Номенклатура дел образец приказа

Опубликовано

Оглавление:

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем она нужна?

Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

  • их классификацию и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Для кого обязательна

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Прежде всего, это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Тем не менее, желательно. Она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании.

Виды номенклатуры

Она бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую номенклатуры).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяют­ся.

Порядок формирования и утверждения

Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения,
  • утверждается приказом руководителя предприятия.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс дела.
  2. Наименование дела – это название вносимого дела.
  3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному, до 10 лет;
  • временному, от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182.

В случае, если вы не нашли нужную информацию в представленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй – применяют в работе;
  • третий – является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый – после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Как заполнить форму номенклатуры дел организации

Зачем она нужна?

Согласно п.3.4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

  • их классификацию и учет;
  • облегчение поиска;
  • помощь при передаче дел и составлении описей;
  • системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Для кого обязательна

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее. Прежде всего, это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  • государственные и муниципальные;
  • негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  • негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Тем не менее, желательно. Она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании.

Виды номенклатуры

Она бывает трех видов:

  • типовая (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  • примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
  • индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую номенклатуры).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заво­димых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях составляется для каждого структурного подразделения своя, которые в дальнейшем объединяют­ся.

Порядок формирования и утверждения

Впервые ее нужно разработать в начале деятельности предприятия. В конце каждого года она пересматривается (при необходимости) и применяется в уточненном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов).

Разработку обычно поручают подразделению предприятия или кадровику. При необходимости, можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течении деятельности.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

  • разрабатывается подразделением организации;
  • подписывается начальником подразделения,
  • утверждается приказом руководителя предприятия.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).

Согласно «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г., в номенклатуре следует указать:

  1. Индекс дела.
  2. Наименование дела – это название вносимого дела.
  3. Количество единиц хранения – измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
  4. Срок хранения и № статей по перечню – указание на то, сколько времени следует хранить дело, с ссылкой на нормативный акт, которым этот самый срок установлен.
  5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

  • временному, до 10 лет;
  • временному, от 10 лет;
  • постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

  • основным является «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558.
  • сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182.

В случае, если вы не нашли нужную информацию в представленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров:

  • первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  • второй – применяют в работе;
  • третий – является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
  • четвертый – после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  • остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года. Утверждение номенклатуры дел организации допускается двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения на самом документе.

Содержание примерного приказа об утверждении номенклатуры дел

Документ, как правило, содержит:

  • дату введения новой номенклатуры дел;
  • ФИО и должности лиц, ответственных за работу в соответствии с утвержденной номенклатурой;
  • ФИО и должность ответственного за исполнение приказа.

Руководитель предприятия должен подписать приказ и заверить его печатью.

Порядок составления и хранения приказа об утверждении номенклатуры дел

Приказ регистрируется в соответствующем журнале приказов по основной деятельности. Хранить его нужно постоянно в соответствии со ст. 19 «Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г.

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации.

Что такое номенклатура дел в организации и зачем она нужна?

Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке. Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.

Реестр систематизирует документальный фонд, определяет порядок классификации документов в дела, их название. Организует систему учета, способствует быстрому поиску локальных актов и иных деловых бумаг, обеспечивает их сохранность.

Для предприятия перечень документации является основным классификационным справочником, с помощью которого, создается схема распределения бумаг, согласно присвоенным индексам. На основе индексов формируются номера для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, локальных, распорядительных, кадровых и прочих внутренних актов. Номенклатура является базой для разработки других классификаторов.

В практике делопроизводства реестр играет роль учетного документа. Куда по итогам года вносится число папок, заведенных по конкретному направлению деятельности фирмы в текущем году. Это облегчает подготовку материалов к сдаче в архив.

Таким образом, разработка номенклатурного регламента способствует:

  • учету дел на предприятии в целом и в подразделениях в частности;
  • систематизации деловых бумаг разного уровня;
  • процессу индексации отдельных документов и папок;
  • составлению описей для архивов разного уровня.

Виды номенклатуры

  • типовую — нормативный документ, включает реестр дел и документальное оснащение организаций одного типа;
  • примерную — носит рекомендательный характер, разработана для однотипных предприятий. Включает приблизительный состав дел и их индексов;
  • индивидуальную – самостоятельный локальный акт организации. Документ этого типа формирует сама организация, но сроки хранения, вносятся согласно примерной или типовой номенклатур. Наименование разделов, редактируются с учетом специфики предприятия.

Порядок утверждения

Порядок ведения номенклатурного перечня в новом году формируется в октябре текущего года. В этот период руководители отделов пересматривают списки дел подразделений. Проекты реестров для подразделений, согласовываются с ответственным работником архива предприятия, подписываются руководителями отделов и непосредственными исполнителями.

Служба делопроизводства на основании составленных подразделениями реестров, составляет сводный перечень и оформляет в проект распоряжения согласно установленной форме. Для вступления в силу бумаге необходимо пройти процедуру утверждения, содержание которой зависит от типа организации.

В бюджетных учреждениях

В бюджетных учреждениях реестр дел составляется на основании нормативных актов (типовой номенклатуры), рекомендованной министерствами и ведомствами.

Пунктам 3.2.5.3 и 3.2.5.5 приказа Главархива № 33 от 25.05.1988 г. определяется процедура утверждения номенклатурного регламента. Согласно ему, перечень, составленный в учреждении, обязательно согласуется в экспертной комиссии муниципального архива один раз в 5 лет. Если в учреждении в течение пятилетнего срока не происходит глобальных изменений, реорганизаций, изменений статуса т.п., ежегодное согласование не обязательно.

На основании писем Минобразования РФ в организациях данного уровня для утверждения номенклатуры издается приказ за подписью директора.

В госструктурах

Утверждение номенклатуры документооборота осуществляется следующим образом:

  • оформление документа на бланке организации;
  • получение визы сотрудника, ответственного за ведение архива;
  • рассмотрение экспертной комиссией предприятия, с последующим составлением протокола;
  • получение визы экспертно-проверочной комиссии архива;
  • утверждение руководством предприятия.

В государственных структурах перечень дел утверждается руководителем посредством подписания стандартизированной формы. Иногда пользуются ведомственными шаблонами, обязательными к использованию всеми структурными подразделениями.

В частных компаниях

В частных компаниях порядок оформления перечня документов и их индексации сохраняет ту же последовательность, что и в госструктурах. За исключением этапа рассмотрения в экспертной комиссии предприятия. Регламент утверждается распоряжением руководителя.

Процедура по утверждению номенклатуры в частных фирмах и коммерческих предприятиях значительно упрощается, если:

  • компания не сдает документы на длительное хранение в архивные организации;
  • доля государственного капитала в компании составляет менее 50%.

В этом случае номенклатурный регламент не требует согласования с экспертной комиссией фирмы и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива. Разработанный порядок классификации утверждается простым приказом руководителя.

Как составить приказ?

Распоряжение об утверждении номенклатуры дел, разработанное и подписанное по всем требованиям, придает ей статус действующего документа, локального нормативного акта компании.

Ввиду отсутствия стандартизированной формы приказа, организациям разрешается составлять его произвольно, но придерживаться рекомендаций инструкции по делопроизводству.

В соответствии с рекомендациями по оформлению документов предприятия, в качестве бланка приказа допустимо использовать любой из предлагаемых вариантов:

  • продольный – с центрованным расположением реквизитов;
  • угловой с расположением реквизитов по центру;
  • угловой с фланговым расположением.

В распоряжение утверждающего типа включатся следующие реквизиты:

  1. Название (наименование) организации.
  2. Далее располагается слово «ПРИКАЗ».
  3. Слева выставляется дата составления. В этой же строке справа проставляется номер приказа.
  4. Место издания (название города).
  5. На следующем этапе формулируется констатирующая часть, которая указывает причины, цели, задачи издания приказа.
  6. Ниже констатирующей части слева находится слово «ПРИКАЗЫВАЮ», под ним идет распорядительная часть приказа, где прописываются необходимые действия, сроки исполнения, ответственные.
  7. Первым располагается пункт об утверждении номенклатуры дел. Второй пункт вменяет в обязанность руководителям для работы отделов использовать новый утвержденный реестр и способ индексации.
  8. Третий определяет, кто должен передать выписки из разделов номенклатуры, и куда.
  9. В последнем пункте назначается ответственный за исполнение приказа.
  10. В конце печатаются реквизиты подписи руководителя, список лиц для ознакомления с приказом.
  11. Приказ заверяется собственноручной подписью руководителя, круглая печать ставится только на копиях.

