Приказ о инвентаризации в аптеке

Опубликовано

Оглавление:

Инвентаризация в аптеке

Информация о балансе предприятия должна соответствовать фактическому наличию товарно-материальных ценностей и основных средств. Чтобы свести эти данные, нужно проводить периодически инвентаризацию. Только с ее помощью можно выявить:
• недостачу имущества (кража, потеря и т.д.);
• его порчу (истечение срока годности, неправильность хранения) и другие факты.
Проведение ревизии в аптеке – это отдельная разновидность инвентаризации, так как в данных организациях имеется специфический товар – лекарственные препараты. Многие из них отпускаются только по рецепту.

Нормативная база

Проверка товара в аптеках проводится на основании следующих законодательных актов:
• Приказ Минфина под номером 49 «Указания по проведению инвентаризации»;
• Налоговый кодекс Российской Федерации» — глава 25;
• Федеральный закон под номером 129 «О бухгалтерском учете»;
• иная нормативная законодательная база органов государственной власти;
• внутренние приказы руководства подотчетной компании.

Отступление от указанной документации невозможно. Мы можемv провести инвентаризацию в аптеке по всем установленным законом правилам:
• быстро;
• достоверно;
• открыто.

Установленные сроки для ревизии и основания

Перед началом проведения инвентаризации следует определить ее периодичность. Законодательство Российской Федерации устанавливает лишь основания проведения ревизионных мероприятий. По общему правилу, сроки инвентаризации должны быть прописаны во внутренних регламентах аптек или в учетной политике компании, связанной с фармацевтикой.

По закону о бухгалтерском учете в аптеке нужно проводить сверки в таких ситуациях:
• при выкупе или продаже активов организации;
• при передаче имущества по договору аренды;
• каждый год при составлении бухгалтерской отчетности;
• если в аптеке выявлены факты хищения;
• при форс-мажорных обстоятельствах (пожары, стихийные бедствия и подобные);
• если компания затеяла реорганизацию или ликвидации.

Заказать инвентаризацию аптеки можно в сторонней организации. На практике такой вариант является наиболее эффективным, так как независимые лица могут объективно оценить ситуацию на предприятии, представить достоверный отчет.

Проведение проверки

Инвентаризация силами сторонней компании (инвентаризация на аутотренинге), как указывалось ранее, даст хорошие результаты. В нашей компании трудятся высококвалифицированные специалисты с богатым опытом работы по инвентаризации предприятий, организаций, компаний, фирм различных направлений.

Специфика ревизии аптек состоит в том, что проверке подлежат не только используемое имущество: полки, витрины, тумбы, столы, стулья, но сами лекарственные препараты на складе. При этом, в самую первую очередность наша ревизионная группа начинает проверку именно складского помещения.

Наши сотрудники скрупулезно пересчитывают имеющиеся на аптечном складе ценности и сопоставляют их с данными по бухгалтерскому учету. Мы выбираем подходящие для данного случая методы и способы проверки, которые в том или ином случае приведут к достоверным результатам: «по полкам», по алфавиту и т.д.

По итогам работы могут быть выявлены такие фактические обстоятельства:
• недостача материальных ценностей;
• обнаружение просроченных товаров;
• находка излишек, не зафиксированных документально.
В любом случае, за складом должно быть закреплено материально-ответственное лицо, которое несет ответственность за количественную и качественную составляющую.

Виды инвентаризации

Условно выделяют несколько видов проверок:
• полная и всесторонняя инвентаризация всего комплекса ценностей аптеки, которая проводится примерно один раз в 3 года. Инвентаризации подлежат лекарственные препараты, мебель и сопутствующее оборудование, касса, оргтехника, расходные материалы и т.д.;
• ежегодная перед составлением обязательной бухгалтерской отчетности. При этом проверка проводится в отношении кассы и ТМЦ;
• внеплановые, когда для аптеки важно владеть достоверной информацией о фактическом положении дел компании.

При увольнении материально-ответственного лица инвентаризация обязательно должна проводиться, чтобы новый сотрудник могут приступить к своим обязанностям «с чистого листа». В противном случае, новичку придется исправлять ошибки предшественника.
Важно, чтобы в дни проведения инвентаризации аптека была закрыта для покупателей, не проводилась приемка и отпуск лекарственных средств. Только так имеется возможность составить акт инвентаризации в достоверности с фактическим состоянием на момент проведения проверки.

При обращении в нашу компанию, мы гарантируем высокое качество проверки в самые кратчайшие сроки, чтобы не задерживать работу аптеки и отпускать лекарствf людям, которые в них остро нуждаются.

Инвентаризация в аптеке: порядок проведения, документы, состав инвентаризационной комиссии

Инвентаризация — это проверка наличия запасов фирмы на определённую дату путём сравнения фактических данных с балансовой информацией. Это основной способ контроля за имущественными ценностями. Детальнее о том, как осуществляется и оформляется инвентаризация в аптеке, читайте далее.

Законодательство

Следующие нормативные документы регламентируют порядок проведения инвентаризации в аптеке:

  • Приказ Минфина №49 «Указания по проведению инвентаризации»;
  • гл. 25 НК РФ;
  • ФЗ № 129 «О БУ»;
  • нормативные документы госвласти, осуществляющей внутренний контроль;
  • приказы руководства организации.

Инвентаризация помогает отслеживать движение средств и определять стоимость имущества. В законодательстве четко не прописаны условия и частота проведения сверки. Эти данные должны фиксироваться в учетной политике предприятия. Количество проверок за год, их даты, перечень имущества также определяется руководством фирмы.

В ФЗ № 129 прописаны ситуации, в которых обязательно проводится инвентаризация в аптеке:

  • при передаче активов в аренду, их выкупе или продаже;
  • ежегодно перед составлением отчетности;
  • при смене лиц, несущих материальную ответственность;
  • при выявлении фактов хищения имущества;
  • в случае наступления стихийного бедствия или чрезвычайной ситуации;
  • при реорганизации или ликвидации организации и т. д.

Перед началом проверки нужно сформировать комиссию. Обычно в нее входит сотрудник бухгалтерии, представитель администрации и специалист, который хорошо знаком с ведением дел. Также привлекается материально ответственное лицо для нахождения имущества «по факту». Состав комиссии, сроки проверки утверждает руководитель предприятия специальным приказом.

После его подписания комиссия приступает к подготовительным мероприятиям. В первую очередь проверяется аптечный склад на предмет наличия пожарной сигнализации, условий хранения МПЗ (наличие сейфов, специальных емкостей). Места хранения МЗП должны быть оснащены измерительными приборами. Над вывозом товаров с территории организации должен осуществляться контроль. Входы и выходы в помещение, в котором хранятся МЗП, пломбируются. Также комиссия проверяет, заключен ли с кладовщиком трудовой и договор материальной ответственности.

Проведение инвентаризации в аптеке

Перед подсчётом фактических остатков фиксируются все приходно-кассовые ордера, накладные от поставщиков. После этого комиссии выдается бланк инвентаризационной описи. Это список имеющихся ценностей, представленный в алфавитном порядке. В нем перечислены все имеющиеся у организации МЗП, их количество и качество. По этим данным и осуществляется проверка наличия МЗП. Имущество, которое не представлено в списке, относится к излишкам. Порядок их выявления и учета будет описан детальнее далее.

Инвентаризация в аптеке может осуществляться одним из таких способов: по остаткам, с использованием оборудования, ручным заполнением списка.

В первом случае осуществляется проверка фактически имеющегося товара с ценностями, перечисленными в акте. Все выявленные расхождения фиксируются и корректируются в описи. Данный способ сверки занимает очень много времени. В ходе ежедневной работы, особенно если в аптеке высокая проходимость, вероятность положить препарат не в тот ящик или оставить рядом с кассой увеличивается. При приеме товара часть препаратов можно заставить более востребованными лекарствами. Пересчитывать всю партию в поисках недостающей позиции очень тяжело. Поэтому в ходе таких проверок часто выявляется недостача, которой по факту нет. Приходится заново собирать комиссию и проводить повторную сверку.

Проще всего инвентаризация в аптеке осуществляется при помощи оборудования, которое сканирует товары в местах их хранения, данные с терминала переносит на компьютер и автоматически формирует листы описи. Полученная информация сверяется с бухгалтерскими данными. Все расхождения фиксируются в описи.

Аналогичный метод обработки данных предусматривает и третий метод. Разница заключается в том, что сотрудникам нужно самим все товары поднести к сканеру и обработать. Этот процесс занимает много времени. Но существует способ рациональной организации времени.

Комиссию нужно разделить на группы по два человека. Проводить поверку нужно с разных концов аптеки, двигаясь навстречу друг другу. Один человек будет «подающим» («считающим), а другой – «сканирующим» («записывающим»). Первый открывает ящик и передает все препараты напарнику, который их сканирует и перекладывает в отдельную коробку. После того как опись одного ящика или полки завершена, нужно поставить на нее коробку с медикаментами и двигаться к следующей полке. По завершении проверки следует просто расставить препараты в нужном порядке. При таком способе инвентаризации будут учтены все товары, которые лежат не на своем месте. Компьютер сам просчитает их количество и выдаст итоговый результат.

Оформление результатов

По завершении проверки формируется акт инвентаризации. В нем представлена выявленная недостача и пересорт. Отдельно формируется промежуточный товарный отчет. Его подписывает председатель инвентаризационной комиссии и все участники проверки.

Иногда по результатам проверки выявляется имущество, не отраженное в балансе. В такой ситуации комиссии нужно установить причины его возникновения. В балансе излишки приходуются по рыночной цене на дату осуществления проверки проводкой ДТ10 КТ91. При дальнейшем использовании эти излишки признаются расходами от обычных видов деятельности. В НУ их стоимость относится к внереализационным доходам. В случае дальнейшего использования списывается на расходы при расчете налога на прибыль.

Если руководство приняло решение выявленные МЗП продать, то учет расходов по таким операциям будет проходить в другом порядке. Доходы от реализации выявленных излишков должны быть уменьшены на цену их приобретения. Такая информация по излишкам отсутствует. Способы ее расчета законодательно не прописаны. Поэтому доход от реализации такой продукции корректировке не подлежит, поскольку расходы на ее изготовление при инвентаризации не учитывались.

Правила инвентаризации

Сверка остатков в аптеке отличается от обычной инвентаризации. Проводить проверку комиссия может только в полном составе. Отсутствие даже одного из ее членов может служить основанием для опротестования результатов. В ходе инвентаризации нужно уделить особое внимание таким моментам:

  • Препараты, которые подлежат количественному учету, учитываются по видам, фасовкам, наименованиям, формам и дозировкам. В инвентаризационный акт они заносятся по группам.
  • Ответственность за хищение средств лежит на заведующем склада, если комиссия может доказать его вину. Сотрудник должен уплатить штраф в стократном размере причиненного юридическому лицу ущерба.
  • При сверке ядовитых средств составляется отдельный бланк инвентаризационной описи. В случае выявления отклонений выше утвержденных норм управляющий должен за три дня известить об этом вышестоящую организацию.

Учет недостач в БУ

Суммы недостач не могут перекрываться излишками. Они списываются в пределах установленных норм по приказу руководителя. Нормы списания к заводским препаратам не применяются.

К естественной убыли нельзя отнести потери препаратов:

  • при хранении, транспортировке, в связи с нарушением условий и правил технической эксплуатации;
  • при ремонте или транспортировке оборудования;
  • при складских операциях, авариях, чрезвычайных обстоятельствах;
  • технологические потери.

В БУ недостача относится к издержкам обращения и отражается проводками:

ДТ94 КТ10 – запись делается на основании акта об инвентаризации;

ДТ20(44) КТ94 — запись делается на основании справки расчета.

В НУ потери в пределах норм убыли относятся к материальным расходам. Сами нормы указаны в таких Приказах Минздрава: № 1689 (2007 г.), № 375 (1996 г.), № 284 (2001 г.), № 2 (2007 г.).

Если ГОРЗДРАВ аптека выявит недостачи сверх норм, то суммы затрат списываются на виновных лиц такими проводками:

  • ДТ94 КТ10 – на основании счетной ведомости.
  • ДТ73.2 КТ94 – на основании приказа руководителя.

Трудовым кодексом предусмотрена обязанность сотрудника возместить действительный ущерб работодателю. Под последним понимается реальное уменьшение имущества или ухудшение его состояния, а также необходимость работодателю осуществить затраты на восстановление имущества. Материально-ответвленные лица должны возместить ущерб в полном объеме. Если сотрудник добровольно отказывается возместить ущерб, сумма которого превышает его среднемесячный заработок, то взыскания осуществляются через суд.

Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании, то убытки списываются на финансовые результаты: ДТ91 КТ94.

Учет недостач в НУ

В НУ такие убытки учитываются во внереализационных расходах. Факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить уполномоченным органом власти. Дела о хищении ценностей в аптеке должны рассматривать госвласти. Если виновные лица не найдены, то предварительное следствие останавливается. Об этом факте комиссия выносит постановление, копия которого направляется к прокурору. Копия этого документа как раз и подтверждает факт отсутствия виновных лиц.

Имущество, недостача которого была выявлена в ходе проведения инвентаризации, не использовалось для НДСных операций. Если виновные в хищении лица не найдены, то сумма налога подлежит восстановлению.

Инвентаризация в аптеке: документы

Законом не установлены четкие формы бланков для оформления результатов проверки. Поэтому горздрав, аптека могут разработать свою форму акта, указав в ней все необходимые реквизиты. Можно взять за основу готовые формы бланков Госкомстата (например, ИНВ-3) и дополнить их нужными полями.

В данной инвентаризационной описи указываются все члены комиссии, место проведения проверки, информация о единицах измерения, фактическом наличии объектов и данные бухгалтерского баланса.

Результаты инвентаризации (недостачи и излишки в количественном и денежном выражении) отражаются в акте путем сравнения фактического наличия препаратов с данными учета. Лекарства с истекшим сроком годности следует включить в отдельную опись. Так их будет проще списать. Отражать эти препараты в общем акте инвентаризации не следует.

Списание просроченных лекарств

Порядок установления срока годности препаратов является обязательным для всех предприятий фармацевтической отрасли. Под сроком годности понимается время, за которое препарат должен полностью удовлетворять всем фармакопейным требованиям и техническим условиям, по которым он был выпущен. Просроченные лекарства должны изыматься из продажи и списываться. Для этих целей можно разработать собственную форму документа или использовать установленную: ТОРГ-15, ТОРГ-16.

Нормативный документ, в котором прописывались бы правила уничтожения препаратов, отсутствует. В рамках данной операции можно ссылаться на приказ Минздрава N 382. В нем прописана обязанность владельца некачественных, контрафактных и фальсифицированных средств уничтожать их. Сама процедура регламентируется постановлением правительства № 674. Такие препараты по договору передаются специализированной организации, у которой есть лицензия на обезвреживание отходов I-IV классов.

Налог на прибыль

Процедура списания просроченных лекарственных препаратов обычно вопросов не вызывает. Больше всего сотрудников бухгалтерии интересует способ списания понесенных расходов.

Минфин в Письме N 03-03-06/1/24154 уточнил, что стоимость просроченного товара и затраты на его утилизацию можно отнести к расходам (ст. 264 НК) при условии, что последние документально подтверждены. На этот момент следует обратить особое внимание.

Когда инвентаризируется аптечный склад, часто используется накладная ТОРГ-15. Однако она не отображает информацию о характере дефектов. Поэтому для подтверждения расходов на утилизацию лекарственных средств нужно представить такие документы:

  • акт инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • решение владельца препаратов об их изъятии и уничтожении;
  • договор с фирмой, занимающейся утилизацией отходов, копия ее лицензии;
  • документ, подтверждающий передачу препаратов;
  • акт об утилизации.

В этих документах должна раскрываться такая информация:

  • место уничтожения средств;
  • наименование препаратов, их форма, дозировка, серия, единица измерения;
  • количество передаваемых препаратов;
  • информация о таре и упаковке;
  • наименование производителя.

Все эти данные необходимы для идентификации списанных лекарственных препаратов.

Минимум один раз в год перед сдачей годовой отчетности в аптеке должна проводиться инвентаризация. Процесс сравнения количества фактического имущества с числимым должен фиксироваться в утвержденных документах в установленном порядке. При возможности лучше использовать компьютерный метод сбора данных. Все препараты с истекшим сроком годности фиксируются в отдельном акте с указанием всех данных, необходимых для их дальнейшего списания. Только при выполнении этих требований стоимость просроченных товаров и затраты на их утилизацию можно списать на расходы.

Приказ о инвентаризации в аптеке

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назнача­ется постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и час­тичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризаци­онные комиссии.

В состав инвентаризационных комиссий включают­ся представители администрации — председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

  1. своевременность проведения инвентаризации;
  2. соблюдение порядка проведения инвентаризации;
  3. полноту и точность внесения в описи данных о фактических ос­татках проверяемого имущества или расчетов;
  4. правильность указания в описи наименований и отличительных признаков товарно-материальных ценностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество доз в упаковке и т.д.);
  5. правильность и своевременность оформления материалов ин­ вентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки.

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке — наиболее тру­доемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем рас­поряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата рас­поряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентариза­ции, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается кон­трольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

  1. опломбировать места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы (выходы);
  2. проверить исправность весо-измерительных приборов и соблю­дение установленных сроков их клеймения (поверки);
  3. получить отчеты материально-ответственных лиц о движении материальных ценностей и денежных средств (все приходные и рас­ходные документы, приложенные к отчетам визируются председате­лем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии ос­татков материальных ценностей по учетным данным к началу инвен­таризации).

Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризаци­онной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценно­сти, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные цен­ности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризацион­ной комиссии, а при плановых — заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определя­ется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в непо­врежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна прово­диться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к дру­гому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбиро­вывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помеще­ния, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризаци­онной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвента­ризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

Инвентаризация в аптеке

Периодически в любой аптеке проводится инвентаризация. И каждый работник участвует в ее проведении. В ходе инвентаризации могут выявиться как излишки, так и недостача, которая чаще всего покрывается из кармана первостольника. Терять свои деньги не хочет никто. Именно поэтому к проведению инвентаризации необходимо подойти крайне ответственно. Давайте же поговорим о том, в каких случаях и как именно должна проходить инвентаризация.

Основные аспекты

Прежде всего, необходимо понять, что такое инвентаризация и для чего она проводится. Инвентаризация – это проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся в аптеке, а также оборудования, оргтехники и бытовой техники, выданных руководством компании работникам для использования в повседневной работе. Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета. Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи. Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.

Условно можно выделить 3 вида инвентаризации

1 Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящихся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).

2 Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.

3 Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.

Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании. При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права. Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности. Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.

Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи. А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись. Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.

В проведении инвентаризации обязаны участвовать все работники аптеки: фармацевты, провизоры, консультанты и заведующая, если она в этой аптеке есть. Обязательно присутствие уполномоченных работников офиса, которые составляют инвентаризационную комиссию. В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации. С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.

Порядок проведения инвентаризации

Существуют различные способы проведения инвентаризации

Для того чтобы провести инвентаризацию, руководство компании должно подписать приказ, где прописывают дату проведения инвентаризации, адрес аптеки, время, выделенное на проведение инвентаризации (как правило, 1–2 дня), определяют членов инвентаризационной комиссии и ее председателя, кроме того указывают всех сотрудников аптеки, участвующих в инвентаризации.

В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается. Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.

I способ – подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке.

Это не очень эффективный способ, практически гарантирующий выявление недостачи, даже если на самом деле ее нет.

В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место. Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах. Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом. Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.

II способ – инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.

Разделите всю инвентаризационную комиссию на группы по 2 человека в каждой. Одна группа начинает работать с одного конца аптеки, другая – с другого, двигаясь навстречу. Один из членов группы будет, условно, «подающим», другой – «сканирующим», если процесс инвентаризации компьютеризирован. Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку. После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета. При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов). Это самый действенный способ. Он избавит вас также от необходимости переворачивать всю аптеку в поисках недостающей упаковки и, что самое главное, убережет вас от опасности платить за товар, который «потерялся» в аптеке.

Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь.

Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Здравствуйте, дорогие подписчики! С сегодняшнего дня я начинаю командировки по нашим филиалам, которые находятся в разных городах, как приглашенный специалист.

Самую первую свою поезду я буду приглашенным консультантом в проведении инвентаризации аптеки, некоторые фирмы заказывают у нас эту услугу, при полном аудите.

Честно говоря, с инвентаризацией аптек, я связана косвенно, поэтому решила подготовиться и собрать весь самый полный материал.

Конечно, сейчас многие пользуются специальными программами, для подсчета количества остатков и недостачи, такая программа есть ив моем случае, но она до смешного проста и поэтому много работы нам надо будет делать вручную.

Думаю этот материал мне понадобиться и пригодиться вам. Желаю вам четких данных и поменьше недостачей!

Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Основные аспекты

Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета.

Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи. Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.

Условно можно выделить 3 вида инвентаризации.

  • Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящийся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).
  • Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.
  • Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.

Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании.

При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права.

Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности. Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.

А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись. Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.

В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации. С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.

Как проходит инвентаризация в аптеке

В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается.

Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.

Существуют различные способы проведения инвентаризации.

I способ — Подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке.

В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место.

Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах.

Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом.

Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.

II способ — Инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.

Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку.

После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета.

При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов).

Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь. Автор — Юлия Арсентьева

Контрольные проверки инвентаризации проводятся в аптеке

В состав инвентаризационных комиссий включают­ся представители администрации — председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

  • своевременность проведения инвентаризации;
  • соблюдение порядка проведения инвентаризации;
  • полноту и точность внесения в описи данных о фактических ос­татках проверяемого имущества или расчетов;
  • правильность указания в описи наименований и отличительных признаков товарно-материальных ценностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество доз в упаковке и т.д.);
  • правильность и своевременность оформления материалов ин­вентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц.

В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки.

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке — наиболее тру­доемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем рас­поряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата рас­поряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентариза­ции, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается кон­трольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

  • опломбировать места хранения материальных ценностей, имеющие отдельные входы (выходы);
  • проверить исправность весо-измерительных приборов и соблю­дение установленных сроков их клеймения (поверки);
  • получить отчеты материально-ответственных лиц о движении материальных ценностей и денежных средств (все приходные и рас­ходные документы, приложенные к отчетам визируются председате­лем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии ос­татков материальных ценностей по учетным данным к началу инвен­таризации).

Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризаци­онной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценно­сти, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные цен­ности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризацион­ной комиссии, а при плановых — заблаговременно.

Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в непо­врежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна прово­диться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помеще­ния, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризаци­онной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвента­ризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

Проведение инвентаризации в аптеках

В них обязательно входят участники администрации — председатель данной комиссии, сотрудники бухгалтерского отдела и иные специалисты, которые работают в аптеке.

Комиссия отвечает за следующие моменты:

  • Соблюдение сроков осуществления инвентаризации;
  • Соблюдение рекомендаций, касающихся проведения инвентаризации;
  • Полноту, а также точность внесения информации по количеству остатков имущества, подвергающегося проверке;
  • Верность указания названий препаратов, уникальных параметров каждого лекарства (вес, способ употребления, объем, а также число доз в одной пачке и многое другое);
  • Верность и современность составления отчетов по итогам инвентаризации.

Задачи инвентаризации в аптеке

Сейчас проведение инвентаризации в аптеках предусматривает подсчет числа и цены лекарственных запасов, которые находятся на складе и на витрине. Также процедура позволяет удостовериться в верности их оценки.

После завершения инвентаризации вы сумеете получить общую стоимость имеющегося имущества, которым располагает аптека. Процедура является достаточно сложной, так как требуется работать с большим количеством товаров.

По запасам, которые должны храниться в цельной упаковке, точное количество вычисляется благодаря маркировке, которую можно просмотреть на упаковке.

Также для этого можно использовать сопроводительные документы, предоставляемые поставщиком данных лекарств. В обязательном порядке осуществляется выборочная проверка некоторых упаковок.

Проведение инвентаризации в аптеках

Данные сохраняются в журнале контроля над осуществлением приказов. Представитель комиссии получает особый пломбир.

Для того чтобы начать проверку лекарственного запаса, комиссия должна организовать такие мероприятия:

  • Опломбировать комнаты, где складируются лекарственные препараты, особенно, если есть несколько выходов;
  • Удостовериться в правильности функционирования измерительных приборов, которые задействуются при проверке;
  • Получить подробные данные о товарообороте, а также потоке финансов. Вся документация, которая прилагается к отчетам, помечается председателем отметкой «Для осуществления инвентаризации», а также ставиться роспись. Это считается поводом для вычисления в отделе бухгалтерии остатков.

Подготовка инвентаризации

При проведении незапланированных проверок все ценности проходят тщательную подготовку к процедуре в присутствии участников комиссии, а при запланированных все проводится заранее.

Лекарства следует отсортировать по названиям, способам выпуска, стоимости в порядке, который будет комфортным в подсчете. Наличие лекарственных запасов в процессе инвентаризации вычисляется посредством подсчета, измерения веса.

Значения затем указываются в специальной описи. Категорически запрещено вносить в отчет сведения о текущем уровне запасов, полученные со слов сотрудников, отвечающих за хранение лекарств или по сведениям, указанным в учете, без проведения реальной проверки.

Сейчас проведение инвентаризации в аптеках является сложной, но крайне необходимой процедурой, которая позволяет определить общую стоимость запасов.

Инвентаризация товарно материальных ценностей в аптеке

Розничная торговля лекарственными средствами весьма специ­фическая отрасль. С одной стороны, это та же розничная торговля со своими неизменными атрибутами – РРО, патентами, складами и пр.

Но с другой стороны, реализуемый в аптеках товар является особенным – ведь он очень необходим для здоровья, а порой и для жизни человека.

Поэтому и организация работы в аптеке подчинена глобальной задаче обеспечения здоровья и жизнедеятельности человека. В данной статье рассмотрим особенности проведения инвентаризации товара в аптеке.

Требования к составу инвентаризационной комиссии

Общие требования к составу рабочей инвентаризационной комиссии изложены в п. 11.2 Инструкции № 69, где сказано, что это должны быть опытные работники, «которые хорошо знают объект инвентаризации, цены и первичный учет».

Сроки проведения инвентаризации в аптеке

Следует помнить, что, в частности, перед составлением годовой бухотчетности проведение инвентаризации обязательно, и аптеки не исключение (п. 12 Порядка № 419, пп. «б» п. 3 Инструкции № 69).

Инвентаризационная комиссия в аптеке

«Аптечную» инвентаризацию сопровождают специ­фические методы установления фактических остатков ТМЦ:

  • взвешивание (для сыпучих лекарственных веществ, жидкостей, мазей в массе;
  • подсчет готовых лекарственных препаратов;
  • измерение (для марли, клеенки и т. д.).

Естественно, руководство субъекта хозяйствования обязано обеспечить инвентаризацион­ную комиссию весоизмерительными приборами и эталонными метрами соответствующей точности, прошедшими метрологическую поверку.

Исходя из этого и требований Инструкции № 69, состав инвентаризационной комиссии будет выглядеть так:

  • Председатель комиссии – руководитель (замруководитель) аптеки, при условии, что он не является материально-ответственным лицом в отношении инвентаризируемого объекта;
  • Если же руководитель (заместитель) – материально-ответственное лицо в отношении объекта инвентаризации, то председателем комиссии целесообразно назначить специалиста необходимой квалификации из другой аптеки – структурного подразделения или непосредственно из состава аппарата управления всего предприятия – заместителя руководителя предприятия, начальника отдела, старшего провизора и т. п.;
  • члены комиссии: кассир, товаровед, менеджер, экономист, бухгалтер.

Однако аптечное предприятие может иметь минимальный штат, например: директор – управляющий аптекой (он же учредитель предприятия), провизор, санитарка и бухгалтер. Причем директор и провизор являются материально-ответственными лицами.

Но и для такого небольшого предприятия инвентаризацию никто не отменял. По мнению автора, председателем может быть в данном случае и провизор, и директор – управляющий аптекой.

Несмотря на то что они являются материально-ответственными лицами, их квалификация соответствует требованиям п. 4.1 Лицензионных условий № 723. Остальные сотрудники (и бухгалтер, и санитарка) участвуют в инвентаризации в качестве членов комиссии.

Следует акцентировать внимание на следующем: согласно абзацу «б» п. 11.8 Инструкции № 69, отдельные инвентаризационные описи при инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) составляются в таких случаях:

  • на ТМЦ, находящиеся в пути;
  • на ТМЦ, не оплаченные покупателями в срок;
  • на ТМЦ, находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке).

При проведении инвентаризации в аптеках возможно составление отдельных инвентаризационных описей и в некоторых других случаях, например – на товарно-материальные ценности, оплаченные, но не забранные покупателями.

Ведь вполне могут быть оформлены отгрузочные докумен­ты на оплаченные различными предприятиями товары по безналичному расчету – скомплектованные аптечки водителей, лекарственные средства для пунктов медицинской помощи предприятий, шприцы и бинты для стационарных отделений медучреждений и т. п.

Также нужно отметить, что аптечный ассортимент достаточно разнообразен. Это и изделия медицинского назначения, и дезинфекционные средства, и спецодежда для фарм- и медработников.

Для обеспечения надлежащего контроля за их движением и сохранностью необходимо вести отдельный учет по таким группам (подгруппам).

Для этого вполне реально использовать субсчета, например:

  • 2821 «Изделия медицинского назначения»;
  • 2822 «Ядовитые лекарственные вещества»;
  • 2823 «Наркотические и психотропные вещества»;
  • 2824 «Сыпучие лекарственные препараты».

Инвентаризацию лекарственных средств и товаров, входящих в такие группы (подгруппы), также необходимо оформлять отдельными инвентаризационными ведомостями.

При наличии замечаний по его ведению и/или отсутствии такого журнала комиссии следует составить отдельный акт.

Данные, отражаемые в инвентаризационной описи

Поэтому в дальнейшем учет движения лекарственных средств осуществляется с отражением этих реквизитов.

Одной из задач проведения инвентаризации в аптеке является выявление лекарственных средств с истекшим сроком реализации, а также проверка соответствия номеров серии лекарственных средств и производителей, указанных в товаросопроводительных документах (соответственно, и в учете), фактическим номерам и наименованию фирмы-производителя, зафиксированным инвентаризационной комиссией.

Немного о нормах естественной убыли

В настоящее время в Украине действуют следующие нормативные документы, регулирующие списание потерь в аптечной отрасли в пределах норм естественной убыли:

  • Приказ Минздрава СССР № 138 регулирует списание потерь товара в аптечных складах в процессе производственной расфасовки (распыление, улетучивание, разлив, прилипание к стенкам тары и вспомогательным предметам при фасовке, потери при перемещении из крупной упаковки в более мелкую и т. п.) (п. 1 Приказа № 138);
  • Приказ Минздрава СССР № 1689 предусматривает установление норм естественной убыли медикаментов, вспомогательных веществ и материалов (ваты, марли) к стоимости индивидуально изготовленных в аптечных условиях лекарственных средств.

Таким образом, каких-либо нормативных документов, регулирующих списание в пределах норм естественной убыли потерь (боя, порчи, недостач) готовых лекарственных средств, а также других товаров аптечного ассортимента, в настоящее время нет.

Рекомендуемая форма инвентаризационной описи

Учитывая «аптечную» специфику, при снятии фактических остатков товаров в аптеке, рекомендуется использовать инвентаризационную опись такой формы (ниже приведен фрагмент для лекарственных препаратов).

Алгоритм проведения инвентаризации в аптеке

Полные инвентаризации характеризуются тем, что они организуются по всем видам имущества и обязательств.

Обычно полной инвентаризации подвергаются все материальные ценности, внеоборотные активы, денежные средства и расчетные отношения один раз в год (внеоборотные активы – 1 раз в три года) перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, при ликвидации или реорганизации предприятия.

Проверка, охватывающая часть имущества и финансовых обязательств организации, квалифицируется как частичная инвентаризация. Она может проводиться при передаче части имущества в аренду, выкупе, продаже, при смене материально ответственных лиц и других случаях.

Сплошные инвентаризации охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства. Для выборочных инвентаризаций характерна проверка части имущества и обязательств организации.

При выборочной инвентаризации проверяется лишь часть товарных запасов. Например, при переоценке товаров проводится инвентаризация только тех товаров, по которым меняются цены.

Таким образом, инвентаризация товаров в аптеке, проводимая только по одной товарной позиции, или по одной товарной группе относится к выборочной инвентаризации.

Порядок и периодичность проведения инвентаризации, в том числе и выборочной инвентаризации в межинвентаризационный период, а также методы оценки имущества и обязательств должны быть закреплены в учетной политике аптеки по бухгалтерскому учету.

Унифицированные формы для отражения результатов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Результаты выборочной инвентаризации оформляются также как и результаты сплошной инвентаризации, отличие заключается лишь в том, что оформляются результаты только на одну товарную позицию или группу товаров.

Инвентаризация в аптеке документы

Алгоритм документального оформления результатов выборочной инвентаризации в аптеке выглядит так:

  • Закрепить порядок проведения выборочной инвентаризации в учетной политике аптеки;
  • Оформить приказ (распоряжение) на проведение инвентаризации в котором устанавливает время и сроки ее проведения, перечень ценностей, подлежащих инвентаризации, и состав инвентаризационной комиссии (форма № ИНВ-22);
  • Приказ (распоряжение) о проведении инвентаризации подписывается руководителем организации и регистрируется в журнале контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23);
  • Результаты выборочной инвентаризации по определенной товарной позиции отражаются в формах № ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» и № ИНВ-4 — «Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей», в которых указываются результаты инвентаризации по выбранной товарной позиции;
  • Для отражения выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия товара с данными бухгалтерского учета предусмотрена сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма № ИНВ-19).

Инвентаризация лекарственных препаратов в аптеке

На обязательность осуществления указанного мероприятия неоднократно обращал внимание Минфин (письма от 15.07.2014 N 02-06-10/34544, от 03.10.2013 N 02-06-10/41147, от 30.12.2013 N 02-06-010/58448).

Лекарственные средства, как и другие материальные запасы, подлежат ежегодной инвентаризации. Исключение составляют лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету, их следует инвентаризировать ежемесячно. Данная норма закреплена в Приказе Минздрава СССР N 523.

Как правило, на практике сам порядок проведения инвентаризации не вызывает вопросов, поэтому мы обратим особое внимание на оформление документов, а также на списание лекарственных препаратов с истекшим сроком годности, выявленных по результатам ее проведения.

Ключевые правила инвентаризации лекарственных препаратов

В первую очередь следует обратить внимание на наличие полного состава инвентаризационной комиссии. Отсутствие хотя бы одного лица из ее состава при проведении контрольного мероприятия служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

Далее напомним разъяснения Минфина, которые представлены в Письме от 15.07.2008 N 07-05-12/16. В нем, в частности, сообщается, что методические указания предусматривают участие материально ответственных лиц в проведении инвентаризации.

В соответствии с типовой формой договора о полной материальной ответственности, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85, работник обязуется участвовать в инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества. Таким образом, проведение инвентаризации требует присутствия данных лиц.

Во-первых, лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету, инвентаризируются по видам, наименованиям, фасовкам, лекарственным формам и дозировкам.

В инвентаризационных описях лекарственные средства, учитываемые в денежном выражении, распределяются по группам (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации).

Во-вторых, суммы недостач, выявленные при инвентаризации по одной группе ценностей, не могут перекрываться излишками, образовавшимися по другой группе (п. 5.1 этого документа).

К сведению. Нельзя отнести к естественной убыли:

  • потери лекарственных препаратов при хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий и правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты медикаментов от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования;
  • потери при ремонте или профилактике применяемого для хранения и транспортировки технологического оборудования;
  • потери при внутренних складских операциях;
  • потери при авариях и других чрезвычайных обстоятельствах;
  • технологические потери (потери в процессе производства, обусловленные особенностями производственного цикла и транспортировки).

В-третьих, нормы естественной убыли к лекарствам заводского изготовления не применяются (п. 5 Инструкции по применению норм естественной убыли лекарственных средств и изделий медицинского назначения в аптечных организациях независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, утвержденной Приказом Минздрава РФ от 20.07.2001 N 284).

В-четвертых, в соответствии с п. 33 приложения 5 к Приказу Минздрава РФ N 523 при инвентаризации ядовитых и наркотических лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, составляется отдельная инвентаризационная опись.

Пунктом 6 ст. 59 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ «О наркотических средствах и психотропных веществах» установлено, что материальная ответственность за ущерб, причиненный юридическому лицу, возлагается на его работника, если неисполнение или ненадлежащее исполнение им трудовых обязанностей повлекло хищение либо недостачу наркотических средств, психотропных веществ или их прекурсоров.

Указанный работник в соответствии с законодательством РФ о труде несет материальную ответственность в стократном размере прямого действительного ущерба, причиненного юридическому лицу.

Документальное оформление результатов инвентаризации

Вместе с тем в силу ст. 9 Закона о бухгалтерском учете формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Следовательно, аптечное учреждение вправе разработать и утвердить свои формы для оформления результатов проведения инвентаризации, указав все необходимые реквизиты, приведенные в ст. 9 данного закона.

Поскольку формы Госкомстата являются в настоящее время рекомендательными и не носят обязательного характера, мы остановимся на отдельных нюансах их заполнения.

Инвентаризационная опись составляется комиссией аптечной организации по материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации. В ней отражаются информация о единицах измерения, сведения о фактическом наличии объекта учета (цена, количество), данные бухгалтерского учета (количество, сумма).

