Договор архивного хранения образец

Договор хранения документов

Подборка наиболее важных документов по запросу Договор хранения документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Нормативные акты: Договор хранения документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Договор хранения документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Формы документов: Договор хранения документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Договор на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов

ДОГОВОР N___ на оказание архивных услуг, услуг по упорядочению документов

_______________, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице ______________, действующее на основании Устава, с одной стороны, и ______________________________, именуем_____ в дальнейшем «Заказчик», в лице _____________________, действующее на основании ______________________, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Исполнитель по заданию Заказчика оказывает архивные услуги и услуги по упорядочению документов, в том числе:

1.1.1. Услуги по хранению архивных документов Заказчика;

1.1.2. Услуги по организации документов в делопроизводстве, их отбору и подготовке к передаче на хранение в архив;

1.1.3. Услуги по использованию архивных документов;

1.1.4. Услуги по представлению архивной информации по тематическим, генеалогическим, имущественным и социально-правовым запросам;

1.2. При приеме документов Исполнитель представляет Заказчику акт приема-передачи документов.

1.3. Дата начала оказания услуг и выполнения работ «___»_________ ____ г.

Дата окончания «___»__________ ____ г..

1.4. Работы выполняются по месту нахождения Заказчика в помещении архива (или в кабинете N _____).

Заказчик обеспечивает условия для сохранности передаваемой Исполнителю документации, в том числе от несанкционированного доступа, залива, пожара, иного уничтожения.

1.5. Со стороны Заказчика исполнение Договора курирует _______________________, телефон _______________.

2. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

2.1. Все переданные Исполнителю документы, а также содержание настоящего Договора, считаются конфиденциальными.

2.2. Исполнитель по требованию Заказчика незамедлительно возвращает Заказчику все документы (включая (без ограничения) печатные, рукописные, электронные носители), предоставленные Заказчиком или любым из его представителей Исполнителю или разработанные Исполнителем в ходе выполнения своих обязательств по настоящему Договору.

2.3. Обязательства Сторон в отношении соблюдения конфиденциальности информации о Заказчике сохраняют силу и после прекращения действия настоящего Договора в течение _____ лет.

3. ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

3.1. Материалы, оборудование и энергию, необходимые для выполнения Работ, предоставляет ___________ (Исполнитель/Заказчик). Перечень материалов, оборудования и энергии, предоставляемых для выполнения Работ, указан в Приложении N 2, являющемся неотъемлемой частью Договора.

Предоставленное оборудование должно быть возвращено при передаче результата Работ Заказчику.

3.2. Риск случайной гибели или случайного повреждения документов, материалов и оборудования несет ______________ (Исполнитель/Заказчик/Сторона, их предоставившая).

Стоимость документов, материалов и оборудования для целей возмещения убытков, причиненных их случайной гибелью или случайным повреждением, согласовывается Сторонами в соответствующем Перечне.

3.3. Риск случайной гибели или случайного повреждения результата выполненной Работы до ее приемки Заказчиком _______________ (Исполнитель/Заказчик).

3.4. Исполнитель ____________________ (обязан выполнить Работы лично/вправе привлекать к выполнению Работ других лиц (субподрядчиков).

3.5. Качество результата Работ должно соответствовать требованиям Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: _________________________.

3.6. В случае обнаружения недостатков Работ после приемки, в том числе при сдаче в _______________ архив, Исполнитель обязуется устранить выявленные недоработки в течение _____ дней с момента предъявления требования Заказчика.

3.7. Заказчик в течение срока выполнения Работ обеспечивает беспрепятственный доступ Исполнителя в помещение архива (и в кабинет N _____).

4. ОБЯЗАННОСТИ И ПРАВА СТОРОН

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Соблюдать режим конфиденциальности и сохранности документов при выполнении Работ и услуг.

4.1.2. Совместно с хранителем архива Заказчика выверить наличие и состояние документов, анализировать и оформлять результаты такой проверки.

4.1.3. Провести экспертизу ценности документов и их соответствия установленным перечням.

4.1.4. Вносить предложения по уничтожению документов с истекшими сроками хранения или не подлежащими дальнейшему хранению.

4.1.5. Составляет описи сформированных дел.

4.1.6. При необходимости вносить предложения по восстановлению отдельных недостающих документов.

4.1.7. Копировать и выдавать копии документов, выписок из документов из находящихся в работе документов или из сформированных дел.

4.1.8. Сдать готовые результаты Работ в согласованные Сторонами сроки.

В случае, если у Заказчика имеются претензии к качеству результата Работ, согласовать с Заказчиком сроки и порядок устранения выявленных недостатков.

4.2. Исполнитель вправе привлекать в целях выполнения отдельных Работ по настоящему Договору субподрядчиков, при этом Исполнитель несет ответственность перед Заказчиком за действия и/или бездействие субподрядчиков как за свои собственные.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Не позднее _____ дней с момента заключения Сторонами настоящего Договора обеспечить условия для выполнения Работ и услуг Исполнителем.

4.3.2. По получении от Исполнителя уведомления о готовности результата Работ к сдаче согласовать дату, принять результат Работ не позднее согласованной даты.

4.3.3. Оплатить выполненную Работу Исполнителя в соответствии с условиями настоящего Договора.

4.4. Заказчик вправе в любое время проверять ход исполнения Работ и оказания услуг, не вмешиваясь в деятельность Исполнителя.

5. ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

5.1. По окончании Работ Исполнитель сообщает Заказчику ____________________ (в простой письменной форме с отметкой о вручении, по электронной почте с подтверждением получения, по факсу и т.д.) о готовности результата Работ к сдаче.

5.3. Заказчик, принявший Работы без проверки ____________ (лишается/не лишается права ссылаться на недостатки Работ, которые могли быть установлены при обычном способе их приемки (явные недостатки)).

6. ЦЕНА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

6.1. Цена Работ и услуг по Договору составляет _____ (_________) рублей, в том числе НДС — _____ (__________) рублей.

6.2. Оплата по Договору производится ____________________ (не позднее чем за _____ дней до начала выполнения Исполнителем Работ и услуг (предварительная оплата)/в течение _____ дней после подписания Сторонами акта сдачи-приемки выполненных Работ и услуг/в следующем порядке: часть цены Работ и услуг в размере _____ (__________) рублей, в том числе НДС _____ (__________) рублей, Заказчик оплачивает до начала выполнения Исполнителем Работ и услуг (предварительная оплата), оставшуюся часть цены Работ в размере _____ (__________) рублей, в том числе НДС _____ (__________) рублей, Заказчик оплачивает в течение _____ дней после подписания Сторонами акта сдачи-приемки выполненных Работ и услуг).

6.3. Все расчеты по Договору производятся в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на указанный Исполнителем расчетный счет. Обязательства Заказчика по оплате считаются исполненными на дату зачисления денежных средств на корреспондентский счет банка Исполнителя.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

7.1. За нарушение сроков выполнения Работ и услуг Заказчик вправе требовать от Исполнителя уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от цены Работ (п. 6.1 Договора) за каждый день просрочки.

7.2. За нарушение сроков оплаты, указанных в п. 6.2 настоящего Договора, Исполнитель вправе требовать с Заказчика уплаты неустойки (пени) в размере _____ процентов от неуплаченной суммы за каждый день просрочки.

7.3. Сторона, не исполнившая или ненадлежащим образом исполнившая обязательства по Договору, обязана возместить другой Стороне _______________ убытки в полной сумме сверх предусмотренных Договором неустоек/убытки в части, не покрытой предусмотренными Договором неустойками/только убытки/только предусмотренные Договором неустойки.

7.4. Во всех других случаях неисполнения обязательств по Договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору при возникновении непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств, под которыми понимаются: ____________________________ _____________________________________________________________________________ (запретные действия властей, гражданские волнения, эпидемии, блокада, эмбарго, землетрясения, наводнения, пожары или другие стихийные бедствия).

8.2. В случае наступления этих обстоятельств Сторона обязана в течение _____ дней уведомить об этом другую Сторону.

8.3. Документ, выданный ____________________ (Торгово-промышленной палатой, уполномоченным государственным органом и т.д.), является достаточным подтверждением наличия и продолжительности действия непреодолимой силы.

8.4. Если обстоятельства непреодолимой силы продолжают действовать более _______________, то каждая Сторона вправе расторгнуть Договор в одностороннем порядке.

9. СРОК ДЕЙСТВИЯ, ИЗМЕНЕНИЕ И ДОСРОЧНОЕ РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

9.1. Договор действует в течение _____ с даты его заключения.

9.2. Все изменения и дополнения к Договору действительны, если совершены в письменной форме и подписаны обеими Сторонами. Соответствующие дополнительные соглашения Сторон являются неотъемлемыми частями Договора.

9.3. Договор может быть досрочно расторгнут по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

10. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

10.1. Стороны будут стремиться к разрешению всех возможных споров и разногласий, которые могут возникнуть по Договору или в связи с ним, путем переговоров.

10.2. Споры, не урегулированные путем переговоров, передаются на рассмотрение суда в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации.

11. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1. Договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

11.2. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из Сторон.

11.3. К Договору прилагаются:

— Акт приема-передачи документов (Приложение N 1);

— Перечень материалов и оборудования, предоставляемых для выполнения работ (Приложение N 2).

Примерная форма договора на хранение документов между архивом и организацией (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Договор на хранение документов между архивом и организацией

[ место заключения договора ]

[ число, месяц, год ]

[ Полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемый в дальнейшем «Исполнитель», «Архив» с одной стороны и [ полное наименование юридического лица ], в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ наименование документа, подтверждающего полномочия ], именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. В соответствии с условиями настоящего договора Заказчик передает на хранение Архиву документы, а Архив на возмездной основе принимает и обеспечивает их сохранность.

1.2. Архив предоставляет Заказчику следующие услуги:

— прием дел долговременного хранения по личному составу, а также документов депозитарного и временного хранения;

— проведение комплекса работ по упорядочению документов, составлению описей, переплету и постраничной нумерации документов, оформлению обложек;

— отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

— изготовление копий документов по запросу Заказчика;

— выдача Заказчику дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале Архива;

— оказание консультативно-методической помощи в совершенствовании организации работы с документами;

1.3. Настоящий договор заключается сроком на [ значение ] лет.

2. Порядок передачи документов

2.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется в соответствии со сдаточной описью, согласованной Сторонами.

2.2. Прием-передача документов на хранение оформляется Актом приема-передачи (Приложение N 1), который подписывается обеими Сторонами.

Если при передаче обнаружено отсутствие каких-либо документов, числящихся в передаточной описи, то их номера оговариваются в Акте приема-передачи документов с изложением причин их отсутствия.

2.3. При передаче документов проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыве листов, размывке текста документов и т. п.) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера документов и листов.

2.4. В случае, если передаваемые документы заражены грибком или плесенью, Архив имеет право не принимать такие документы на хранение без проведения соответствующей обработки за счет Заказчика.

2.5. Принятые Архивом на хранение документы немедленно обрабатываются и описываются в соответствии с действующими правилами и нормами работы архивов.

2.6. Передача документов в Архив осуществляется силами и за счет средств Заказчика.

3. Стоимость услуг и порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по настоящему договору составляет [ сумма цифрами и прописью ] рублей в месяц.

3.2. Оплата оказанных услуг производится ежемесячно не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за отчетным.

3.3. Дополнительные услуги оплачиваются Заказчиком отдельно в соответствии с прейскурантом цен Исполнителя.

3.4. Оплата Заказчиком услуг производится путем [ указать способ оплаты ].

4. Права и обязанности сторон

4.1. Исполнитель обязуется:

4.1.1. Оказать Заказчику услуги в полном объеме и надлежащего качества в соответствии с настоящим договором.

4.1.2. В процессе хранения документов Заказчика соблюдать охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический режимы.

4.1.3. Выдавать по запросу Заказчика документы, переданные на хранение.

4.1.4. Сохранять конфиденциальность и не допускать разглашения третьим лицам сведений о составе, объеме, содержании передаваемых на хранение документов.

4.1.5. Извещать Заказчика обо всех обстоятельствах, способных привести к порче или утрате передаваемых на хранение документов.

4.2. Исполнитель имеет право:

4.2.1. Запрашивать и получать необходимую информацию у Заказчика.

4.2.2. Требовать своевременной оплаты оказанных услуг в соответствии с условиями настоящего договора.

4.2.3. Требовать оплаты штрафных санкций.

4.2.4. Отказаться от исполнения обязательств по настоящему договору при условии полного возмещения Заказчику убытков.

4.3. Заказчик обязуется:

4.3.1. Производить оплату оказанных услуг в установленные настоящим договором сроки.

4.3.2. Создать необходимые условия для обеспечения полного и своевременного оказания Исполнителем услуг.

4.4. Заказчик имеет право:

4.4.1. Требовать надлежащего исполнения обязательств по настоящему договору.

4.4.2.Отказаться от исполнения настоящего договора при условии оплаты Исполнителю фактически понесенных им расходов.

5. Ответственность сторон

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим гражданским законодательством.

5.2. В случае просрочки оплаты стоимости услуг Заказчик выплачивает Исполнителю пени в размере [ значение ] % от суммы долга за каждый день просрочки.

5.3. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему договору, если они докажут, что оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения договора в результате событий чрезвычайного характера.

6. Порядок разрешения споров

6.1. Все споры и разногласия между Сторонами, возникающие в период действия настоящего договора, разрешаются Сторонами путем переговоров.

6.2. В случае невозможности урегулирования споров и разногласий путем переговоров спор подлежит разрешению [ наименование арбитражного суда ] в соответствии с законодательством РФ.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения Сторонами своих обязательств по настоящему договору.

7.2. Все изменения или дополнения к настоящему договору действительны, если они подписаны уполномоченными лицами обеих Сторон.

7.3. Настоящий договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным Гражданским кодексом Российской Федерации.

7.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, подлежит применению гражданское законодательство Российской Федерации.

7.5. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми договор связывает гражданско-правовые последствия для Сторон настоящего договора, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения Стороне или ее представителю.

Юридически значимые сообщения подлежат передаче путем [ вписать нужное — почтовой, факсимильной, электронной связи ].

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило Стороне, которой оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от нее, не было ей вручено или Сторона не ознакомилась с ним.

7.6. Договор составлен в 2 (двух) экземплярах, по одному для каждой из Сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

7.7. Неотъемлемой частью настоящего договора является:

— Приложение N 1 — Акт приема-передачи документов.

Договор хранения документов

ДОГОВОР N _____
хранения документов

г. _________________ «___»____________ ____ г.

___________________, в лице ___________________, действующ___ на основании ___________________, именуем__ в дальнейшем «Хранитель», с одной стороны, и ___________________, в лице ___________________, действующ___ на основании ___________________, именуем__ в дальнейшем «Поклажедатель», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий Договор, именуемый далее по тексту «Договор», о нижеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Хранитель осуществляет хранение документов Поклажедателя на бумажных и других носителях информации, которые переданы Поклажедателем и приняты Хранителем (далее по тексту — «данные Поклажедателя»).
1.2. Хранитель осуществляет хранение данных Поклажедателя в своих охраняемых помещениях (далее по тексту — «хранилище»). Хранитель является профессиональным хранителем.
1.3. Хранитель гарантирует, что хранилище поддерживается в состоянии, пригодном для хранения данных Поклажедателя, и постоянно обеспечивает:
— охрану хранилища;
— ограничение доступа в хранилище и к данным Поклажедателя в соответствии с положениями настоящего Договора;
— регистрацию и сохранение любой информации, предоставленной Поклажедателем Хранителю в формуляре описания документов и касающейся данных Поклажедателя.
1.4. Настоящий Договор заключен на срок _______________________.
Настоящий Договор вступает в силу с даты передачи Поклажедателем данных на хранение.
1.5. Хранитель оказывает Поклажедателю услуги по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов.

2. ПРЕДМЕТЫ, ЗАПРЕЩЕННЫЕ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ

2.1. Поклажедателю запрещается передавать в качестве какой-либо части данных Поклажедателя материалы, которые обычно считаются легковоспламеняющимися (кроме бумаги), взрывоопасными, токсичными, радиоактивными, а также какие-либо материалы, зараженные паразитами или насекомыми, органические материалы, привлекающие паразитов или насекомых, и любые другие материалы, которые являются незаконными, опасными или небезопасными для обращения (далее по тексту — «предметы, запрещенные для хранения»).
2.2. Хранитель имеет право проверить наличие в принимаемых на хранение данных Поклажедателя предметов, запрещенных для хранения. Хранитель вправе отказаться хранить предметы, запрещенные для хранения.

3. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ И ДОСТУП К ДАННЫМ ПОКЛАЖЕДАТЕЛЯ

3.1. Условия настоящего Договора являются конфиденциальной информацией для Поклажедателя и Хранителя и не могут разглашаться или обсуждаться с какой-либо третьей стороной.
3.2. Хранитель выдает данные Поклажедателя только назначенному(ым) представителю(ям) Поклажедателя, указанному(ым) Поклажедателем в формуляре, который выдается Хранителем и заполняется Поклажедателем (такой формуляр может периодически исправляться Поклажедателем) (далее по тексту — «формуляр разрешенного доступа»).
Указание Поклажедателем какого-либо лица в формуляре разрешенного доступа является заверением Поклажедателя, что данное лицо имеет полномочия запрашивать предоставление услуг в отношении данных Поклажедателя, а также сдавать и получать такие данные.
3.3. Любой заказ направляется Хранителю посредством факсимильной связи, посредством курьерской доставки или в электронном виде. Хранитель не обязан предоставлять Поклажедателю какую-либо информацию относительно данных Поклажедателя, пока Поклажедатель не заполнил формуляр разрешенного доступа и не вернул его Хранителю.
3.4. Поклажедатель несет ответственность за точность сведений, содержащихся в действующем формуляре разрешенного доступа.
3.5. По просьбе Поклажедателя Хранитель может инспектировать данные Поклажедателя в специальной комнате для просмотра, находящейся на территории Хранителя.
3.6. Поклажедатель может иметь доступ в хранилище (но не к самим хранящимся данным) для общей проверки только при условии постоянного сопровождения представителя Поклажедателя представителем Хранителя в пределах ограниченной зоны доступа.

4. ОКАЗАНИЕ ХРАНИТЕЛЕМ УСЛУГ

4.1. По заявке Поклажедателя Хранитель оказывает услуги по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов (п. 1.5 настоящего Договора).
4.2. Услуги оказываются Хранителем в порядке и сроки, установленные Приложением N 1 к настоящему Договору.
4.3. По окончании каждого календарного месяца Стороны составляют и подписывают акт об оказанных услугах, который содержит указание на виды, объем и стоимость оказанных услуг.
4.4. В случае оказания Хранителем услуг с отступлениями от настоящего Договора Поклажедатель вправе по своему выбору потребовать от Хранителя:
— безвозмездного устранения недостатков в разумный срок;
— соразмерного уменьшения стоимости услуг.
4.5. По заявке Поклажедателя Хранитель может в качестве части предоставляемых услуг уничтожить данные Поклажедателя. При этом Хранитель не несет ответственности в связи с уничтожением таких данных.

5. ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ ЗА ХРАНЕНИЕ

5.1. Поклажедатель уплачивает Хранителю вознаграждение за хранение в размере _____ (__________) рублей в месяц.
5.2. Вознаграждение за хранение, установленное п. 5.1 настоящего Договора, уплачивается Поклажедателем не позднее ______ числа месяца, следующего за отчетным путем перечисления денежных средств на расчетный счет Хранителя.
5.3. Вознаграждение за хранение, установленное п. 5.1 настоящего Договора, не включает в себя стоимость услуг, оказываемых Хранителем в соответствии с разделом 4 настоящего Договора, которая определяется в соответствии с Приложением N 1 к настоящему Договору.
Стоимость услуг, оказанных Хранителем, определенная в соответствии с Приложением N 1 к настоящему Договору, уплачивается в срок, установленный п. 5.2 настоящего Договора, одновременно с уплатой вознаграждения за хранение.
5.4. Расходы на хранение данных Поклажедателя включены в вознаграждение за хранение.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

6.1. Хранитель отвечает за утрату, недостачу или повреждение данных Поклажедателя, принятых на хранение, если не докажет, что утрата, недостача или повреждение произошли вследствие непреодолимой силы, либо из-за свойств данных Поклажедателя, о которых Хранитель, принимая их на хранение, не знал и не должен был знать, либо в результате умысла или грубой неосторожности Поклажедателя.
6.2. Убытки, причиненные Поклажедателю утратой, недостачей или повреждением его данных, возмещаются Хранителем в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
6.3. В случае нарушения Поклажедателем срока уплаты вознаграждения или стоимости услуг, установленных п. п. 5.2, 5.3 настоящего Договора, Хранитель вправе предъявить Поклажедателю требование об уплате неустойки в размере ________% от неоплаченной в срок суммы за каждый день просрочки.
6.4. За неисполнение или ненадлежащее исполнение иных обязанностей по настоящему Договору Стороны несут ответственность, установленную действующим законодательством Российской Федерации.

7. ИЗМЕНЕНИЕ И РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРА

7.1. Настоящий Договор может быть изменен или дополнен по соглашению Сторон, составленному в письменной форме и подписанному обеими Сторонами.
7.2. Стороны вправе по взаимному соглашению, .

Хранение договоров

Рассказываем, какие существуют виды договоров, а также как происходит процесс их регистрации и хранения.

Из статьи вы узнаете:

Договора заключаются в каждой существующей организации – это неотъемлемая часть жизнедеятельности компании. Имея абсолютно разные задачи, они также имеют и разные сроки хранения в организации. Рассмотрим, какие могут быть виды данных деловых бумаг и как долго их необходимо хранить в организации.

Наиболее распространенные виды договоров

Встречаются довольно разные формы. Но существует определенная структура, которая относится одинаково ко всем типам. В нее входит:

• Вводная часть документа (преамбула);
• Основная часть. В ней указывается предмет договора (о чем конкретно договариваются стороны), а также права и обязанности каждой из сторон, включая сроки выполнения своих обязательств;
• Перечисление основных и прочих условий;
• Реквизиты и подписи обеих сторон (заключительная часть).

В момент заключения сделки компания может применять определенный шаблон для заполнения. Но все же множество организаций занимаются разработкой собственных типовых форм, которые создаются в зависимости от специфики деятельности компании.

В каждом договоре обязательно содержится одна и та же база информации. К ней относится:

1. наименование документа;
2. место и дата подписания;
3. наименование сторон (обязательно с указанием фамилии, имени, отчества и должности каждой стороны);
4. предмет;
5. условия соглашения сделки;
6. сроки работы (начало и окончание работы), или период действия самого документа;
7. стоимость работ и расчеты по нему;
8. сроки и порядок сдачи-приемки работ;
9. ответственность каждой из сторон;
10. гарантии, страхование, возможные риски и случаи форс-мажора;
11. юридические адреса и полные реквизиты (включая банковские) каждой стороны.

Как уже было сказано раннее, на данный момент имеется множество видов деловых бумаг, фиксирующих факт сделки. Но есть всего лишь несколько категорий, с которыми секретарям приходится сталкиваться чаще. К ним относятся трудовые договоры, оказания услуг, найма, пользования и т.д. Рассмотрим разницу между ними.

В первую категорию входят документы, которые отвечают за передачу собственности другому лицу (отчуждения). Их характерной особенностью является то, что они связаны со сделками о купле и продаже, также деловая бумага такого плана заключается при обмене собственности.

Второй наиболее часто встречающийся вид – о предоставлении услуг. Стоит отметить, что в этом случае услуги могут быть совершенно разные: от перевозок, до страхования жизни.

И последняя популярная категория – договоры пользования. В эту категорию входят деловые бумаги об аренде (квартир, зданий, машин или какого-либо оборудования), а также по кредитам.

Важно знать, что нумеровать деловые бумаги разных категорий нужно по отдельности. Допустим, что в организации создается трудовой договор с новым сотрудником. Он оформляется под номером 18 (№18). Тогда следующему трудовому договору будет присвоен номер 19 (№19). Остальные бумаги по сделкам в компании имеют отдельную нумерацию по своим категориям.

Категория

Вид договора

Временного пользования строением

Займа и выдачи кредита

Содержания с иждивением

Об оказании медицинских услуг

Регистрация договоров

Регистрация договоров нужна в первую очередь для облегчения работы с различными бумагами, чтобы избежать лишней путаницы и иметь удобный учет документов. Кроме бумаг по сделкам, которые создаются внутри компании и являются внутренними документами, в организации также могут присутствовать и входящие, которые были заключены с другими компаниями.

Например, если организация заключает договор с определенной компанией на поставку канцтоваров, то компания-поставщик обязательно должна предоставить свой экземпляр контракта по оказанию услуг в двух экземплярах. Один заполненный экземпляр в дальнейшем будет у поставщика, а другой – обязательно останется на хранении в компании. Стоит учесть, что после поступления в организацию необходимо сделать отметку в журнале регистрации входящих документов, если он имеется.

Договоры такого типа необходимо хранить в организации до того момента, как истечет их срок действия, до их расторжения (но не менее года), а также после окончания их срока они должны продержаться около 5 лет.

Хранение договоров

Каждой организации необходимо организовать правильное хранение данных деловых бумаг. Хранение договоров в организации имеет разные сроки. Всё зависит от вида. В этом случае, длительность хранения зависит от того, будут ли документы поступать в государственный или муниципальный архив на дальнейшее хранение или нет. Так, к примеру, срок хранения трудовых договоров, личных дел сотрудников и прочих документов составляет 75 лет или же они хранятся до окончания жизнедеятельности самой компании.

При последующем хранении документов в муниципальном или государственном архиве, договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения. В противном случае документ должен храниться не менее 10 лет.

Нельзя убрать договоры из архивов без какой-либо на это причины. Поэтому необходимо всегда смотреть на срок хранения в организации и удостовериться в том, что он прошел. Сам процесс хранения документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы затрачивалось как можно меньше времени.

На данный момент существует более простой вариант хранения документов, а именно регистрация договоров в электронном архиве. Такой способ избавляет секретаря от бумажной волокиты. Электронный архив сэкономит время и тем самым повлияет на эффективность работы. На момент работы с документами могут происходить различного рода ошибки при заполнении документа или вовсе можно потерять оригинал. В этом случае регистрация в электронном архиве как раз помогает избежать таких проблем.

После того, как истечет срок хранения, на протяжении последующих пяти лет должны храниться следующие соглашения:

• возмездного оказания услуг;
• на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
• о правах и обязанностях;
• коммунального обслуживания;
• контрактации;
• на обслуживание жилых помещений;
• управление многоквартирными домами;
• банковского счета;
• договоры мены, займа и кредита;
• найма;
• материальной ответственности;
• аренды транспорта и услуг перевозки;
• о медицинском обслуживании;
• а также об оказании прочих видов услуг.

У некоторых деловых бумаг имеется отметка о том, с какого момента начинается срок их хранения. Предположим, договор о материальной ответственности содержит пункт, в котором прописано, что срок хранения начинается с момента официального увольнения лица, который несёт материальную ответственность. Необходимо знать, что официально срок хранения начинается с 1 января нового года. И если действие окончилось в октябре 2016 года, то срок его хранения начинается не ранее, чем с 1 января.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов.

Из статьи вы узнаете:

Почему хранению договоров необходимо уделять повышенное внимание

В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:

• на выполнение какого то определенного вида или объема работы;
• на поставку оборудования, комплектующих, сырья и инструментов;
• куплю-продажу производимой компанией продукции, предоставляемых услуг;
• аренду помещений;
• проведение специальной оценки рабочих мест;
• поставку канцелярских принадлежностей.

Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный. Но даже по нему видно, что подобные двусторонние соглашения могут заключаться на самые разные виды работ и предоставление самых разнообразных услуг.

Всеми договорами, независимо от того, что является объектом каждого из них, предусматриваются взаимные обязательства сторон и сроки выполнения. При этом нарушение обязательств или сроков, как правило, предусматривает серьезные штрафные санкции.

Кроме того, своевременное выполнение обязательств контрагентов, оформленных на основе письменно заключенных договоров — это гарантия своевременного обеспечения предприятия всем необходимым, непрерывности его производственного и организационного цикла. Поэтому хранению договоров в организациях уделяется повышенное внимание, в том числе, когда речь идет о подготовке, передаче и хранению их в архиве.

Кому поручается текущее хранение договоров в организации

Решение о том, какое подразделение будет осуществлять текущее хранение договоров в организации, принимает работодатель, это входит в зону его ответственности.

Обратите внимание! Под текущим хранением подразумевается хранение договоров, действие которых еще не завершено или завершилось в текущем году.

Обычно, хранить действующие договоры поручается юридической службе или бухгалтерии, на небольших предприятиях этом может вменяться в обязанности секретарю. Но наиболее целесообразным представляется передача этой функции работникам бухгалтерии, при этом в юридическом отделе могут храниться только копии этих документов.

Договоры относятся к документам первичного бухгалтерского учета, поскольку ими подтверждаются производимые хозяйственные операции. Поэтому, как и в отношении всех других первичных учетных документов, хранение договоров должно осуществляться в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983г. Согласно этому Положению, для их текущего хранения должны быть выделены специальные несгораемые закрывающиеся на замок шкафы или оборудовано специальное помещение.

Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря.

Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении.

Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру.

Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении

Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю. В реестре и журнале учитываются уже те документы, которые подписаны и зарегистрированы. При этом неважно, какому из подразделений поручается текущее хранение договоров.

В реестр или журнал вносится следующие сведения о каждом зарегистрированном договоре:

• порядковый номер записи;
• наименование (тип) договора;
• указанная в нем стоимость или цена;
• информация о второй стороне, подписавшей документ;
• дата заключения договора;
• срок его действия (если он оговорен);
• наличие изменений, дополнительных соглашений к документу;
• текущий статус договора (действует, расторгнут, завершен);
• сотрудник, ответственный за текущее хранение договора;
• примечание;
• номер дела в котором хранится договор.

Как осуществляется временное хранение договоров

Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень.

По истечении календарного года договоры, срок действия которых уже истек, необходимо подшить в дела и организовать их временное хранение в структурном подразделении до того момента, как практическая надобность в них отпадет и они будут переданы в общий архив организации.

Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел. Чтобы легче, быстрее и правильнее организовать хранение договоров при формировании дел, советуем действовать в такой последовательности:

Составьте список всех видов договоров, которые заключает предприятие;

Определите в соответствии с Перечнем сроки для каждого из тех видов договоров, которые специально оговорены в нем;

Сформируйте разного типа в дела с учетом их сроков . Желательно, чтобы в одно дело были подшиты документы, имеющий одинаковый срок хранения.

Фрагмент номенклатуры дел представлен ниже.

Обратите внимание! Листы согласования к договорам, протоколы разногласий и согласования разногласий, не являются отдельными документами, это часть соответствующего договора. Они должны подшиваться и храниться вместе с основным документом.

Сроки хранения договоров в архиве

Хранение договоров в архиве организации осуществляется в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Порядок хранения гражданско-правовых договоров не отличается от того, что установлен в отношении типовых архивных документов. Сроки хранения, хоть и указаны в Перечне, но определить их зачатую бывает достаточно сложно. В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские.

Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются.

Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы:

Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня;

Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436.

Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так:

При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены. Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.

Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок. На протяжении еще пяти лет с того момента, как истечет срок хранения, не уничтожаются такие виды договоров:

• на поставку товаров, оказания услуг и выполнение работ;
• мены, займа и кредита;
• аренды транспортных средств и оказания услуг по перевозке;
• найма;
• на медицинское обслуживание;
• о материальной ответственности.

Когда начинается отсчет установленного срока хранения договора

При определении сроков хранения договоров также следует учесть, что отчет этих сроков начинается не с того момента, когда истекает срок действия договора. Отсчет начинается с момента формирования дел — с 1 января следующего года. И, если действие договора закончилось, например, в марте 2017 года, отсчет срока его хранения начнется с 1 января 2018 года.