Как оформить залы совещаний

Опубликовано

Как оформить залы совещаний

6.4. Организация совещания

На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).

При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации: [1]

1) на служебные совещания тратится от 25 до 30 % рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;

2) на совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

3) вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;

4) основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

5) эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

6) следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;

7) за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

8) каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;

9) необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Совещание – форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для группы проблемам.

Совещания бывают двух видов – оперативные и плановые.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

1) уточняются дата, место и время проведения совещания;

2) составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания;

3) продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;

4) составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения необходимо указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это следует указать в тексте приглашения;

5) секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.;

6) за 3–4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания;

7) секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен всем необходимым: стульями, столом, меловой или иной доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. д. Не следует забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность сетевых розеток, видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т. п.

По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и полностью подготовить их для демонстрации.

Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов;

8) накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в совещании, и фактических участников;

9) за час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и цветные (красные) карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников.

Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником. Форма списка регистрации может быть следующей:

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений, персональных заданий и сроков исполнения).

Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов – на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и выступавшими. Затем следует убрать из помещения документы, оставленные участниками совещания, таблички, объявления, канцелярские принадлежности, схемы и т. п. Вместе с помощниками убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства. Уточнить с руководителем список лиц и организаций, которым будут высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2–3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его председателю. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки.

Причины отрицательного результата совещаний.

Большинство проводимых совещаний не дают ожидаемого результата. Это происходит по следующим причинам:

1) плохая подготовка к совещанию руководителя, помогающих ему экспертов или лиц, ответственных за подготовку;

2) отсутствие у участников желания сотрудничать, работать совместно;

3) отсутствие связи между вопросами, включенными в повестку дня совещания;

4) многочисленность обсуждаемых вопросов;

5) неумелое ведение совещания (вместо обсуждений проблем и принятия решений – пустые разговоры, не приводящие к нужному решению);

6) попустительство по отношению к демагогическим выступлениям;

7) отсутствие желания найти общее решение, отстаивание узко групповых интересов;

8) формальные выступления:

9) зажим конструктивных дискуссий лицом, ведущим совещание;

10) недостаточная «заостренность» внимания участников на главной проблеме, ради которой организуется совещание.

1) устанавливайте и придерживайтесь регламента выступлений. Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко, не увлекайтесь цитатами;

2) старайтесь выступать убедительно и аргументировано;

3) по возможности, излагайте мысль своими словами, руководствуясь лишь планом выступления. Нежелательно читать заранее подготовленный текст;

4) старайтесь сохранять контакт с участниками совещания, наблюдайте за их реакцией на ваши слова;

5) обращаясь, называйте участников совещания по имени и отчеству, по возможности подчеркивайте их опыт и компетентность по соответствующему вопросу;

6) остерегайтесь использовать в ходе совещания плоские шутки, непродуманные реплики в адрес участников;

7) выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.

Подведение итогов совещания.

В заключительной части совещания можно использовать следующие варианты:

1) призвать всех к выполнению планов, программ, к достижению целей, к которым пришли в результате дискуссии;

2) положительно оценить наиболее деловые выступления и удачные предложения;

3) бросить подходящую шутку, реплику, которая может быть «к месту», разряжает обстановку напряжения и скованности, если участники не пришли к желаемому результату;

4) привести подходящую цитату, изречение;

5) акцентировать внимание участников на самом важном, самом не стандартном подходе, решении, которое достигнуто на совещании.

Полезно, если фраза, мысль, с которой вы начали совещание, будет использована и при его завершении.

Следует поблагодарить участников за проведенную работу.

Оформление залов заседаний, совещаний, официальных встреч

Флористическое декорирование для проведения разнообразных мероприятий давно уже из интересной идеи превратилось в настоящую традицию. Ведь созданное со вкусом цветочное украшение зала для презентаций, бизнес-встреч, конференций и других деловых приемов может стать оригинальнойи в будущем узнаваемой визитной карточкой для хозяев мероприятий.

Флористическое оформление конференц-зала

Как известно, мы никогда не сможем произвести первое впечатление дважды. И не является исключением сфера организации мероприятий. Конференц-зал, выбранный для проведения того или иного события, дает потенциальным партнерам первоначальное представлении о статусе и уровне компании.Даже в случае, если это ваша не первая презентация, конференция, семинар, тренинг или любое другое официальное мероприятие, необходимо тщательно продумать грамотное оформление помещения.