В ходе проведения инвентаризации могут быть выявлены препараты с истекшим сроком годности, их рекомендуется включать в отдельную инвентаризационную опись.

Это необходимо для дальнейшего оформления операций по их списанию. Хотим обратить внимание, что на просроченные лекарства ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, не составляется.

Дело в том, что обозначенная форма предназначена для отражения отклонений фактического наличия ценностей от учетных данных, а в рассматриваемом случае таких отклонений нет (лекарственные препараты с истекшим сроком годности находятся на складе (в аптеке), хотя и подлежат списанию в силу своей непригодности к дальнейшей реализации или использованию).

Процедура списания препаратов с истекшим сроком годности

При этом единый порядок установления сроков годности лекарственных средств, обязательный для всех предприятий и организаций, изготавливающих или разрабатывающих лекарственные средства, независимо от их территориального расположения и ведомственной принадлежности установлен ОСТ 42-2-72.

Под сроком годности лекарственных средств понимается время, в течение которого лекарственные средства должны полностью удовлетворять всем требованиям фармакопейных статей или временных фармакопейных статей (технических условий), согласно которым они были выпущены и хранились.

Поскольку в соответствии с п. 5 ст. 5 Закона о защите прав потребителей продажа товара по истечении установленного срока годности запрещается, просроченные лекарственные средства подлежат изъятию из продажи и списанию.
К сведению.

Далее необходимо отметить, что в настоящее время специального документа, в соответствии с которым уничтожались бы лекарственные средства с истекшим сроком годности, нет.

Ранее аптеки использовали в своей деятельности Инструкцию о порядке уничтожения лекарственных средств, утвержденную Приказом Минздрава РФ от 15.12.2002 N 382, которая утратила силу 26.02.2011.

В ней содержались прямые нормы об обязанности владельца лекарственных препаратов уничтожать медикаменты с истекшим сроком годности.

Процедура уничтожения таких лекарственных препаратов регламентирована правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 03.09.2010 N 674 (далее — Правила).

Напомним, что передача недоброкачественных лекарственных средств на уничтожение осуществляется на основании договора владельца недоброкачественных лекарственных средств со специализированной организацией (п. 10 Правил).

При этом указанная организация должна иметь лицензию на деятельность по сбору, использованию, обезвреживанию, транспортировке и размещению отходов I-IV классов опасности (п. 8Правил).

Процедура уничтожения оформляется актом, реквизиты которого перечислены в п. 11 Правил.

Списание просроченных лекарств и налог на прибыль

Больше всего в данной ситуации бухгалтерские службы волнует возможность признания понесенных расходов (в связи со списанием материальных ценностей ввиду истечения их срока годности) в налоговом учете.

Минфин в Письме от 26.06.2013 N 03-03-06/1/24154 разъяснил, что стоимость товаров с истекшим сроком годности, а также затраты на их утилизацию или уничтожение могут быть учтены в составе расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При этом он обратил внимание, что расходы должны соответствовать требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, а именно быть документально подтвержденными.

В частности, арбитрами было отмечено, что из представленных актов о порче, бое, ломе (форма ТОРГ-15) невозможно сделать вывод о характере дефекта, ставшего причиной уничтожения препарата, в актах уничтожения лекарственных средств не указаны место уничтожения лекарственных средств, сведения об уничтоженных лекарственных средствах и их количестве, а также о таре или упаковке, наименование производителя лекарственных средств, то есть не указаны обязательные сведения, позволяющие идентифицировать списанные лекарственные средства.

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.02.2014 N 09АП-1072/2014 по делу N А40-115533/13 арбитры указали, что расходы, связанные с уничтожением лекарственных средств с истекшим сроком годности, должны быть подтверждены следующими документами:

  • актом инвентаризации товарно-материальных ценностей;
  • решением владельца недоброкачественных лекарственных средств об их изъятии, уничтожении;
  • договором с организацией, осуществляющей уничтожение лекарственных средств;
  • копией лицензии организации, осуществляющей уничтожение лекарственных средств, на право ведения такой деятельности;
  • первичным документом, подтверждающим передачу лекарственных средств на уничтожение;
  • актом об уничтожении лекарственных средств.

Кроме того, в данном судебном решении отмечается, что передачу лекарственных средств владелец должен оформить первичным документом, содержащим обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Кратко — основные выводы об инвентаризации

Кратко сформулируем основные выводы по инвентаризации и списанию лекарственных средств с истекшим сроком годности.

  • При проведении контрольного мероприятия перед составлением годовой отчетности должен соблюдаться порядок его осуществления, который регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации.
  • Весь процесс проведения инвентаризации должен быть зафиксирован в документах, формы которых утверждены аптекой в установленном порядке.
  • При выявлении лекарственных препаратов с истекшим сроком годности следует указывать обязательные сведения, позволяющие их идентифицировать при списании. В частности, необходимо отразить наименование, лекарственную форму, дозировку, единицу измерения, серию, количество, а также сведения о таре или упаковке, наименование производителя лекарственных средств, дату истечения срока годности.
  • При выполнении вышеперечисленных требований (обоснованности и документального подтверждения) стоимость товаров с истекшим сроком годности и затраты на их утилизацию или уничтожение могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли.

Автор статьи — М.Р. Зарипова, эксперт журнала «Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение»

Приказ о проведении инвентаризации в аптеке

Пример и образец приказа о проведении инвентаризации в аптеке по принципу составления не отличается от других приказов, форма его утверждена законом, так что просто меняете название своей фирмы и фамилии участников инвентаризации.

Еще по теме: