Компенсация сотовой связи сотруднику

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Для оперативного решения производственных вопрос предприятиям как никогда необходима сотовая связь. Как и любой вид расходов, эти должны четко регламентироваться для надлежащего контроля и учета. При этом имеем в виду, что компенсация подразумевает возврат части денежных средств сотруднику за использование в рабочих целях собственного телефона. Кроме того, работник от своего имени заключает договор с оператором сотовой связи. Если же все эти действия берет на себя организация, то это уже корпоративная сотовая связь. Тогда необходимость в компенсации за сотовую связь отсутствует. В данной статье мы рассмотрим какая предусмотрена компенсация мобильной связи сотрудникам.

Компенсация мобильной связи сотрудникам: законодательная база

Обоснованность данной статьи расходов прописано ст.164 ТК, которая прописывает компенсацию в денежном эквиваленте расходов, которые сотрудник понес в результате рабочего процесса. В ст 188 ТК прописаны следующие случаи дополнительных выплат сотрудникам:

• за использование личного имущества (в данном случае мобильного телефона);
• амортизацию данного имущества.

Важно! Если стоимость мобильного телефона менее 40 тыс руб., то амортизация на него не начисляется, а стоимость телефона единовременно списывается на материальные затраты предприятия.

Помимо прочего, предприятие отдельно должно оплачивать расходы за пользование сотовой связью. В ст.41, 45 ТК РФ говорится, что в коллективном договоре, а также нормативно-локальных актах подробно должны быть описаны вопросы касательно подобного рода выплат. Размер же их необходимо обговорить в двухстороннем порядке между работником и предприятием и внести отдельным пунктом в трудовой договор или дополнительное соглашение.

Законодательством четко прописаны требования к экономическому обоснованию включению в статьи расходов подобного рода компенсаций. В противном случае предприятие могут привлечь к административной ответственности.

Предприятие имеет право

Работник имеет право

Обоснованность расходов на сотовую связь

Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.

Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.

Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.

Документы для подтверждения расходов на сотовую связь

Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.

Название документа

Что должно быть прописано

Аренда мобильного телефона у сотрудника

Аренда личного мобильного устройства у работника – довольно частая практика. Документально можно оформить подобного рода отношения двумя способами:

• заключить договор аренды мобильного устройства (ст. 606-625 ГК РФ), в котором необходимо прописать срок аренды, а также размер и сроки выплаты. Можно избежать дополнительной волокиты с оформлением договора и прописать все эти пункты в трудовом договоре или дополнительном соглашении;
• заключить договор безвозмездного пользования имуществом (в данном случае мобильным телефоном) работника и/или назначить сумму компенсации за это пользование.

Детализация счета оператора связи

Детализация счета оператором связи – это реальный документ, на основании чего, можно судить, сколько по факту работник проговорил, и за что собственно ему должны быть компенсированы деньги. Тем не менее законодательно никто не сможет обязать вас предоставлять данный документ.

Вопрос остается спорным в виду различных мнений:

• Минфин совместно с Налоговыми органами выступают за включение детализации в обязательный перечень документов;
• некоторые арбитражные суды говорят об отсутствии необходимости этого документа при установлении целесообразности включения компенсации за пользование сотовой связью в себестоимость.

Облагается ли компенсация НДФЛ и взносами?

Компенсация за пользование сотовой связи в рабочих целях не облагается:

• НДФЛ;
• взносами на обязательное медицинское страхование;
• взносами на страхование от несчастных случаев.

Здесь есть упущение, что личные звонки в учет расходов не принимались. Если же имело место использование сотового (сим-карты) помимо рабочего процесса в личных целях, сумма компенсации, которая приходится на время, когда работник совершал звонки личного характера, должны облагаться НДФЛ.

По-другому обстоят дела, когда заключен договор об аренде личного мобильного телефона. Сумма арендных платежей будет облагаться НДФЛ, поскольку является дополнительным доходом работника.

Пример! Предприятие заключило договор аренды мобильного устройства с работником. Сумма ежемесячных арендных платежей составляет 500руб. В договоре прописана фиксированная сумма компенсации за пользование сотовой связью 1500 руб. В этом случае, 500 рублей будет облагаться НДФ (13%) сумма налога составит 65 руб. С нее же осуществляются перечисления в страховые фонды.

Лимиты по компенсации на сотовую связь работников

Заключая соглашение о компенсации за сотовую связь, организации и работник могут путем переговоров обсудить допустимый лимит расходов на сотовую связь. Таким образом компенсации будет осуществляться только в рамках этого лимита. Например, лимит на компенсацию составляет 2000 руб., а в месяц работник потратил на переговоры 2350 руб. Таким образом, ему возместят только 2 000 руб.

Отражение расходов в бухгалтерской документации

Бухгалтер включает те или иные расходы в статьи затрат только в том случае, если они были направлены на получение прибыли. В противном случае, налоговые органы исключат их из себестоимости.

Компенсация за сотовую связь предполагает, что договор с оператором заключен на имя работника. Таким образом он осуществляет плату за связь, подает соответствующие документы работодателю и тот возмещает ему потраченные средства.

Вне зависимости от налогового режима, компенсация за сотовую связь отражается в налоговом учете как оплата услуг связи.

Соответствует следующая бухгалтерская проводка:

Проводка

Операция

Дебет 20 (26, 44) — Кредит 73

Расходы на сотовую связь компенсированы работнику

Эти затраты будут учтены в себестоимости. Если организация не плати НДС. В противном случае, компенсации за сотовую связь нельзя принимать к рассмотрению в виду отсутствия счет-фактуры от оператора сотовой связи к конкретной организации.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.

Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.

Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.

Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.

Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?

Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.

Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.

Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.

Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.

Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.

Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Автор: Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

– с Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (для автономных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет средств от приносящей доход деятельности, грантов в соответствии с положением о закупках).

Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи

Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.

Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.

Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;

возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Документальное оформление использования сотовой связи

В любом учреждении, которое в ходе своей деятельности использует сотовую связь, должны быть следующие документы.

Компенсация расходов на сотовую связь

Как быть, если сотрудники используют мобильную связь и для работы, и в личных целях, а в коллективном и трудовых договорах при этом нет ни слова о компенсации использования личных телефонов в служебное время? Можно ли в данном случае производить выплаты и как они должны быть оформлены, чтоб не вызвать вопросов у ревизоров из ПФР, выяснила Анна Мишина.

Чтобы обеспечить работника мобильной связью, фирма может «пойти» несколькими путями, в том числе «подключить» сотрудника к корпоративному тарифу, перечисляя деньги напрямую сотовому оператору.

С одной стороны – это очень удобно, ведь нужный специалист всегда «на связи». Но с другой – предприятию придется постоянно подтверждать обоснованность и производственный характер таких выплат. Обратите внимание, в законе четкого списка для обоснования расходов на оплату услуг связи нет, поэтому стоит взять на вооружение перечень, проверенный и отработанный практикой. Туда должны входить договоры с операторами мобильной связи на оказание услуг, приказы руководителя об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны. Информацию о том, будет ли компания оплачивать сотовую связь того или другого сотрудника, можно прописать и в трудовом контракте. А в коллективном договоре можно указать, для каких именно должностей предусмотрена сотовая связь за счет компании (Письмо УФНС РФ по г. Москве от 5 октября 2010 г. № 16-15/104055@). Кроме того, нужны должностные инструкции, где было бы сказано, на какой именно должности человеку должны оплачиваться мобильные переговоры, а также платежные документы и счета оператора связи (о необходимости таких документов говорит следующая судебная практика: Определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 года № 11211/08, Постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 года № КА-А40/4697-09-2 и от 24 февраля 2009 года № КА- А40/12268-08, Северо-Западного округа от 15 января 2009 года № А56- 6560/2008, Центрального округа от 6 марта 2009 года № А35-4080/07-С8).

Нужна ли детализация?

«Кроме всего вышеперечисленного, факт осуществления расходов в производственных целях косвенно могут подтвердить договоры с контрагентами или деловая переписка, – отмечает Анатолий Царев, заместитель начальника юридической службы подмосковного складского комплекса. – При этом хотелось бы обратить внимание на следующее: довольно часто при проверках чиновники требуют от представителей компаний детализированные счета – якобы чтобы точно убедиться, что переговоры с оплачиваемого фирмой номера велись исключительно по рабочим вопросам. При этом ревизоры пугают, что при отсутствии таких расшифровок звонки будут рассматриваться как личные переговоры со всеми вытекающими последствиями. Имейте в виду: таких полномочий у чиновников нет! Это следует из многочисленных норм права, начиная со статьи 63 Закона от 7 июля 2003 года № 126-ФЗ, где четко прописана конфиденциальность содержания переговоров, и заканчивая письмом самих же налоговиков (абз. 8 Письма МНС РФ от 22 мая 2000 г. № ВГ-9- 02/174) и арбитражной практикой (например, Постановлением ФАС Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06). Достаточно того, что телефонные переговоры были произведены в рабочее время и связаны с исполнением должностных обязанностей.

Фирма не перечисляла денег своим сотрудникам в качестве компенсации «мобильных» расходов. Все выплаты производились непосредственно сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных счетов. Следовательно, по своей природе такие выплаты не являются компенсационными и носят исключительно производственный характер.

Но, с другой стороны, если вы считаете, что связываться с проверяющими «себе дороже» и одновременно уверены, что со звонками все в порядке, то можно сразу запросить у оператора детализацию. Она без всяких проблем предоставляется по запросу компании. Впрочем, я бы не сказал, что сама по себе детализация позволяет точно выявить содержание разговоров и стопроцентно подтвердить их производственный характер. Даже с сотрудниками компании-партнера вполне можно не обсуждать детали проектов, а «говорить за жизнь». Кстати, мне известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн. По-моему, ситуация разрешилась тем, что работники с оплачиваемыми номерами действительно были вынуждены писать чуть ли не объяснительные по каждому звонку, а также обращаться к поставщику и нескольким его сотрудникам за письменным подтверждением, кому именно принадлежат указанные в детализации номера».

Оплата, а не компенсация

Но приведенный выше пример – не единственный случай, когда с подтверждением производственного характера и обоснованности оплаты мобильной связи сотрудников возникают внештатные ситуации. Например, нередко ревизоры из налоговой инспекции или Пенсионного фонда пытаются приравнять их к отчислениям, которые «уходят» на компенсацию разговоров по личным телефонам. Именно так случилось с предприятием из города Верхняя Салда, находящегося в Свердловской области, куда специалисты Пенсионного фонда явились для проверки правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное медицинское страхование.

Изучив предоставленные предприятием документы, чиновники обратили внимание на то, что база для начисления взносов занижена. А произошло это, как, опять же, следовало из проверенных сотрудниками ПФР бумаг, из-за отсутствия сумм возмещения сотрудникам расходов за использование личных мобильных телефонов. Кода специалисты Пенсионного фонда попросили организацию объяснить этот факт, то сотрудники фирмы ответили, что никакого возмещения, по сути, нет, поэтому деньги и не перечислялись. А пользование мобильной связью в компании происходит другим способом: «сотовый» оператор выставляет счет и на этом основании фирма переводит деньги. При этом «на руки» сотрудникам ничего не выдается. Данный метод оплаты связи закреплен во внутренних документах компании, в частности – в приказе директора, в котором четко установлен список сотрудников, мобильные переговоры которых оплачиваются, а также цель этих расходов – «для решения производственных вопросов».

Сотрудники Пенсионного фонда, конечно же, приняли все это во внимание, но при этом решили, что такие «мобильные платежи» не могут быть признаны производственными затратами, даже несмотря на формулировку в приказе руководителя организации. И, еще раз просмотрев все документы, они приравняли данные выплаты к оплате труда, пояснив это тем, что работники использовали свои телефоны не только по служебной необходимости, но и для личных переговоров, поэтому они должны облагаться страховыми взносами. А раз это не было сделано вовремя, то чиновники предложили предприятию не только уплатить недоимку, но также перечислить штраф и пени.

Известен случай, когда, изучив детализацию, налоговики потребовали, чтобы фирма предоставила данные еще и о том, каким именно сотрудникам предприятия-компаньона принадлежат номера, на которые шли «входящие» звонки из проверяемой компании, дескать, вдруг они беседовали не с коллегами, а с девушками на ресепшн.

Не согласившись с таким решением, представители организации обратились в арбитраж с требованием о признании его недействительным.