Желаете, чтобы ваши гости еще на входе в конференц-зал прочувствовали уровень вашей компании? Или стремитесь сделать мероприятие не только эффективным, но и эстетически привлекательным? В таком случае оформление делового приема живыми цветами – ваш вариант! Поражающие своей красотой цветочные композиции, особенно в руках профессиональных флористов, не только создадут приятную и уютную атмосферу официального мероприятия, но и повысят эффективность переговоров.К оформлению каждого важного события следует подходить осознанно, ведь оно должно быть уникальным и надолго остаться в памяти у всех участников. Декорирование конференц-зала живыми цветами лучше всего подчеркнет особенную атмосферу и акцентирует внимание на тематике любого мероприятия.

Способы украшения конференц-зала живыми цветами

  • Цветочные композиции
  • Цветочные корзины
  • Гирлянды и букеты

Составление цветочных композиций является наиболее распространенным и красивым способом украшения.Их ассортимент настолько разнообразен, что выбрать подходящий дизайн зачастую не составляет никакого труда.Как правило, композиции могут различаться по формам, размеру, цветовой гамме и многим другим параметрам. Размещение композиций из живых цветов обычно выглядит следующим образом, в официальных залах их располагают вдоль стен и проходов, а в банкетных небольшие букеты можно наблюдать на столах.

Создание цветочных корзин является достаточно популярным методом в силу своей простоты и легкости в использовании.Корзины из живых цветов могут быть однотонными, т.е. состоящими исключительно из одного вида цветов, либо же включать в себя комбинации из разнообразных растений. Тут все зависит от вкусовых предпочтений и общего стиля мероприятия.

Небольшие изысканные букеты в вазе могут стать отличным дополнением к украшению столов, если мероприятие проходит в банкетном зале. Такие цветочные композиции не только смотрятся элегантно, но и не мешают сервировке стола. Более того, такой способ украшения является простым в исполнении и требует минимальных финансовых вложений.Однако, цветочные гирлянды уже не так популярны в силу своей предрасположенности к быстрому увяданию, но в руках опытных флористов они способны радовать гостей значительно дольше.

Выбирая тот или иной способ украшения конференц-зала, необходимо помнить, что он должен соответствовать мероприятию, выглядеть торжественно и подходить тематике. Например, чрезмерное изобилие различных цветочных украшений на юбилее или свадьбе считается уместным, однако, абсолютно не подойдет для делового приема.

Также можно рассмотреть такой бюджетный вариант, как аренда искусственных цветов на время проведения мероприятия.В данном случае цветочные композиции создаются с учетом тематики и характера события. Не смотря на то, что они составляются индивидуально под каждый заказ, оплачивать их необходимо по фиксированной цене за день аренды с учетом доставки.

Ассортимент живых цветов и композиций для оформления мероприятий очень разнообразен. Он может состоять из композиций для украшения банкетного зала и столов переговоров, поздравительных букетов, цветочных гирлянд для декорирования сцены, трехмерных интерьерных композиций, доставки свежих цветов, лепестком и многого другого.

Создание сложных цветочных конструкций

Сложными цветочными конструкциями считаются те элементы декора, над которыми работают флористы вместе с оформителями сцены или монтажниками выставочного оборудования. Вариантов таких конструкций масса, к примеру, можно изготовить бутафорские композиции для съемок, спектаклей, цветочные арки и пирамиды, подвесные сердца и свадебные кольца, или же логотипы компании.

Дизайн офиса. Оформление зала заседаний

Помещения современных офисов должны отвечать определенным требованиям — давно канули в Лету времена, когда дешевые и безликие стандартные мебельные наборы воспринимались как обязательные компоненты делового стиля. Определенный способ оформления помещений подчеркивает материальную состоятельность компании, вкус ее руководства. Мнение специалистов едино: все помещения современного офиса, независимо от специализации компании, должны быть:

Оформление зала заседаний.

Сказанное, в полной мере применимо к такому обязательному помещению солидной фирмы, как зал заседаний. Его оформление планируется еще до начала строительства. Опытные дизайнеры убеждены: мелочей в проектировании попросту нет. От того, как оформлено данное помещение, зависит настроение сотрудников, успешность переговоров, корпоративный дух компании. В помещение зала заседаний достаточно часто приглашаются представители сторонних организаций, поэтому впечатление, формируемое посредством интерьера, играет роль некоей молчаливой рекламы, ненавязчиво, на уровне подсознания создающей определенное впечатление о принимающей стороне.