Обязательность утверждения и ответственность за ее отсутствие или неправильное применение

Утверждение номенклатуры дел вводит ее в ранг действующих, способствует обеспечению соответствующего хранения, содержания актуальных и архивных документов. Без официального приказа использовать ее нецелесообразно, а в некоторых случаях может привести к путанице и недействительности документов. Отсутствие реестра дел или ее не правильное применение влечет за собой несоблюдение норм хранения и уничтожения документов.

Статья 27 закона об архивном деле №125-ФЗ предусматривает следующие виды ответственности: гражданско-правовую, административную, уголовную.

При наступлении гражданско-правовой ответственности, лицо, нарушившее порядок архивного хранения, может быть наказано штрафом или выплатой неустойки.

По административному кодексу, ст.13.20, лицо, нарушившее установленный порядок хранения и уничтожения документов подвергается штрафу. За нарушения средней тяжести – от 300 до 500 рублей, за серьезные нарушения — от 2000 до 3000 рублей.

За непредставление, утрату первичной налоговой документации юридические и физические лица несут ответственность в соответствии с главой 16 НК РФ:

  • за непредоставление документов в течение одного налогового периода штраф — 10 тыс. рублей, свыше одного периода — 30 тыс. рублей;
  • за их утрату, повлекшую уменьшение базы налогов штраф — 20% суммы неоплаченных налогов, но не меньше 40 тыс. рублей.

За уничтоженные, поврежденные, сокрытые (ст. 325 УК РФ), не представленные в налоговую инспекцию (ст. 199 УК РФ) официальные документы наступает уголовная ответственность. Мера наказания определяется тяжестью содеянного. Виновные несут следующие наказания:

  • штрафы от 100 тыс. рублей;
  • исправительные, принудительные работы;
  • лишение свободы до 2-х лет.

Ответственности за нарушения правил хранения документов подлежат юридические и должностные лица.

О правилах делопроизводства в коммерческих и муниципальных организациях рассказывает автор сюжета ниже.

Номенклатура дел в конце года: уточнение и переутверждение

Состав дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, при этом постепенно и неизбежно меняются бизнес-процессы. Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, то окажется, что:

появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка;

упразднили государственный орган, «спускавший» приказы;

кто-то из работников создал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел.

Помимо привычных производственных и бизнес-процессов эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Задача делопроизводителя состоит в том, чтобы обнаружить такие изменения в составе дел всех подразделений организации и учесть их при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Какие операции с номенклатурой дел выполняются в конце календарного года?

Выясним, что говорится в нормативных документах.

В Правилах организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее – Правила 2015)[1], которые носят нормативный, т.е. обязательный, характер, содержится следующее положение:

Извлечение

из Правил 2015

4.18. […] Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

А вот что говорится в знакомых каждому, кто занимается хранением документов, Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила):

Извлечение

из Основных правил

3.4.6. […] Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сразу заметно, что в Правилах 2015 нет условия о том, что номенклатура дел обновляется ежегодно. Создается впечатление, что этот документ, единожды изданный, сохранится в первозданном виде, пока организация не «изменит свои функции и структуру». Однако это невозможно (мы уже говорили о том, что организация развивается, и состав ее дел меняется медленно, но постоянно).

Если обратиться к форме итоговой записи к номенклатуре дел, предложенной в Правилах 2015 (см. Приложение № 25), то можно увидеть, что заголовок к ней такой же, как и в Основных правилах: Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в организации.

Очевидно, что итоговая запись, как и раньше, составляется каждый год. Условие о ежегодном закрытии номенклатуры дел соблюдено, а на замену ей, как и прежде, должна прийти очередная номенклатура на следующий календарный год.

Старый документ новому не помеха

Несмотря на то что Основные правила являются методическим, а не нормативным документом, специалистам будет трудно полностью отказаться от их использования в архивном деле. С изданием Правил 2015 Основные правила никто не отменял, и нет причин для того, чтобы не применять этот подробный и привычный документ во вторую очередь и в отсутствие противоречий с Правилами 2015.

Таким образом, ежегодно над номенклатурой дел производятся следующие действия (см. схему).

Все эти действия выполняются в последнем квартале календарного года. Как показывает практика, обычно это происходит в декабре (или в ноябре, если требуется согласование с ЭПК архивного учреждения). Рассмотрим последовательно каждый из этих процессов.

Уточнение номенклатуры дел

Под ежегодным уточнением номенклатуры дел подразумевается:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

Поскольку выполнить эту работу предстоит на уровне всей организации, секретарю не обойтись без помощи коллег из структурных подразделений. Они знают состав дел своего отдела гораздо лучше, чем секретарь. Последний организует сбор информации и ее анализ.

Сбор информации производится с помощью служебной переписки (Пример 1).

Срок выполнения задачи, поставленной в этой служебной записке, стандартный. Если работник не в первый раз видит номенклатуру дел своего подразделения и понимает, что от него требуется, он выполнит задание в течение пары часов.

Ответ на служебную записку, подготовленный юридическим отделом, приведен в Примере 2.

Полученную информацию работники архива учтут при составлении номенклатуры дел на следующий год и на ее основе внесут актуальные изменения в действующую номенклатуру. Это нужно делать, если в течение года появились новые дела, например переписка с новым контрагентом.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года. Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце каждого раздела и заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (Пример 3). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратите внимание

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Подготовка новой номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны быть особенно внимательными и учитывать, что некоторое время займет согласование номенклатуры с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Выше мы выяснили, что это согласование следует проводить не реже чем один раз в пять лет. Таким организациям рекомендуется иметь готовую номенклатуру дел уже к концу ноября, чтобы получить согласованную номенклатуру от архивного учреждения в стандартный тридцатидневный срок (как раз к Новому году), быстро утвердить ее в последних числах декабря, раздать подразделениям выписки, после чего со спокойной совестью отправиться на каникулы.

Компании, которым не нужно взаимодействовать с государственными архивами, имеют для работы над новой номенклатурой немного больше времени. Но и им нужно завершить всю работу над ней до наступления праздников, чтобы с первого же рабочего дня нового года дела в подразделениях формировались в соответствии с новой номенклатурой.

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые. При этом важно обращать внимание на т.н. переходящие дела и по мере возможности на то, чтобы как можно больше дел сохранили свои индексы неизменными.

Наш словарик

Переходящими называются заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года. Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом[2].

Например, если компания в 2014 г. ввязалась в судебную тяжбу, которая длится до сих пор и явно перейдет еще и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому суду, будет переходящим. И если в 2014 г. ему был присвоен индекс 24-15.07, то он таким и останется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, то состав его дел должен быть внесен в номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с незаполненной формой номенклатуры дел, которую в случае необходимости заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Пример

Вновь образованный в 2015 г. в Дирекции по правовым вопросам отдел регистрации имущества будет внесен в номенклатуру под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 год раздел «Отдел регистрации имущества» встает в один ряд с отделами внутри Дирекции по правовым вопросам и получит соответствующий порядковый номер.

При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: 25-06. До 2016 года 24-06.

Как составить номенклатуру дел?

Правила 2015 не содержат алгоритма составления этого документа, зато этот процесс очень подробно описан в Основных правилах (см. раздел 3.4).

Составление номенклатуры дел состоит из нескольких этапов.

Первый этап – исследование документального фонда организации. Оно может быть полномасштабным и описывающим все документы, создаваемые во всех подразделениях компании. К такому прибегают при составлении номенклатуры впервые. А в последующие годы нужно лишь уточнять и отслеживать изменения документального фонда, о чем мы и говорим в этой статье. Работа над номенклатурой дел в любом случае начинается со сбора информации.

Второй этап – заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 25 к Правилам 2015; Пример 4).

Заполняем графы

Графа 1 «Индекс дела»[3]. Индекс состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей, как в Примере 2: 24-15-06 «Арбитражное производство. Дело № В36-448093/2014».

Графа 2 «Заголовок дела». Заголовок дела – формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела, например: Приказы по основной деятельности, Распоряжения главного инженера, Переписка с ООО «Рассвет-АВТО», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда.

Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Прочее», «Интересные документы» и т.п.

Графа 3 «Количество дел». Графа, которая заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Это, пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая нас о том, сколько лет хранится каждое из дел. Сроки хранения документов установлены в перечнях документов, использовать которые обязана каждая организация независимо от того, государственная она или нет. К ним относятся:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015));
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011)).

Кроме указанных перечней, сроки хранения документов могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а секретарь занимался сведéнием и проверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Графа, в которой указывается дополнительная информация относительно дел. Здесь может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе пишется, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа визируется работником, ответственным за архив, и подписывается руководителем службы ДОУ организации. Если такой должности в компании нет, проект подписывает непосредственный начальник работника-составителя. Начинается процедура согласования.

Согласование номенклатуры дел с ЭК организации

Сводная номенклатура дел должна пройти как минимум процедуру согласования с ЭК организации.

Готовая сводная номенклатура дел на следующий год направляется для согласования членам экспертной комиссии. Если все в порядке и никаких изменений в проект документа вносить не нужно (или после того, как по замечаниям членов ЭК номенклатура была откорректирована), на специальном заседании комиссии номенклатура дел согласовывается. Решение об этом отражается в протоколе заседания ЭК.

Согласование с ЭПК архивного учреждения

Один раз в пять лет организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

На согласование в государственный архив направляется подписанный и согласованный с ЭК организации проект номенклатуры дел.

Важно!

Гриф утверждения в проекте остается незаполненным.

Проект номенклатуры дел прикладывается к сопроводительному письму и направляется в архив. Стандартный срок ответа на письмо – 30 календарных дней.

Утверждение номенклатуры дел

Только после того как будут собраны все подписи и визы согласования, проект номенклатуры дел утверждается руководителем организации.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и выглядит так:

Никольский М.К. Никольский

28.12.2015

Датой номенклатуры дел будет считаться дата ее утверждения. В приведенном нами примере таковой является 28 декабря.

Передача структурным подразделениям выписок из номенклатур дел на следующий год

После того как сводную номенклатуру дел утвердит генеральный директор, секретарь должен подготовить и передать в подразделения выписки из нее. Каждое структурное подразделение еще в уходящем году должно получить собственную номенклатуру дел и приступить к работе в соответствии с ней с первого же дня нового рабочего года.

РЕЗЮМЕ

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале и завершить ее следует до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
  • вновь заведены в уходящем году;
  • не будут вестись в подразделениях в будущем году.
  1. Если обнаружатся заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дела, то они вносятся в действующую номенклатуру от руки, в специально оставленные для этого строки.
  2. На случай, если в течение следующего года в организации будет образовано новое структурное подразделение, в конце номенклатуры дел оставляется лист с чистыми графами таблицы для внесения изменений от руки.
  3. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, должны согласовывать свою номенклатуру дел с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения не реже чем один раз в пять лет.
  4. Из вновь утвержденной номенклатуры дел секретарь (делопроизводитель) делает выписки и передает их в структурные подразделения до конца декабря.

[1]Подробнее см.: Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Секретарь-референт. 2015. № 11. С. 68–74; Тиханович С.В. Комментарий к новым Правилам организации хранения архивных документов: разделы I–II // Секретарь-референт. 2015. № 12. С. 76–86.

[2]Пункт 3.4.9 Основных правил.

[3]Подробнее о заполнении граф номенклатуры дел см.: Бахарева М.М. Как исключить ошибки при составлении номенклатуры дел? // Секретарь-референт. 2014. № 10. С. 59–66.

специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Еще по теме: