Как оформить использование служебного автомобиля в служебных целях

Работнику предоставлено служебное авто

Нужны ли доплаты и медосмотры

Ситуация, когда компания предоставляет своим сотрудникам, которые не являются водителями, в пользование служебные машины, достаточно распространенная. Автомобиль может быть передан, например, руководителю или работникам, чья работа носит разъездной характер (торговому представителю, менеджеру по закупкам).

Казалось бы, имея водительское удостоверение, свидетельство о госрегистрации транспортного средства, полис ОСАГО и приказ о передаче в пользование служебного автомобиля, работник может смело садиться за рул ь п. 2 ст. 209 ГК РФ; п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. Постановлением Правительства от 23.10.93 № 1090 . Однако не все так просто. Может, за управление автомобилем работнику необходима доплата? А как быть с предрейсовыми медосмотрами? Давайте разберемся.

Разбираемся с доплатой за совмещение

Необходимость доплаты работнику за управление служебным автомобилем зависит от того, действительно ли он выполняет работу водителя, то есть перевозит грузы или людей.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если работник на служебном автомобиле возит грузы или людей, при этом ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции про управление автомобилем ничего не сказано, то ему положена доплата за совмещение.

Это можно выяснить из содержания трудового договора работника и должностной инструкции, если она является частью этого договор а ст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК РФ .

Если работник выполняет, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, дополнительные обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплат а ч. 1, 2 ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ .

Когда доплата не положена

Если директор или другой работник, которому предоставлен служебный автомобиль, не возит грузы или людей, а катает только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей, ведь предоставление автомобиля:

• не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает);
• может рассматриваться как вид социальной гарантии для определенных работников.

А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику за управление автомобилем не положена.

Тот факт, что сотруднику предоставили служебное авто, еще не означает, что ему автоматически положена доплата за совмещение его должности и должности водителя

Однако даже если работник возит какие-то грузы (торговый представитель — образцы), но в трудовом договоре предусмотрено, что он исполняет свои обязанности с использованием автомобиля, тогда совмещение должностей отсутствует, а значит, требование о доплате неправомерно. В этом случае управление автомобилем выполняется в рамках заключенного трудового договора и предусмотренной им трудовой функции, что не подразумевает каких-либо доплат. Такой вывод косвенно подтверждают Минздравсоцразвития и Ростру д Письма Минздравсоцразвития от 12.03.2012 № 22-2-897; Роструда от 24.05.2011 № 1412-6-1 .

Эту же точку зрения поддерживают и суды, отказывая в доплате за совмещение профессий (должностей), в частности, если:

• профессии инженера и водителя не совмещались, так как инженер не исполнял обязанностей по должности водителя, а в соответствии с должностной инструкцией был лишь допущен к управлению автомобилем для проезда к месту работ на удаленных объекта х Определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 33-29136 ;
• работник был принят на должность водителя-охранника, оплата труда производилась по тарифной ставке, установленной штатным расписанием и трудовым договором для должности водителя-охранника, следовательно, он не совмещал должности водителя и охранника и доплата ему не положен а Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2013 № 33-771/2013 .

Когда придется доплачивать

Суды признают факт совмещения профессий и право работника на доплату в случаях, когда:

• в должностные обязанности работника по основной должности не входили обязанности, которые он выполнял дополнительно по другой должности, для которой в организации была предусмотрена единица в штатном расписании, а также своя должностная инструкци я Апелляционное определение Омского облсуда от 06.11.2013 № 33-7293/13 ;
• работник выполнял работу, которая отсутствовала в его должностных обязанностях и не была предусмотрена трудовым договором, но при этом фактически было достигнуто соглашение об оплате за совмещение (работник обратился с заявлением, в котором отказался от исполнения ряда обязанностей, а директор письменно просил учредителя доплачивать работнику за совмещение ) Апелляционное определение ВС Республики Хакасия от 21.05.2013 № 33-1251/2013 ;
• работник с должности водителя был переведен на должность водителя-экспедитора и выполнял, помимо обязанностей водителя, обязанности экспедитора без доплаты за совмещение. Суд решил, что профессии водителя и экспедитора, согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, являются двумя самостоятельными должностями с различными трудовыми функциями, а также самостоятельно аттестованы как рабочие места у работодател я Определение Приморского краевого суда от 15.12.2010 № 33-10823 ;
• положения трудового договора свидетельствовали о том, что фактически выполнявшиеся работником действия, связанные с вождением автомобиля и поддержанием его в исправном состоянии, выходили за пределы обычных должностных обязанностей работника как начальника отдел а Апелляционное определение Калининградского облсуда от 11.07.2012 № 33-2925/2012 .

Как видим, доказать факт совмещения работникам удается только на основании документов. И если такие документы имеются, то работодателю проще доплатить работнику за совмещение, не доводя дело до суда.

Предрейсовые медосмотры только для водителей

За отсутствие предрейсовых медосмотров водителей (которые работодатель проводит за свой сче т п. 5 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ ) инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 000 руб. ч. 2 ст. 12.31.1, ч. 1, п. 5 ч. 2 ст. 23.3 КоАП РФ Также организацию может наказать и трудовая инспекция — привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП абз. 12 ст. 212 ТК РФ; Решение Мосгорсуда от 18.07.2012 № 7-1369/2012 .

Вместе с тем медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, принятых на работу в качестве водител я ст. 2, п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.95 № 196-ФЗ . Поэтому если сотрудник ездит на служебном авто, но при этом в качестве водителя не оформлен, то проходить обязательные медосмотры, в том числе предрейсовые, он не должен.

А вот каково мнение представителя Роструда по этим вопросам.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Требование проводить медосмотры относится к транспортным компаниям, в штате которых есть водители. Если компания не ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и должности водителей штатным расписанием не предусмотрены, то нет оснований и для медосмотров.

Что касается доплат работникам, которым предоставлен служебный транспорт, то ситуация такая. Если в трудовом договоре (должностной инструкции) сказано, что работник использует автомобиль для выполнения своей трудовой функции, то дополнительная оплата за это ему не положена. Ведь, подписав договор, работник тем самым подтвердил, что согласен с его условиями.

Если про использование автомобиля ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции ничего не сказано, то управление автомобилем следует расценивать как дополнительную работу, за которую полагается доплат а ” .

Итак, если работнику положена доплата за совмещение, а ваша организация ее не платит, это может привести к весьма неблагоприятным последствиям. Это не только штраф от трудинспекции (для организации — от 30 000 до 50 000 руб., а для ее руководителя — от 1000 до 5000 руб. ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ), но и претензии со стороны работников, что может оказаться гораздо хуже. Ведь тогда работодателю придется раскошелиться еще и на денежную компенсацию за задержку доплаты, а также на возмещение морального ущерба и судебных издерже к статьи 236, 237 ТК РФ .

Использование служебного автомобиля в личных целях

Как определить использование служебного автомобиля в личных целях. Например если выехал с работы и где-то возле магазина простоял один час в ожидании другого сотрудника которого надо забрать с собой это использование в личных целях или нет?

Доброго времени суток. Если простоял в ожидании сотрудника, который выполнял рабочую функцию, а ваша обязанность — возить его — то это использование в служебных целях. Если простояли в ожидании сотрудника, который просто ходил по магазинами или ваши обязанности не заключаются в извозе сотрудников — то использование в личных целях. Но тут надо смотреть коллективный договор, должностную инструкцию и т.д и т.п.

Использование служебного автомобиля в личных целях. Посещение больницы на больничном листе. Какое наказание? Путевых листов нет.

Работодатель может оформить аренду автомобиля с последующим вычитание ГСМ из вашей зп. Если конечно не было умысла к неправомерному завладению автомобилем или иным транспортным средством без цели хищения.

В приказе руководителя на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях указана автомашина с одним госномером. А в путевом-автомашина с другим госномером. Принимаются ли расходы?

Доброго времени суток! Не можете принять в расходы по компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях того автомобиля, который не указан в приказе.

Здравствуйте, Ольга Николаевна! Нет, не принимается. Приказ нужно было изначально издавать без марки и номера машины. А теперь нужно издавать второй приказ.

Нет расходы приниматься не будут. Нужно менять приказ, чтобы номер машины был одинаковым и в приказе и в путевом листе. Тогда бухгалтерия пропустит платеж.

Здравствуйте! Госномера номера автомобилей должны совпадать, если списание расходов осуществляется на основании путевого листа, а не установленного норматива-1200 рублей.

Доброго времени суток! Нет, вам могут отказаться в выплате компенсации за использование автомобиля, так как путевой лист не соответствует действительности.

Доброго времени суток. Нет в этом случае, Вы не можете принимать данные расходы, потому что они не связаны с транспортным средством, а потому не сможете подтвердить эти расходы документально.

Использование служебного автомобиля бюджетной организации в личных целях, какую норму закона мы нарушаем?

Здравствуйте. Смотря что вы имеете в виду использования в личных целях и какой вид деятельности осуществляет ваша организация.

Что грозит работнику за использование служебного автомобиля в личных целях, без разрешения начальства (перевоз молочных продуктов)

Дисциплинарное взыскание — замечание или выговор, если организация понесла убытки — взыскание убытков

Как можно оформить правильно использования автомобиля служебного в личных целях водителей и заправка была тоже за счет водителя? И еще показания спидометра как раз больше чем по путевкам и по ГСМ предприятия. Заранее спасибо.

Здравствуйте. Ответ на ваш вопрос подразумевает разработку правовой позиции и договора. Такие вещи оказываются только на платной основе.

Консультация юриста по телефону: 8800 505 9111. Звонок бесплатный.

Нужен образец договора на возмещение затрат при использовании личного автомобиля в служебных целях.

Обратитесь к юристу очно для составления договора.

Вопрос по использованию служебного автомобиля в личных целях. Есть служебный автомобиль, использую в личных целях по доверенности (от юр.лица, подписанная руководителем, заверенная печатью организации). Несколько раз останавливали, смотрели, претензий не было. Последний раз (недавно) остановили и сотруднику ГАИ не понравилась моя доверенность. Он сказал, что доверенности уже год как отменили. Отпустил, но сказал, что доверенность не действительна. Знаю, что вроде бы как могу управлять транспортным средством по данной доверенности, но как отвечать сотрудникам ГАИ? На что ссылаться? Или они правы?.

Доверенности никто не отменял.

Управлять по доверенности можно, их никто не отменял, а теперь просто не обязательно ее иметь, ссылайтесь на ч. 4 ст.185.1. Удостоверение доверенности ГК РФ. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Как оформить долату директору за использование личного автомобиля в служебных целях.

Здравствуйте. Договор с ним составьте на компенсацию по ст. 188 ТК РФ

Не знаю как написать заявление об использовании личного автомобиля в служебных целях-работаю в бюджетной организации.

Так и пишите, что б вам возместили затраты на покупку ГСМ, доплату за работу водителем и т.д. Нужно договорится в работодателем

Какое наказание предусматривается за использование служебного автомобиля в личных целях.

Выговор, замечание, увольнение. И могут взыскать расходы по эксплуатации авто

Как правильно оформить приказ об использовании личного автомобиля в служебных целях, в бюджетной организации, на период отпуска основного работника.

Составления данного документа услуга платная — вы можете обратиться с пакетом документов к любому юристу для составление приказа. Он должен соответствовать Постановлению Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации»

В связи с использованием личного автомобиля в служебных целях, разъездной характер работы торгового представителя, можно вернуть компенсацию за использование личного транспорта за прошедший период.

Можно, но при услвоии, если данная возможность предусмотрена локальными актами вашей организации.

Я использую личный автомобиль в служебных целях. Для компенсации его использования у нас на фирме ввели путевые листы.
Нужно ли их заполнять вообще для такой коменсации с точки зрения налоговой? И если да, то надо ли это делать каждый день? Если не заполнить несколько дней, то можно ли получать фиксированную сумму в месяц? Или незаполнение нескольких дней, будет основанием для налоговиков отклонить законность начисления фиксированной суммы и они могут ее потребовать уменьшить, соразмерно незаполненным дням?

Путевой лист заполняется ежедневно, если только вы направлены в командировку.

Пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях?

Подскажите пожалуйста как узаконить использование директором личного автомобиля в служебных целях? Ирина, оформить договор аренды автомобиля.

Скажите при использовании личного автомобиля в служебных целях обязательно ли наличие водительских прав у собственника? У нас есть штатный водитель, но нет автомобиля, а у другого сотрудника есть автомобиль, сотрудник согласен на использование его в служебных целях, но у него нет права управления автомобилем, можно ли заключить доп. соглашение к трудовому договору и выплачивать компенсацию?

Здравствуйте, Татьяна! В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, закон определяет, что имущество должно использоваться в интересах работодателя и использоваться работником. Поэтому допом к трудовому тут не обойтись. Заключайте с ним договор аренды транспортного средства.

Нужно ли заполнять путевые листы при использовании личного автомобиля директора в служебных целях? Заключили с ним дополнительное соглашение на компенсацию расходов, издали приказ, сделали расчет амортизации, эту сумму будем компенсировать ежемесячно, еще прописали, что все расходы на обслуживание автомобиля, в. т.ч и ГСМ компенсирует фирма, израсходованные суммы директор подает в авансовом отчете, а нужны ли путевые листы не можем определится.

Ангелина! Путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях и расход бензина.

При получении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях обязан ли работник для получения компенсации кроме прочих документов предоставить еще и путевые листы.

Если в организации этот вопрос не урегулирован внутренним документами, то нет. С уважением, Стыхина Екатерина

Наша фирма выплачивает компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях работнику, который пользуется им по доверенности. Автомобиль принадлежит другому работнику нашей же фирмы.
Компенсация выплачивается в пределах установленных норм. Должны ли мы уплачивать какие-либо налоги с суммы компенсации? Спасибо.

Компенсация за использование личного автотраспорта в пределах установленных норм налогами не облагается. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекса) освобождены от обложения налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Согласно ст.188 Трудового Кодекса РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом Кодекс не уточняет, на каком вещном праве имущество «принадлежит» работнику (собственность, аренда, временное безвозмездное пользование). Также законодатель не предусмотрел, что личный автомобиль должен быть на праве собственности у того, кому эта компенсация выплачивается. Учитывая все эти обстоятельства, МНС РФ разъяснило, что для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию предприятия, учреждения, организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и ведут учет служебных поездок в путевых листах. Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок на основании доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в таком же порядке. (Письмо МНС РФ от 2 июня 2004 г. N 04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).

Какова сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях была в 2003 г.?

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изменениями от 15 ноября 2002 г.) устанавливаются следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно — 1200 руб./месяц свыше 2000 куб.см — 1500 руб/месяц Эти нормы применяются для целей налогообложения, а что касается трудовых отношений, то размер компенсации определяется по соглашению сторон.

Помогите, пожалуйста, компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях облагается подоходным налогом или нет.

Уважаемая Ирина! Подоходным налогом облагаются доходы, а компенсация за использование автомобиля в служебных целях направлена на то, чтобы возместить расходы и износ транспорта. С уважением, Пономарева Ирина Александровна.

Как оформить использование служебного автомобиля в служебных целях

Все расходы, принимаемые в расчет при исчислении базы по налогу на прибыль, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Расходы на обслуживание легкового автотранспорта не являются исключением. Но в ситуации, когда автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей, могут возникнуть сложности с налоговым учетом расходов на ГСМ. Как фирме подстраховаться от претензий при налоговой проверке?

Путевой лист: выбираем удобный вариант

Расходы на приобретение топлива в налоговом учете списываются не сразу.

Исходя из разъяснений налоговиков*(1) стоимость приобретенного, например, по топливным картам бензина нельзя включить в состав расходов ни в момент уплаты авансовых платежей (т.е. на дату приобретения карты), ни в момент фактической заправки бензина и списания с топливной карты его стоимости. Это связано с тем, что заправка бензина в топливный бак на основании чека терминала АЗС подтверждает только факт его приобретения, но не доказывает его целевое использование. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, по мнению чиновников, является путевой лист, который предназначен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя*(2).
Перевозка пассажиров и багажа, грузов, в частности, легковыми автомобилями без оформления путевого листа запрещается.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты*(3):
1) наименование и номер;
2) сведения о сроке действия;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы*(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации.

Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно. При выборе последнего варианта учтите, что такой бланк путевого листа должен быть утвержден в качестве приложения к учетной политике и содержать все обязательные реквизиты (указаны выше).

Обратите внимание: перечень обязательных реквизитов не требует вписывать маршрут следования автомобиля. То есть в собственную форму путевого листа компания может не включать эту информацию, что особенно важно, если автомобиль используется не только для служебных, но и для личных целей.
Эти же выводы подтверждает и судебная практика.

Например, интерес представляет одно из решений ФАС Северо-Западного округа, которое было принято в пользу компании*(5).

Налоговый орган указывал на то, что в ежемесячно составляемых фирмой путевых листах и отчетах по расходу ГСМ отсутствуют сведения о маршруте следования служебных легковых автомобилей, ежедневном количестве рейсов, номерах водительских удостоверений. Также не указаны дата, время выезда и возвращения в гараж автомобилей, показания спидометра, остатки топлива в баке на начало и конец каждого дня и его ежедневный расход.

Но фирма в обоснование своих затрат представила следующие документы: инструкции по использованию служебных легковых машин, утвержденные приказами директора, приказы о порядке использования служебного транспорта, ведомости выдачи талонов на топливо, регистры бухгалтерского учета талонов, путевые листы.

Судьи сделали вывод, что при решении вопроса о документальном подтверждении расходов для определения базы по налогу на прибыль принимаются любые, даже косвенные доказательства. Содержащиеся в путевых листах сведения (пробег автомобиля, расход горючего, остатки ГСМ в баке автомобиля при выезде и возвращении) позволяют определить произведенные расходы и в совокупности с иными первичными документами, оформленными надлежащим образом, подтверждают их экономическую оправданность.

Еще одно положительное для фирм судебное решение было принято ФАС Московского округа*(6). Налоговики пытались доказать, что если в путевых листах не указан маршрут следования автомобиля, то такой документ не может подтверждать расходы на приобретение ГСМ.

Обосновывая произведенные расходы, фирма представила первичные документы на получение топлива от поставщиков, их отчеты об объемах произведенных заправок автомобилей, платежные поручения, нормы расхода топлива, утвержденные приказом руководителя. Кроме того, путевые листы с указанием всех обязательных реквизитов, подтверждающие ежедневный пробег автомобиля, с информацией о получении и расходовании топлива, ежемесячные акты на списание топлива, оформленные должным образом.

Выводы суда были следующими: налоговым органом не доказано, что расходы на ГСМ являются необоснованными, а отсутствие в путевых листах данных о маршруте следования автомобиля не может являться основанием для отказа в подтверждении произведенных расходов.

Как видим, организации имеют полное право включать затраты на бензин в состав налоговых расходов на основании документов, подтверждающих факт приобретения бензина, и самостоятельно разработанной формы путевого листа, в которой отсутствует маршрут следования. При этом путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца*(7).

И если из каких-либо других документов не следует непроизводственный характер поездок (например, из должностной инструкции водителя или письменных поручений директора), то компания вправе полностью учесть затраты на бензин (в т.ч. и израсходованный в поездках для личных целей) в составе расходов при исчислении налога на прибыль.

Минусы унифицированного путевого листа

Если же фирма применяет унифицированную форму путевого листа, то необходимо заполнять графу «Место отправления и назначения» и все остальные реквизиты данной формы, ведь удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается*(8).

Поэтому следует тщательно проверять, чтобы в качестве мест отправления и назначения не были указаны «подозрительные» адреса, которые могут послужить для налоговиков сигналом, что поездка не связана с исполнением директором своих обязанностей.

Если сведения о маршруте не указаны или пункты назначения говорят о непроизводственном характере поездки, фирма не сможет принять в состав расходов для целей исчисления прибыли эти затраты на бензин.
Кроме того, в такой ситуации у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде стоимости топлива, с которого организация, будучи налоговым агентом, должна исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить обязательные страховые взносы*(9).

НДС, принятый к вычету со стоимости непроизводственного бензина, тоже может быть признан налоговым органом необоснованным*(10).

Списание топлива — строго по норме

Также следует помнить, что расходы на бензин являются нормируемыми. И хотя в Налоговом кодексе не предусмотрено ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль, нормы расхода содержатся в Методических рекомендациях «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»*(11).

Эти нормы расхода топлива обязаны применять не только автотранспортные предприятия, но и все фирмы, которые эксплуатируют автомобили. Они предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению.
Следовательно, во избежание претензий налоговиков количество фактически израсходованного топлива компании необходимо сопоставлять с нормами, которые содержатся в Методических рекомендациях*(12).
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, фирме следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля*(13).

Экспертиза статьи:
С. Родюшкин,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

*(1) письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@
*(2) п. 11 ст. 2, ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ; письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161
*(3) п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(4) п. 2 пост. Госкомстата России от 28.11.1997 N 78; письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214
*(5) пост. ФАС СЗО от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009
*(6) пост. ФАС МО от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10
*(7) п. 10 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152
*(8) Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. пост. Госкомстата России от 24.03.1999 N 20
*(9) ст. 211, 226 НК РФ; ч. 1 ст. 7, ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ
*(10) п. 1 ст. 171, п. 2 ст. 172 НК РФ
*(11) приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р
*(12) письмо Минфина России от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57
*(13) письмо Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6

Использование служебного автомобиля в личных целях

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками. При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации. Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

Законы и нормативные акты, регулирующие использование служебного автомобиля в личных целях

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

• Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
• Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
• Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
• Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Оформление аренды служебного автомобиля на работника

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

• Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
• Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
• Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Использование автомобиля организации в личных целях на основании приказа и внутренних актов

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

• Уменьшение затрат каждой из сторон.
• Отсутствие строгого правового регулирования.
• Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
• Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

• Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
• Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
• Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

Езда на служебном автомобиле в личных целях без оформления и ответственность за нее

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

• Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
• Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
• Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.