Дилетант не в состоянии оценить объем работ по оформлению зала заседаний, хотя конечный результат при высокой квалификации дизайнера придется по вкусу даже неспециалисту. Предварительному учету подлежат, например, такие позиции, как материалы отделки стен, пола и потолка, форма и расположение стола, количество и вид кресел.

Необходимо отметить, что сегодня требования к помещениям подобного предназначения значительно возросли — зал заседаний стал не просто обширной комнатой со столом и стульями, где могут собраться для обсуждения текущих вопросов представители фирмы и их контрагенты. Это — помещение, оборудованное по последнему слову техники, снабженное теле-, аудио-, видеоаппаратурой, коммуникациями для подключения электронных устройств, микрофонов и т.п. Поэтому, помимо чисто декоративной отделки, подлежит предварительной оценке и функциональная составляющая. Таким образом, грамотное оформление зала для заседаний предполагает симбиоз практичности и дизайна.

Помощь профессионалов

Конечно, здесь перечислены далеко не все компоненты, наличие которых обязательно или желательно. Думается, только настоящие профессионалы способны в полной мере представить объем работ и реализацию нестандартных решений. В этом смысле самого пристального внимания достойны специализированные компании, имеющие опыт в оформлении помещений различного предназначения, в частности, компания «Декон+», на протяжении нескольких десятилетий с неизменно положительными результатами проектирующая и оформляющая залы заседаний для самых авторитетных и престижных организаций.

Варианты оформления

Наиболее полная реализация потенциала зала заседаний возможна лишь при полном соответствии его оформления задачам, которые предстоит решать. Например, если планируется проводить только рабочие совещания, рассмотрение текущих производственных проблем, то достаточно обычного «делового» стиля: строгая мебель, минимум украшений, кресла или стулья, не располагающие к излишнему комфорту. Как правило, такие совещания не предполагают длительного общения. В этом случае стиль помещения должен настраивать присутствующих на краткость и конкретику, подсознательно стимулировать лишь деловую активность.

Совсем другое дело, если планируются презентации или конференции — мероприятия, предполагающие некий торжественный настрой. Здесь дизайнеры рекомендуют использование двух основных вариантов оформления:

  • Классический стиль. Характеризуется строгими симметричными пропорциями, мебель и аксессуары выполнены из дорогих материалов умеренной цветовой гаммы.
  • Современный стиль. Более подходит для собраний людей творческих профессий. Здесь уместны яркие краски, необычные сочетания, цветовые композиции авангардного направления. Ткань и цветы, необычные украшения и аксессуары, разбросанные на всем пространстве в продуманном беспорядке, создают необходимую атмосферу раскованности и свободы, стимулируют собравшихся на неординарные предложения.

Разумеется, стиль и создаваемый им «дух» помещения определяется заказчиком. Он должен четко представлять себе, для каких целей будет использован зал заседаний — от того, насколько внятно им будет поставлена задача дизайнерам, зависит соответствие помещения своему функциональному предназначению. Не последнюю роль играет и мастерство компании, которой будет поручено оформление.

Некоторые «секреты» оформления

Опытные дизайнеры знают, как можно посредством элементов композиции создать у присутствующих определенный настрой. И это связано, как ни странно, с психологией, точнее, с влиянием на подсознание формы предметов и аксессуаров, их взаимного расположения и т.п.

К примеру, центральный атрибут любого зала заседаний — стол. Овальная форма предполагает некий плюрализм мнений, то есть участники совещания находятся в равных условиях — это настраивает присутствующих на демократичный лад, побуждая «без оглядки на чины и звания» озвучивать свою точку зрения.

Еще более «демократичен» стол круглой формы — он рекомендуется для организаций, где генерацию полезных идей принято достигать путем коллективного «мозгового штурма».

Компании, построенные по принципу централизации руководства, предпочтут классические прямоугольные столы с четко обозначенным местом председательствующего. Возможно, его руководящую роль подчеркнут стул или кресло индивидуальной, отличной от остальных формы, некоторое возвышение и так далее.

Как неоднократно подчеркивалось, основное требование к современному залу заседаний — его соответствие поставленным задачам. Сфера интересов компании, основные направления ее деятельности, иные значимые вопросы должны быть грамотно отражены в интерьере помещения. Создание необходимой атмосферы может быть достигнуто путем профессионального проектирования с реализацией основного замысла заказчика. Всесторонний и полный учет всех составляющих гарантирует, что зал заседаний станет подлинным украшением любой организации.

Дизайн и проектирование конференц-залов, залов совещаний

Предлагаем работы по разработке дизайна и проекта интерьеров конференц-залов, залов для встреч, совещаний и занятий а также монтажу под ключ

Дизайн-студия нашей компании выполнит дизайн-проект, разработку стиля конференц-зала, подбор или разработку мебели и предметов интерьера, подбор материалов отделки.

Мастерские компании выполнят все интерьерные работы по отделке помещения, изготовлению и установке мебели, элементов дизайна конференц-зала, предметов интерьера и аксессуаров.

Сотрудники нашей партнерской компании «Атанор» выполнят все необходимые работы по оборудованию конференц-зала аудио и видеооборудованием, системами конференц-связи, системами отображения информации и управления.

Выполним все работы с интерьером конференц-зала под ключ.

Пример создания многофункционального зала под ключ (от разработки дизайна интерьера до отделки и запуска оборудования)

Наши дизайнеры и проектировщики внимательно ознакомятся с Вашими требованиями и пожеланиями, и предложат необходимые решения по дизайну конференц-зала и проекту с учётом особенностей вашего помещения, инсталлируемого оборудования и вашего фирменного корпоративного стиля.

При разработке проекта дизайна конференц-зала, Вам будет предложено большое разнообразие традиционных и современных материалов и технологий.
Наши дизайнеры могут предложить решения в любом стиле — от классики до ультрасовременного хай-тека.

Большой опыт нашей компании в дизайне интерьера, мебели, предметов, а также изготовлении всего этого в наших мастерских позволит Вам создать в зале комфортную и удобную рабочую среду для проведения деловых встреч, занятий, переговоров, презентаций и прочих видов деловой деятельности.

Примеры некоторых дизайн-проектов и реализованных объектов


Дизайн конференц-зала Федерального космического агентства «Роскосмос» и ситуационного центра Внутренних войск МВД России

Дизайн малых конференц-залов и переговорных комнат

Оборудование конференц-залов и залов совещаний от нашей партнерской компании

Зал совещаний
АБН АМРО Банк

Современный зал совещаний

Зал совещаний предназначен для проведения рабочих заседаний, совещаний, деловых встреч, пресс-конференций, бизнес-презентаций. Мероприятия могут проводиться в закрытом режиме (руководитель и один или несколько сотрудников или бизнес-партнеров) и расширенном составе (совет директоров, акционеров, собрание руководителей и топ-менеджеров, ответственные встречи с клиентами и партнерами, встреча первых лиц компании и приглашенных участников или СМИ).

В зале совещаний, построенном по новейшим технологиям, руководители государственных организаций, крупных коммерческих компаний, холдинговых структур, промышленных предприятий могут вести эффективную работу по принятию решений на основе анализа поступающей информации.

Основная задача зала совещаний — создание условий для коллективной работы с аудио-визуальной информацией с целью обсуждения и принятия управленческих решений. Большое значение может иметь имиджевая составляющая зала, который, помимо роли помещения для групповой работы, выполняет представительскую функцию. В зале совещаний все должно быть функционально, качественно, удобно, стильно.

При создании современного зала совещаний необходимо уделять внимание следующим факторам:

  • Дизайн-концепция: корпоративные стандарты и атрибуты, отделка высококачественными материалами
  • Мебельное решение: в центре комнаты располагается круглый или овальный стол в окружении удобных эргономичных кресел, по стенам зала обычно устанавливается ряд стульев для приглашенных участников
  • Инженерная система: системы электропитания, кондиционирования, освещения, жалюзи и другие системы жизнеобеспечения создают атмосферу, требуемую для ответственной работы
  • Развитая информационно-технологическая структура: структурированная кабельная сеть, современный компьютерный парк, локальная вычислительная сеть, беспроводные сетевые решения и др.
  • Аудио-визуальный комплекс решает задачи по демонстрации видеоматериалов и компьютерных презентаций с высоким качеством разрешения; комфортного режима обсуждений; видеоконференций с территориально удаленными абонентами; видеонаблюдения; обеспечения синхронного перевода; видео- и аудиопротоколирования событий.

Примеры реализованных проектов

Особенности решения

Во время деловых совещаний, голосований, сеансов видеоконференц-связи важно соблюсти несколько принципов:

  • Видеоинформация должна быть видна каждому участнику процесса — это достигается благодаря многоэкранной системе визуализации, включающей основную проекционную систему и дублирующие средства отображения информации
  • При проведении видеоконференции с удаленными абонентами должно быть видно каждого участника совещания — для этого используется многоточечная видеоконференц-связь с возможностью вывода большого объема информации высокого качества
  • Голос каждого должен быть услышан – акустическая система и конгресс-система способны организовать грамотное звуковое пространство и обеспечить равномерные аудиосигналы с эхо- и шумоподавлением
  • Всем представителям должно быть понятно, о чем идет речь, — на встречах с зарубежными партнерами и клиентами задействуется цифровая система синхронного перевода и трансляции информации переводчикам
  • Во время заседаний и собраний ничто не должно отвлекать участников от рабочего процесса — поэтому аудио-визуальная система устанавливается таким образом, чтобы максимально скрыть элементы оборудования и обеспечить высочайший уровень комфорта при использовании AV-техники

Типовой аудио-визуальный комплекс в зале совещаний включает элементы: систему визуализации информации; систему звукового сопровождения; источники сигналов; систему коммутации; систему управления; дискуссионную конгресс-систему; систему синхронного перевода; систему видеоконференц-связи и технологического телевидения. При создании концепции современного зала совещаний выделяются несколько рабочих зон, которые следует оснащать аудио-визуальными технологиями.

Когда начинать проектировать зал совещаний?

Компания «Делайт 2000» рекомендует приступать к проектированию технического оснащения зала совещаний как можно раньше, желательно на этапе разработки дизайн-проекта помещения. Это позволит заранее определить состав оборудования и точки его размещения, согласовать установку технических систем с дизайнерским оформлением зала совещаний, вовремя подготовить строительную документацию на прокладку скрытых коммуникаций. Очень важно спроектировать систему освещения с учетом будущего размещения в зале устройств отображения информации. Установка некоторых устройств после отделки помещения может превратиться в серьезную инженерную задачу, что потребует дополнительных расходов на прокладку коммуникаций и закрепление оборудования.

Компания «Делайт 2000» (Москва) разрабатывает проекты создания и модернизации залов совещаний на базе самых передовых аудио-визуальных и смежных технологий и выполняет весь комплекс работ по консультированию, предпроектному обследованию, созданию концепции функционального, планировочного, эргономичного решения, проектированию, поставке, монтажу, настройке и технической поддержке.

Как организовать совещание и вести протокол

Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.

Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.

КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?

По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:

• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.

• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:

а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;

б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);

в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.

Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

  • Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

  • Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:

• приобретение новой поточной линии;

• технологическая подготовка производства;

• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;

• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;

• материально-техническое обеспечение производства.

В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

  • Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
  • Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
  • Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.

УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ

Общие требования к участникам мероприятия:

• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;

• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.

Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.

Как всех оповестить

Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.

Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.

Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».

Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Оповещение участников совещания

Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.

Рассадка участников совещания

Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:

• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);

• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;

Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).

Пример 2

Схема рассадки

Именные карточки

На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)

Рис. 1. Именная карточка для участника совещания

В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:

• наименование организации, которую представляет каждый участник;

• населенный пункт, в котором находится указанная организация.

На бейдже также могут быть:

• логотип организации, которую представляет участник;

• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.

Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).

Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно

Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.

ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ

На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.

Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).

На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.

Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

Временные рамки

Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

Чтобы рассчитать продолжительность совещания:

• Уточните у председателя регламент каждого выступления.

• Запланируйте перерывы, если это необходимо.

• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте

О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

ПРИМЕР 3

Повестка дня с временными ограничениями

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ

Протокол[1] документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.

[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014.

Выделяют следующие виды протоколов:

• Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.

Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.

Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

Шаг 1: готовим рабочее место

Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:

• Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).

• Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.

• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.

• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.

Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.

Шаг 2: фиксируем ход совещания

Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

Как вести черновые записи?

1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Черновик протокола совещания. Лист № 1

Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:

Лист № 2: «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;

Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;

Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 6: «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;

Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания);

Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;

Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).

2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:

В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.

3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.

4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:

Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.

В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада: «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям» – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.

5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования.

Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.

Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:

Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался».

Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.

Шаг 3: Оформляем протокол

Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).

Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .

Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ПРИМЕР 5

Бланк протокола

Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:

  • Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:

  • Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:

В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:

  • Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указывают:

• Ф.И.О. председателя и секретаря совещания;

• после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке). Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации);

• повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»).

В основной части указывают (по каждому докладу):

• после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня;

• после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О. выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу;

• после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить. », «Предусмотреть. », «Проинформировать. ».

Шаг 4: регистрируем протокол

После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».

Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.

Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).

Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:

После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.

ПРИМЕР 6

Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов

Шаг 5: контролируем поручения

Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel

По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7).

Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Еще по теме: