Оглавление:

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

Национальный стандарт Российской Федерации

Системы электронного документооборота

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

Требования к электронному сообщению

ГОСТ Р 53898-2010

Не действующий (актуальная версия ГОСТ 53898-2013)

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.

Электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной настоящим стандартом структуры и с заданным настоящим стандартом составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.

Как электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и другими аналогами собственноручной подписи и (или) зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и (или) шифрования не является предметом настоящего Стандарта, а рассматривается как «внешний» по отношению к нему и регламентируется отдельными документами.

Полный проект стандарта вы можете скачать здесь:

ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.10.2010 № 327-СТ утвержден ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Стандарт определяет, что объектом обмена между различными СЭД является электронное сообщение, содержащее XML-документ определенной структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов, а также при необходимости один или несколько файлов, являющихся неотъемлемой частью электронного сообщения (например, для передачи электронного образа документа).

Данные, сформированные в СЭД отправителя (реквизиты электронного документа), передаются и воспринимаются в СЭД получателя как значения элементов передаваемого XML-документа.

В стандарте определены требования к формату, составу и содержанию электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие СЭД. Документ дает перечень и содержание зон сообщения и составляющих эти зоны элементов, задает правила описания зон сообщения и порядок передачи файлов документов.

Стандарт разработан Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», Региональной общественной организацией «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и Закрытым акционерным обществом «Научно-Технологический Центр ИРМ» в рамках ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота» ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» во исполнение Программ национальной стандартизации на 2009 и 2010 гг.

Основой для национального стандарта послужил стандарт организации «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Состав, содержание и описание зон электронного сообщения», разработанного в 2004 году Рабочей группой под руководством Региональной общественной организации «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» в составе:

РОО «Гильдия Управляющих Документацией»;
ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)»;
ЗАО «АйТи. Информационные технологии»;
Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
ЗАО «Компания «ИнтерТраст»;
ООО «Информационные Бизнес Системы»;
ГУП «Государственное Научно-Производственное предприятие «Гранит-Центр».

Использование единого формата обмена документами позволяет обеспечить пересылку электронных документов без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, решить вопросы уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшить дублирование данных и необходимость их повторного ввода, создает условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей. Применение стандарта способствует интеграции разрозненных систем управления документами в единую межведомственную систему обмена документами.

В разработке стандарта принимали участие:

В.Э. Баласанян – генеральный директор ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)»;
Н.А. Храмцовская – ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», член РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и ARMA International;
Е.И. Теплов – главный специалист ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)»;
Е.Ю. Антошечкина – начальник отдела ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», отв. секретарь Пк6 ТК 459;
С.И. Афанасьев – исполнительный директор РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией»;
В.П. Горностаев – заместитель руководителя рабочей группы РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией»;
С.М. Ковтуненко – генеральный директор ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
А.И. Манаенков – заместитель генерального директора ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
В.М. Ларин – директор ВНИИДАД;
В.Ф. Янковая – заместитель директора ВНИИДАД;
Л.Н. Варламова – Зав. сектором стандартизации ВНИИДАД, доцент кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, эксперт ТК 46/ПК 11 ИСО, отв. секретарь ПК 4 ТК 191 СИБИД;
Н.Е. Гарбуз – генеральный директор ООО «Инфра-Ресурс»;
А.М. Савельев – заместитель генерального директора по разработке программного обеспечения ЗАО «Компания «ИнтерТраст»;
Т.Р. Белая – советник отдела библиотек и архивов Департамента культурного наследия и изобразительного искусства Министерства культуры России.

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между системами управления документами в процессе информационного взаимодействия. Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами. Электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной настоящим стандартом структуры и с заданным настоящим стандартом составом элементов и их атрибутов и, возможно, набора дополнительных файлов, являющихся неотъемлемой частью сообщения.

Новый стандарт на системы электронного делопроизводства

Автор: С. Л. Кузнецов

Новый стандарт на системы электронного делопроизводства

С. Л. Кузнецов, к. и. н.

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».
Организация межведомственного документооборота.
Использование XML-формата.
Элементы электронного сообщения.

1 августа 2011 года вступает в действие новый ГОСТ. Принятие этого стандарта очень актуально в связи с повсеместным переходом к современным компьютеризированным технологиям делопроизводства и электронному документообороту. Это ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Официальная редакция стандарта размещена на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (www.gost.ru) . И хотя пользоваться стандартом на этом сайте очень неудобно (ГОСТ разбит на отдельные страницы, которые нельзя увеличить или скопировать), тем не менее надо учитывать, что это официальная публикация, а многие тексты стандарта, которые можно найти на других сайтах в сети Интернет, зачастую представляют собой рабочие версии, отличающиеся от окончательного официального издания. Поэтому ориентироваться в работе необходимо именно на официальную публикацию. Также стандарт доступен для приобретения через официальный интернет-магазин Федерального государственного унитарного предприятия «Российский научно-технический центр информации по стандартизации, метрологии и оценке соответствия» (ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ») .

Задача организации электронного документооборота ставилась в нашей стране уже давно. Еще в первой редакции Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002–2010 годы), утвержденной 28 января 2002 г. постановлением Правительства РФ № 65, говорилось о необходимости осуществить «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления». Однако, хотя за первое десятилетие XXI века практически все федеральные органы исполнительной власти, многие учреждения и предприятия установили у себя те или иные системы автоматизации делопроизводства, обмен документами между ведомствами по-прежнему происходил в традиционной бумажной форме в виде писем, телеграмм и факсов. Это существенно ограничивало возможности автоматизации сферы ДОУ, не позволяя перейти к работе с электронными документами.

22 сентября 2009 года Правительство РФ своим постановлением № 754 утвердило «Положение о системе межведомственного электронного документооборота» . Благодаря этому постановлению и последующим решениям Правительства РФ положение сдвинулось с мертвой точки и начался быстрый переход к работе с электронными документами. Однако на рынке средств СЭД присутствует множество разработчиков и поставщиков самых различных программных продуктов для автоматизации делопроизводства. Более того, не редкость организации, где используются собственные, сделанные на заказ разработки. В связи с этим очень остро встал вопрос о необходимости единого формата обмена документами, на который могли бы ориентироваться все разработчики средств СЭД и который обеспечил бы прием-передачу документов между любыми системами электронного делопроизводства. Именно эту задачу и решает принятый в октябре 2010 года ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (Electronic records management systems. Interaction between records management systems. Electronic message specifications).

В дополнение к основным определениям, установленным в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», в новом стандарте установлены определения для таких терминов, как «дополнительные материалы к документу», «информационное взаимодействие систем управления документами», «отправитель электронного сообщения», «получатель электронного сообщения», «регистрационно-контрольные данные о документе», «XML-документ», «электронное сообщение».

Наиболее важными представляются три определения. Главное — это «информационное взаимодействие систем управления документами», определяемое как «обмен между двумя системами управления документами электронными сообщениями заданного вида и по правилам и в порядке, определенными настоящим стандартом». Тут ключевое то, что обмен сообщениями осуществляется именно по правилам, установленным данным стандартом.

Два других определения важны тем, что в них устанавливается формат обмена электронными сообщениями. Это определение электронного сообщения как XML-документа, а также при необходимости набора дополнительных файлов, передаваемых (получаемых) из одной системы управления документами в другую систему управления документами. И второе определение — уже собственно XML-документа как XML-файла установленной стандартом структуры и с заданным стандартом составом элементов и их атрибутов. Таким образом, мы видим, что при пересылке электронных документов, организации электронного документооборота должны использоваться файлы в XML-формате. Использование XML-формата было записано еще в Постановлении Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», но оно относилось только к организации закрытой сети защищенного документооборота между федеральными органами исполнительной власти, Администрацией Президента РФ и Администрацией Правительства РФ. Данный стандарт описывает использование XML-формата для организации обмена документами между любыми организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.

Каждое электронное сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем управления документами, оформляется как XML-документ. При необходимости к сообщению может быть прикреплен один или насколько дополнительных файлов — документов в электронном виде. Прикрепленные файлы являются неотъемлемой частью сообщения.

Таким образом, созданный в организации в электронной форме документ может быть подписан электронно-цифровой подписью, прикреплен к регистрационной карточке, а затем электронный дубликат этого документа вместе с описывающими документ реквизитами отправляется адресату. При этом электронный документ может включать несколько файлов — например, письмо в формате MS Word, таблицу в MS Excel, план в MS Project, чертеж в формате AutoCAD и др., и все эти файлы вместе с регистрационной информацией будут составлять один электронный документ.

Обязательным реквизитом любого электронного сообщения является заголовок. Он должен присутствовать всегда. Кроме заголовка в сообщении должен присутствовать как минимум еще один реквизит документа, или в терминах стандарта — зона. При этом одна зона может включать в себя несколько реквизитов. Например, главная обязательная зона сообщения «Заголовок» — Header включает вид передаваемого сообщения, дату и время его формирования и от кого/кому (адресант и адресат), и когда (дата и время) оно передается.

Используемые в сообщении зоны (соответствующие XML-элементы) могут быть только из числа типов, определенных в стандарте. Зона заданного типа в сообщении может быть только одна. Передаваемая в зонах сообщения информация оформляется как вложенные XML-элементы второго и последующих уровней иерархии.
Стандарт содержит описание основных полей (зон), которые должны быть в каждом электронном сообщении:

Гост р 53898-2010 требования к электронному сообщению

РОО «Гильдия Управляющих Документацией»;
ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
ООО «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)»;
ЗАО «АйТи. Информационные технологии»;
Всероссийский научно исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
ЗАО «Компания «ИнтерТраст»;
ООО «Информационные Бизнес Системы»;
ГУП «Государственное Научно-Производственное предприятие «Гранит-Центр».

В разработке стандарта принимали участие:

В.Э. Баласанян – генеральный директор ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)»;
Н.А. Храмцовская – ведущий эксперт по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», член РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией» и ARMA International;
Е.И. Теплов – главный специалист ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)»;
Е.Ю. Антошечкина – начальник отдела ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)», отв. секретарь Пк6 ТК 459;
С.И. Афанасьев – исполнительный директор РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией»;
В.П. Горностаев – заместитель руководителя рабочей группы РОО «Гильдия специалистов в области информатики и управления документацией»;
С.М. Ковтуненко – генеральный директор ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
А.И. Манаенков – заместитель генерального директора ЗАО «Научно-Технологический Центр ИРМ»;
В.М. Ларин — директор ВНИИДАД;
В.Ф. Янковая – заместитель директора ВНИИДАД;
Л.Н. Варламова — Зав. сектором стандартизации ВНИИДАД, доцент кафедры АС ДОУ ИАИ РГГУ, эксперт ТК 46/ПК 11 ИСО, отв. секретарь ПК 4 ТК 191 СИБИД;
Н.Е. Гарбуз – генеральный директор ООО «Инфра-Ресурс»;
А.М. Савельев — заместитель генерального директора по разработке программного обеспечения ЗАО «Компания «ИнтерТраст»;
Т.Р. Белая — советник отдела библиотек и архивов Департамента культурного наследия и изобразительного искусства Министерства культуры России.

Сайт ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота»

Утвержден ГОСТ Р 53898-2013

Утвержден ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению»

Стандарт разработан в рамках ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основании программы национальной стандартизации Российской федерации на 2012 и 2013 годы по ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий».

Объектом стандартизации является электронное сообщение, пересылаемое между системами управления документами в процессе информационного взаимодействия. Сообщение представляет собой XML-документ с определенной структурой и заданным составом элементов и атрибутов, а также, при необходимости, набор дополнительных файлов.

Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами.

Использование стандарта решает вопросы пересылки электронных документов, проектов документов и другой информации о ходе оперативной работы над ними без потери информации и без необходимости ее дополнительной обработки, уменьшения стоимости разработки интерфейсов и связей между системами управления документами, уменьшит дублирование данных и необходимость их повторного ввода, также создаст условия для реализации менее дорогостоящей и трудоемкой совместимости систем управления документами различных производителей.

Использование стандарта способствует интеграции разрозненных систем управления документами в единую межведомственную и межкорпоративную систему обмена документами.

Описанный в стандарте формат электронного сообщения содержит элементы формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и может быть преобразован в формат МЭДО.

Стандарт введен взамен ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» с учетом изменений требований к формату и составу электронных сообщений, в том числе, с учетом требований формата МЭДО.

Утвержден ГОСТ Р 53898-2013

Новости по теме

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.11.2013 № 1465-ст утвержден ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота.

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.11.2013 № 1465-ст утвержден ГОСТ Р 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем электронного документооборота. Технические требования к электронному сообщению».
Стандартом установлены технические требования к электронному сообщению, обеспечивающему взаимодействие систем управления документами, которое передается из системы в систему в виде файла или набора файлов. Паспорт является обязательной частью такого сообщения, а конверт и дополнительные файлы – необязательными частями. Паспорт и конверт электронного сообщения представляют собой XML-документы установленной настоящим стандартом структуры, с заданным составом элементов и их атрибутов.
Стандарт введен взамен ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт вводится в действие 01.09.2014.
Обо всех изменениях в системе электронного документооборота читайте в журнале «Современные технологии делопроизводства и документооборота». Подпишитесь на журнал в нашем интернет-магазине!

Подписка на новости

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной новости, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно. Мы будем держать вас в курсе всех новостей и событий.

Гост р 53898-2010 требования к электронному сообщению

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

ГОСТ Р 53898-2010 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

Новый стандарт на системы электронного делопроизводства

Новый стандарт на системы электронного делопроизводства

С. Л. Кузнецов, к. и. н.

Гост р 53898-2010 требования к электронному сообщению

Утвержден ГОСТ Р 53898-2013

Утвержден ГОСТ Р 53898-2013

Новости по теме

Подписка на новости

Утвержден ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»

Еще по теме: