом называют носитель данных, который применяется для оптимизации процессов документооборота. С его помощью можно ускорить отправку писем, заполнение бумаг. К примеру, угловой штамп содержит информацию об учреждении и проставляется на исходящие документы.
Печать – инструмент, предназначенный для удостоверения подлинности документов, заверения подписи, придания бумагам официального статуса. Они используются физическими и юридическими лицами для различных видов деятельности, в том числе коммерческой и некоммерческой. Печати проставляются на лицевой стороне документов, для переноса оттиска используется либо краска, либо высокое давление, которое продавливает бумагу.
Сравнение печати и штампа
В чем же разница между штампом и печатью? Исторически данные понятия были схожими, печать входила в объём категории штамп, но в настоящий момент это уже неактуально. Теперь каждый инструмент входит в отдельную группу и выполняет различные функции. Основное отличие заключается в юридической силе данных инструментов. Печать удостоверяет подлинность документа, и её достаточно для закрепления соглашения. Штамп лишь стандартизует официальную бумагу, указывает на её принадлежность к определённому учреждению. В то же время, он не даёт ей достаточной юридической силы для совершения тех или иных действий.
В соответствии с законодательством, наличие собственной печати для юридического лица обязательно. В случае её утери, необходимо обратиться в соответствующий государственный орган для замены, при этом старая при обнаружении подлежит немедленному уничтожению. Штамп юридическим лицам иметь необязательно, однако это допускается в соответствии с законом. Его утеря не влечёт никаких правовых последствий для владельца. Их может быть сколько угодно, допускается свободная замена и добавление новых.
Штамп проставляется на свободном пространстве документа, как правило, в верхнем левом углу. Допускается учинение рукописных данных внутри свободных полей: номер исходящего документа, дата, фамилия и другое. Печать ставится поверх подписи либо эластичного наслоения. Она не нуждается в какой-либо дополнительной информации, её внесения не предусмотрено форматом инструмента.
Тема: Приказ на использование печати
Приказ на использование печати
Директор привез сегодня в офис вторую печать, с цифрой 2. Она для внутренних документов в организации, для писем, доверенностей, заверения копий и для выставленных — счетов, накладных и актов. Я составила текст приказа по использованию такой печати. Посмотрите пожалуйста, вменяемый ли у меня получился текст. Может чего-то не предусмотрела или лишнее написала.
«ПРИКАЗЫВАЮ:
в связи с необходимостью рационализировать документооборот и рабочее время использовать в работе ООО «Ромашка» печать следующего образца:
«образец печати»
Данная печать используется:
— на любых внутренних документах организации, которые не предназначены для представления внешним пользователям (за исключением случаев, установленных законом);
— для заверения копий любых документов;
— на исходящих письмах (включая заявки, коммерческие предложения и иную корреспонденцию), а также справках, выписках из документов, в том числе кадровых;
— на выставленных счетах, актах, накладных;
— на выданных доверенностях на получение материальных ценностей и документов.
Печать НЕ используется на банковских документах, договорах и приложениях к ним, налоговых, бухгалтерских и иных внешних отчетах организации.
Печать используется следующими сотрудниками организации:
Директор – Иванов И.И.
Главный бухгалтер – Сидорова С.С.
Печати и штампы в организации
- Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Что такое печать и что такое штамп?
Нормативная база
С огласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».
Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».
На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью 1 ), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:
- полное фирменное наименование ООО или АО;
- место нахождения ООО или АО.
Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».
Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.
Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).
Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:
Печати хозяйственных обществ
В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.
Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.
Штампы для разных целей
Виды печатей в организации
Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).
К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.
Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».
Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).
Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях
Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.
Учет печатей и штампов
Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.
Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.
Журнал учета печатей и штампов
Журнал учета выхода печатей за пределы организации
Куда и как ставить печать?
Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.
Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).
Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»
Проставление оттиска печати в специально отведенном поле
Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.
Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.
Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.
Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.
Уничтожение печатей и штампов
Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).
Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.
Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).
Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:
- вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
- там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».
Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации»Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.
Образец регламента о печатях и штампах
В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.
Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.
Приказ о печати в организации
В любой организации должны присутствовать печати, которые имеют важное практическое значение. Некоторые из них применяются для первичных документов, отдельные для первичной документации и даже для писем. В данной статье мы рассмотрим, какими приказами вводятся печати в организации.
Из данной статьи вы узнаете:
- Приказ об изменении печати организации;
- Приказ об утверждении печати организации;
- Приказ об использовании печати для документов.
Приказ об изменении печати организации
Нередко в компании возникает необходимость заменить старую печать на новую. При этом причины могут быть самыми разными. Как правило, замена печати требуется в следующих случаях:
- Утеря или кража действующей печати;
- Защита от подделывания;
- Смена реквизитов компании;
- Изменение названия организации;
- Смена организационно-правовой формы;
- Износ старой печати.
Любая из вышеперечисленных причин требует признания старой печати недействительной и ввода новой взамен списанной. Однако, чтобы ввести в действие новую печать, необходимо выполнить порядок действий, который включает соответствующий приказ (правила оформления рассмотрим ниже).
Самым первым действием необходимо созвать собрание, по итогам которого будет составлен протокол о необходимости введения в организации новой печати. В данном протоколе должна быть указана причина, по которой потребовалась новая печать (утеря старой, недействительность и т.д.), а также список лиц, принявших данное решение. После этого необходимо приказ. Как оформить его, мы рассмотрим далее.
Правила оформления
Правила оформления приказов не имеют единой формы по поводу приказа о смене печати, поэтому он составляется в свободной форме. При составлении данного документа следует указать следующие данные.
- Причину, по которой требуется замена печати (в связи с утерей, со сменой реквизитов, со сменой названия компании и т.д.).
- Дату (в формате дд/мм/гг), с которой вступает в действие новая печать с указанием наименования, названия и юридического адреса организации (при необходимости эти данные дублируются на английском языке).
- Пункт, который отменяет действие первой печати с даты введения новой (пункт о признании недействительной или утратившей силу).
- Срок, в течение которого будет уничтожена старая печать (если она имеется).
- Лиц, ответственных за уничтожение старого оттиска.
- Перечень организаций, которых необходимо уведомить о замене печати.
Правила оформления приказа образец
После всех перечисленных пунктов приказ должен быть подписан руководителем организации. Данный документ также должен содержать приложение к приказу (образец представлен ниже) с утверждением нового оттиска.
Приказ с приложениями образец
Также при необходимости в приказе можно перечислить руководителей структурных подразделений (филиалов организации), которым следует сообщить о замене печати.
Приказ об утверждении печати организации
Наличие печати в организациях уже не считается обязательным в отношении АО и ООО. Компании данной организационно-правовой формы могут оставить использование печатей на свое усмотрение. В отношении остальных организаций наличие печати является обязательным. Более того, если АО или ООО планируют ввести в действие печать, то необходимо понимать, о какой именно печати идет речь.
Существует несколько разновидностей печатей: основные и вспомогательные. К основным печатям относятся гербовые печати и печати юридических лиц. Правила оформления приказа (делопроизводство) в коммерческих организациях приравнивают печать юридического лица к гербовой, соответственно, она используется на документах, подписываемых руководителем организации. Независимо от того, какую печать организация планирует ввести действие, ее необходимо предварительно утвердить приказом руководителя.
Для того, чтобы утвердить печать организации, необходимо также собрать целый пакет документов, которые понадобятся для ее изготовления. Так, предварительно необходимо подать в компанию-изготовитель документы, необходимые для заказа изготовления оттиска. К ним относятся:
- Копии Устава организации и свидетельства о государственной регистрации юридического лица, заверенные нотариально;
- Документы, свидетельствующие об избрании данного лица на должность руководителя организации;
- Документ, в котором принято и отображено решение об изготовлении данной печати.
Следует отметить, что наличие печати в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственность не является обязательным. В связи с этим, если ваша компания относится к данным организациям по своей организационно-правовой форме, то наличие печати и ее использование (для каких бумаг) должно быть закреплено в Уставе организации.
Далее следует оформить соответствующие приказы, правила оформления которых мы представим ниже.
Правила оформления
Правила оформления приказов делопроизводство регламентирует только в отношении реквизитов: содержание документа в каждом случае определяется отдельно. В случае, если необходимо утвердить введение в действие новой печати изданием соответствующего приказа, то его содержание должно быть следующим:
- Непосредственно текст приказа («Приказываю утвердить эскиз печати…») и полное наименование, название организации и юридический адрес;
- Дата, с которой вводится в действие печать.
- Для работы с какими документами она предназначена (не обязательно).
К данному документу правила оформления приказов регламентируют наличие приложения с утверждением печати.
Также в данном приказе отдельным пунктом может содержаться информация об утверждении Положения о порядке использования печатей. При наличии данного пункта правила оформления приказа подразумевают и следующий пункт, согласно которому необходимо обозначить, с какой даты вступает в действие Положение.
Отметим, что именно Положением должны регулироваться в компании порядок использования печатей, перечень утверждаемых ею документов, срок ее действия и порядок уничтожения. Также целесообразно завести в организации журнал печатей и штампов, в котором будут отображаться все передачи печатей сотрудникам и основания, по которым осуществлялась выдача.
Образец приказ с приложением
Приказ об использовании печати для документов
Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.
Напомним, выше мы уже писали о том, что в организации может быть несколько печатей, и использование каждой регламентируется соответствующими документами. Так, существуют печати, действующие только в отношении бухгалтерских документов. Проще говоря, использование данной печати на других документах не будет представлять никакой ценности, более того, данный документ будет считаться не действительным.
Как правило, приказ об использовании печати для документов и приказ об утверждении печати организации оформляются в один документ, при наличии в приказе пунктов о введение в действие Положения об использовании печатей. Именно данное Положение регламентирует порядок применения печатей в отношении различных документов, их хранение, срок действия, выдачу сотрудникам и лицо, ответственное за хранение печати.
Положение об использовании печатей должно быть подписано руководителем организации. Более того, на нем должны присутствовать отметки об ознакомлении ответственных лиц.
Приложение к приказу оформление образец
Примерная форма приказа о введении в организации новой печати (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Приказ
о введении в организации новой печати
[ место издания приказа ]
[ число, месяц, год ]
В связи с [ указать причину введения новой печати, например, приведением в негодность старой печати организации и изготовлением новой печати ] приказываю:
1. С [ число, месяц, год ] ввести в действие в [ наименование организации ] вновь изготовленную печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке, место нахождения организации, а также [ вписать нужное, например, фирменное наименование организации на иностранном языке ].
2. Считать с даты введения новой печати ранее используемую печать не действительной.
3. Не позднее [ срок ] с момента введения в действие новой печати [ должность, Ф. И. О. ] организовать уничтожение вышедшей из оборота старой печати организации. Факт уничтожения старой печати оформить соответствующим актом.
4. [ Должность, Ф. И. О. работника ] уведомить кредитные организации, налоговую инспекцию, контрагентов о смене печати.
Примечание. Согласно п. 7.11 Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов» карточка с образцами подписей и оттиска печати действует до прекращения договора банковского счета, счета по вкладу (депозиту), депозитного счета, либо до ее замены новой карточкой.
В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи и (или) замены (утери) печати, изменения фамилии, имени, отчества указанного в карточке лица, в случаях изменения наименования, организационно-правовой формы клиента — юридического лица либо в случае досрочного прекращения (приостановления) полномочий органов управления клиента в соответствии с законодательством Российской Федерации клиентом представляется новая карточка.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на себя.
Приложение N 1 — оттиск введенной в действие печати.
Руководитель организации [ подпись, инициалы, фамилия ]
С приказом ознакомлены:
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
[ число, месяц, год ]
[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]
[ число, месяц, год ]
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма приказа о введении в организации новой печати
Разработана: Компания «Гарант», февраль 2015 г.
Приказ о закрепление печати
В целях установления единого порядка использования и обеспечения надежного хранения гербовой печати в центральном аппарате ______ России приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о гербовой печати Министерства _______________ Российской Федерации.
2. Управлению административно-хозяйственного, материально- технического обеспечения и строительства (ФИО____________) подготовить заказ на изготовление гербовой печати Министерства природных ресурсов Российской Федерации согласно ГОСТ Р 51511-2001.
3. Спецуправлению (ФИО_______________) обеспечить проведение ежеквартальных проверок соблюдения порядка использования и хранения гербовой печати.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра ФИО____________________
Утверждено
Приказом ____________
от ___ _________ 20___ г. N ______
ПОЛОЖЕНИЕ О ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ МИНИСТЕРСТВА _____________________________ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Гербовая печать ___________________ предназначена для заверения подлинности подписей должностных лиц Министерства ______________ Российской Федерации на документах, указанных в Приложении.
2. К должностным лицам, подписи которых заверяются гербовой печатью __________________, относятся: Министр, его заместители, должностные лица, имеющие право первой или второй подписи на распорядительных финансовых документах.
4. Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью, несут должностные лица, их подписавшие.
5. ________________ имеет один экземпляр гербовой печати. Изготовление дополнительного экземпляра гербовой печати допускается при необходимости по решению Министра.
6. Гербовая печать хранится в Департаменте организации делопроизводства, юридического сопровождения деятельности центрального аппарата _______________ и контроля за исполнительской дисциплиной.
Персональная ответственность за организацию сохранности гербовой печати и воспроизведение ее оттиска строго по целевому назначению возлагается на руководителя Департамента.
7. Должностное лицо, ответственное за целевое использование гербовой печати строго по назначению, устанавливается распоряжением ______________________.
8. Учет документов с заверенными гербовой печатью подписями ведется должностным лицом, ответственным за целевое использование гербовой печати строго по назначению, в специальном журнале, в котором фиксируются дата, вид документа и фамилия должностного лица, чья подпись заверена гербовой печатью.
9. Гербовая печать хранится в надежно запираемом металлическом шкафу (сейфе) в помещении, недоступном для открытого входа посетителей и сдаваемом под охрану в нерабочее время.
О факте утери гербовой печати незамедлительно ставится в известность Министр, производится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченной гербовой печати.
10. Замена гербовой печати (уничтожение) производится по акту комиссией в составе не менее трех человек и согласовывается со Спецуправлением.
11. Изготовление печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовой печати) для ____________________ производится на основании поручения Министра __________________ Российской Федерации с выполнением требований ГОСТа Р 51511-2001. Поручение готовится Департаментом организации делопроизводства, юридического сопровождения деятельности центрального аппарата __________________ и контроля за исполнительской дисциплиной, согласовывается со Спецуправлением и передается для заказа изготовления в Управление административно-хозяйственного, материально- технического обеспечения и строительства.
Приложение к Положению о гербовой печати _______________________
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ _______________ РОССИИ
Акты (приема законченных строительством объектов; выполненных работ; сверки дебиторской и кредиторской задолженности; экспертизы и другие);
доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведения дел в судах, арбитражных судах);
договоры (о материальной ответственности, на выполнение подрядных работ, поставках продуктов и товаров, купли-продажи, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и обслуживании);
задания (на проектирование объектов, капитальное строительство, техническое перевооружение, НИОКР и другие);
заявки (на изобретения, получение ассигнований, валюты и другие);
заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта платежных документов);
контракты с руководителями федеральных государственных предприятий и учреждений;
лимиты бюджетных обязательств, утвержденные руководством _______________________;
лицензии, решения, разрешения и согласования, выдаваемые _______________________ в пределах своей компетенции;
нормы расхода спирта этилового и драгметаллов;
образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
программы работ, утвержденные руководством _______________________;
представления о ходатайстве на награждения государственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении государственных премий;
почетные грамоты _______________________, удостоверения к ведомственным наградам;
письма гарантийные на выполнение работ и услуг;
положения о территориальных органах _______________________;
поручения (бюджетные, казначейские, банковские, пенсионные, платежные, сводные на получение или перевод инвалюты, на импорт и другие);
реестры (чеков; бюджетных, казначейских и других поручений, представляемых в Минфин России, Федеральное казначейство Российской Федерации);
сметы расходов (на содержание территориальных органов _______________________, федеральных государственных учреждений и организаций);
справки финансового характера;
титульные списки строек, объектов;
уставы федеральных государственных унитарных предприятий, федеральных государственных учреждений;
Акт приема-передачи печати
Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Кто обязан пользоваться печатями
Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.
С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.
Зачем нужен акт приема-передачи печати
Печать на любом предприятии – объект особо охраняемый, за ее содержание и сохранность, как правило, отвечает один конкретный человек: либо директор компании, либо сотрудник, назначенный на это особым распоряжением руководства. Часто для хранения печати рекомендуют использовать специальный сейф, с доступом ограниченного круга лиц.
При помощи печати визируется документация фирмы, причем зачастую важность бумаг значения не имеет – это могут быть какие-то ежедневные рутинные документы или же ценные договоры и контракты. Без специального оттиска, который обычно содержит реквизиты организации и иногда какие-то секретные обозначения (такая маркировка используется для защиты печатей и штампов от подделки) тот или иной документ не будет считаться действительным, именно поэтому организации стремятся ограничить доступ к печатям. Соблюдение определенных мер безопасности позволяет также избежать попадания печатей и штампов в руки мошенников и прочих нечистоплотных граждан, а значит и использования их в корыстных или каких-то иных злонамеренных целях.
Печать, конечно, можно передать и без составления акта, но в случае, если произойдет какое-то нештатное, выходящее за рамки закона событие с применением печати, установить и доказать виновность того или иного лица будет крайне затруднительно.
В каких случаях используется акт приема-передачи
Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.
- Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
- Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
- Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.
Кто составляет акт
Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
- наименование компании — владельца печати,
- должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
- и того, которому она передается,
- нужно отразить причину передачи,
- дату, до которой печать переходит в другие руки,
- поставить оттиск печати,
- подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Правила оформления акта
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
- один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
- второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
- третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Образец акта приёма-передачи печати
- В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
- Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
- Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
- полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
- повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
- должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
- должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
В этом же абзаце нужно вписать,
- на основании каких документов действуют сотрудники
- и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.