Изучив все предоставленные документы, судьи первой, апелляционной и кассационной инстанций признали, что чиновники ошиблись с выводами. Они разъяснили, что насторожившие ревизоров выплаты никак не связаны с оплатой труда сотрудников. Арбитры специально обратили внимание на то, что за проверенный специалистами ПФР период выплаты физическим лицам за услуги мобильной связи вообще не производились. Понесенные же страхователем расходы носят исключительно производственный характер. И оплачены они были сотовому оператору за услуги связи на основании выставленных им счетов, а не сотрудникам предприятия за использование личных аппаратов. Соответственно, по своей природе они не являются компенсационными выплатами.

Деньги, полученные работниками предприятия для осуществления расчетов за потребленные предприятием услуги связи, являются общехозяйственными расходами и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов. А, следовательно, решение суда в данной части является правильным (Решение Арбитражного суда Свердловской области от 26 мая 2014 г., Постановления Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20 августа 2014 г. № 17АП-9237/2014-АК и ФАС Уральского округа от 4 декабря 2014 г. № Ф09- 8296/14 по делу № А60-8923/2014).

Однако чиновники ПФР решили бороться до конца и подготовили обращение в высшую судебную инстанцию. Но и коллегия судей ВС согласилась с позицией организации. Они подтвердили, что раз оплаченная мобильная связь предоставлялась не всем сотрудникам, а только тем, кто был поименован в соответствующем приказе, данная выплата не может быть отнесена к оплате труда. Организация изначально определила эти расходы как производственные, и отразила их как «общехозяйственные» и «затраты на связь».

Судьи пояснили, что по закону объектом для обложения страховыми взносами, об отсутствии которых говорили чиновники ПФР, признаются выплаты и прочие вознаграждения, начисляемые организацией в пользу физических лиц по трудовым договорам (ст. 7 Закона № 212- ФЗ). Но в данном случае не было ни этих перечислений, ни необходимых формулировок в контрактах, нет и каких-либо платежных ведомостей на сотрудников. Более того, спорные деньги не являлись какими-то поощрениями и не зависят от трудовых успехов людей. Другими словами, нет ни единого повода для отнесения спорных выплат к оплате труда. Поэтому на основании всего вышеперечисленного суды всех инстанций пришли к выводам, что данные расходы носят производственный характер и не подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов (Определение ВС РФ от 30 апреля 2015 г. № 309-КГ15-1758 по делу № А60-8923/2014).

Бухгалтерия.ру рекомендует

Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев. Журналы для бухгалтера и предпринимателя >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2018 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам?

В ходе осуществления деятельности любая компания использует мобильную связь. В некоторых случаях речь идет о так называемых, корпоративных тарифах, когда работниками выдается телефон с сим-картой на время работы, в некоторых служащий вынужден оплачивать связь за свои деньги, а работодатель компенсировать все затраты. В статье подробно разберем оба варианта.

Позиция законодателя

В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.

В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:

• использование вещей;
• амортизация имущества;
• траты, связанные с употреблением имущества.

При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.

Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.

Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.

Документально расход подтверждается следующими документами:

• приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
• заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
• отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
• детализацией звонков от оператора связи;
• трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
• договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.

Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:

• определять размер выплат и порядок их назначения;
• уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
• утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.

Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор. При оформлении отношений в рамках гражданско-правового соглашения положения ТК РФ на них не распространяются.

Расходы организации на приобретение мобильных телефонов

После приобретения мобильных телефонов для нужд организации, бухгалтерия должна оформить проводку расходов в установленном законом порядке с учетом того, что стоимость приобретенной продукции будет постепенно снижаться. Бухгалтерия должна провести расходы, которые направлены на приобретение сотовых телефонов и сим-карт к ним, по статье ПБУ 6/01. При этом на баланс организации они могут быть отнесены либо к обычным, либо к прочим расходам. Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости. Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии. Если цена телефонов меньше 40 000 руб., то они включаются в состав материальных расходов. Все средства, которые были потрачены на покупку мобильных телефонов должны быть подтверждены соответствующими чеками, квитанциями.

Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:

• утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
• разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.

При этом таким акты могут быть включены в качестве приложений в коллективный договор.

Обеспечение сотрудников средствами связи

Обеспечение служащих средствами мобильной связи со стороны работодателя может проходить несколькими способами:

1. Работодатель закупает мобильные телефоны, оформляет сим-карты, работник пользуется ими в пределах установленных лимитов.
2. Возмещает работнику расходы за использование личного мобильного, при этом включая в них амортизацию имущества.
3. Заключает с работником договор аренды телефона.

При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.

Вопросы налогообложения

Ст. 209 НК РФ уточняет, что все доходы, которые получают физические лица в процессе осуществления трудовой деятельности, должны подлежать налогообложения. При этом в качестве налогового агента выступает работодатель, который «собирает» со служащих НДФЛ. Работодатель должен исчислять сумму налога в соответствии с произведенными затратами.

Ст. 252 НК РФ расходы, которые осуществлены на мобильную связь, должны подтверждаться следующими документами:

• платежками;
• договорами с организациями (например, о приобретении сим-карты);
• перепиской с оператором связи и т.д.

При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.

Все расходы работодателя на оплату услуг мобильной связи, согласно ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организации, должны быть отнесены к числу прочих расходов. При этом налогом не должны облагаться все компенсационные выплаты, которые совершаются сотрудникам за использование их личных мобильных телефонов.

Размер компенсации мобильной связи работникам

Для того, чтобы уточнить размер выплат работнику, который использует личный телефон и сим карту для решения рабочих вопросов, работодатель и работник проводят переговоры в результате которых определяют суммы выплат. Далее эта информация включается в текст трудового договора, который подписывается сторонами. При необходимости, если трудовые отношения уже начаты, можно подписать дополнительное соглашение к договору, в котором уточнить все необходимые пункты.

В тех случаях, когда выплата компенсаций за использование мобильного аппарата сотрудника не носит единичный характер, можно всю информацию прописать в коллективном договоре, а именно, порядок использования и формулу исчисления размера компенсации. С работником же в последующем может быть подписано соглашение о выплате компенсации для уточнения ее размера.

Помимо этого, рекомендуем работодателю в должностной инструкции работника прописать информацию об использовании личной мобильной связи в интересах организации, а также меры ответственности за исчерпание лимита связи. Это необходимо для того, чтобы впоследствии работник не посчитал, что его права нарушены, так как он не знал о лимите связи и последствиях его окончания.

Для выплаты компенсации работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будет определена сумма, сроки и порядок перечисления. С приказом работник ознакамливается под роспись. Данный документ необходим для бухгалтерии и в последствии, для налоговой инспекции в качестве подтверждающего расходы на мобильную связь.

Каким образом высчитывается сумма компенсации?

В некоторых случаях работник может использовать без лимитный тариф, стоимость которого не меняется. В этом случае работодатель перечисляет служащему фиксированную сумму ежемесячно. Однако такие тарифы неудобны работодателю, так как в ежемесячный лимит входят только звонки в пределах региона. Междугородние соединения приходится оплачивать дополнительно. Поэтом работодателю целесообразно подключить тариф, в котором идет посекундная тарификация и снижены цены на междугородние звонки.

Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.

Работодатель при использовании мобильного телефона сотрудника в интересах организации, должен истребовать у него документы, подтверждающие право собственности на приобретённый телефон.

Если работодатель установит лимиты на телефонные переговоры в течение года, и документально подтвердит их, то он может быть освобожден от уплаты НДФЛ в отношении них. При этом при необходимости лимит можно повышать.

Если работнику была выплачена излишняя сумма компенсации, то остаток может быть перенесен на следующий месяц. Но при ситуации, когда работник выходит за пределы ежемесячного лимита, он должен за счет собственных средств возместить расходы. Условие об этом также должно быть доведено до работника посредством включения его в текст трудового договора.

Таким образом, работодатель может организовать обеспечение сотрудников мобильной связью либо путем предоставления корпоративной связи и мобильного телефона, либо посредством возмещения расходов при использовании последними личного имущества.

Компенсация мобильной связи в 2018 году

На любом коммерческом предприятии используется мобильная связь, особенно если речь идет о разъездном характере работ — с сотрудниками созванивается начальство, сами работники перезванивают клиентам и так далее. Проблемы затрат на сотовую связь решаются на фирмах по-разному — где-то сотрудники получают телефон с SIM-картой на весь период осуществления трудовой деятельности, где-то служащие оплачивают связь самостоятельно, а затем им выплачивается компенсация мобильной связи.

Как работники предприятия могут быть обеспечены средствами связи

Наниматель на свое усмотрение обеспечивает своих служащих средствами сотовой связи одним из указанных ниже способов:

1. Покупает мобильные телефоны, заключает договор с оператором связи и оформляет у него SIM-карты, а сотрудник использует аппарат в рамках утвержденных начальством лимитов.
2. Компенсирует сотруднику, использующему личный телефон, затраты на оплату услуг сотового оператора. В затраты включается и амортизация личного имущества служащего.
3. Предлагает сотруднику заключить договор аренды его личного телефона для нужд компании.

Условия использования в процессе работы личного телефона работника могут быть прописаны в трудовом договоре, там же можно указать и сумму компенсации. В должностной инструкции следует прописать правила, по которым сотрудник будет пользоваться корпоративной связью.

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Какими документами подтверждаются расходы на мобильную связь

Чтобы сотрудник мог гарантировать себе возмещение затрат на мобильную связь, необходимо позаботиться о том, чтобы в наличии были все перечисленные ниже документы. В противном случае, наниматель будет вправе отказать в выплате, и закон будет на его стороне. Из документов понадобятся следующие бумаги:

• трудовой договор, в котором написано об обязанности нанимателя компенсировать расходы служащего на сотовую связь (или приложение к трудовому договору — так проще изменить условия осуществления выплат в будущем при изменении стоимости услуг мобильных операторов);
• приказ начальства сотрудника об обязательном возмещении расходов сотрудника на мобильную связь;
• договор с мобильным оператором о предоставлении услуг связи;
• детализация звонков от обслуживающего мобильного оператора;
• заявление работника о том, что он понес определенные затраты на мобильную связь в служебных целях;
• отчет сотрудника обо всех звонках с мобильного телефона (необходимо указать сведения о собеседнике, времени совершения звонка, его продолжительности и стоимости).

Как работодатель подтверждает понесенные расходы на компенсацию мобильной связи сотрудникам

Не только сотрудник, но и наниматель обязан позаботиться о документах, которые помогли бы оправдать его расходы на выплату компенсаций за мобильную связь перед налоговой службой. Чтобы доказать, что он понес обоснованные убытки, работодателю следует:

• составить локальный акт, в котором были бы перечислены все должности сотрудников, для работы которых необходима сотовая связь;
• утвердить порядок пользования корпоративной сотовой связью.

И правила пользования связью, и локальный нормативный акт могут быть включены в коллективный договор как приложения к нему.

Как рассчитывается компенсация мобильной связи

Если сотрудник использует личный мобильный телефон в служебных целях и пользуется безлимитной услугой связи, наниматель выплачивает ему каждый месяц фиксированную сумму компенсации.

Безлимитные тарифы не являются выгодными для владельцев компаний, поскольку они предполагают совершение звонков исключительно внутри региона проживания пользователя услуг. Если же работодателю необходимо, чтобы сотрудник звонил клиентам или партнерам в другие города, придется нести дополнительные затраты. А потому нанимателям целесообразно выбирать тарифы с посекундной тарификацией и низкими расценками за междугороднее общение.

Наиболее распространенным способом возмещения расходов на сотовую связь является оплата фактически оплаченного времени общения по мобильному согласно тарифам оператора связи. Для этого наниматель требует от работника предоставлять ему по окончании каждого месяца отчет с детализацией совершенных служащим звонков и их стоимости.

В вопросах выплаты компенсации мобильной связи необходимо помнить о следующих моментах:

1. Перед тем, как договориться об использовании личного мобильного телефона служащего и получении компенсации расходов, наниматель обязан потребовать от служащего предоставления документа, который бы доказывал, что он является владельцем телефона.
2. С компенсационных сумм наниматель может не удерживать НДФЛ, если он заранее установит ограничения на пользование мобильной связью. В будущем разрешено увеличить лимиты.
3. Если сотрудник превышает установленные работодателем пределы на пользование мобильной связью, он получает компенсацию только по затратам, которые укладываются в оговоренные границы — остальные затраты возмещаются из личных денег служащего. Если же, наоборот, сотрудник получил компенсацию в большем размере, чем это требовалось, остаток переносится на будущий месяц.