Приказ о оплате телефона

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

Приказ об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

[ число, месяц, год ]

В связи с производственной необходимостью и поддержанием оперативной связи с сотрудниками [ наименование организации ], осуществляющими основную трудовую деятельность вне офисных (гаражных) помещений и имеющих разъездной характер работы, приказываю:

1. Установить перечень сотрудников, а также закрепляемых за ними абонентских номеров, которым оплачивается предоставление услуг мобильной телефонной связи: [ должность, Ф. И. О., абонентский номер ].

2. Разрешить сотрудникам использовать личные телефоны (аппараты) при условии обеспечения сохранности выданных SIM-карт.

3. Указанным должностным лицам осуществлять пользование мобильной телефонной связью согласно утвержденным лимитам и только в служебных целях.

4. Установить месячные лимиты расходов на использование мобильной телефонной связи в следующем размере в соответствии с занимаемой должностью:

4.1. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей;

4.2. [ Должность ] — [ цифрами и прописью ] рублей.

Указанные месячные лимиты для отдельных должностных лиц могут быть пересмотрены по согласованию с [ вписать нужное ].

5. Суммы, превышающие лимит, подлежат возмещению должностными лицами организации в следующем порядке:

5.1. Сумма расходов, произведенных сверх лимита, удерживается из заработной платы сотрудника, начисленной за месяц, в котором допущено такое превышение.

5.2. В случае невозможности удержаний из заработной платы сумма возмещения вносится в кассу организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущено превышение.

5.3. В случае, если сотрудником представлена служебная записка, обосновывающая производственную необходимость (причину) превышения установленного лимита, то возмещение расходов сверх лимита не производится.

5.4. Указанная служебная записка должна быть представлена в бухгалтерию организации не позднее [ значение ] числа месяца, следующего за месяцем, в котором допущены расходы сверх лимита.

6. Главному бухгалтеру оплату расходов мобильной связи производить ежемесячно за счет [ указать источник финансирования ] на основании детализированных счетов оператора связи, подтверждающих служебный характер звонков.

7. Контроль за исполнением приказа возлагаю на [ вписать нужное ].

[ должность, подпись, инициалы, фамилия руководителя ]

С приказом ознакомлены:

[ должность, подпись, инициалы, фамилия ]

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Примерная форма приказа об установлении лимита на использование мобильной связи в связи с производственной необходимостью

Разработана: Компания «Гарант», август 2012 г.

Приказ о оплате телефона

Личный телефон в служебных целях

Когда работники пользуются в служебных целях личными телефонами, то, как правило, они сами оплачивают счета операторов связи (поскольку договор с оператором сотовой связи заключен не с организацией, а именно с работником). В Письме УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.2 отмечено, что размер денежной компенсации расходов по оплате услуг сотовой связи должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. При подтверждении производственного характера разговоров выплаченную компенсацию оплаты услуг связи можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для этого в организации должны храниться следующие документы (или их заверенные копии), выписанные на данное физическое лицо:
договор работника с сотовой компанией об оказании услуг связи;
документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании имущества в служебных целях (детализированный отчет оператора сотовой связи, выписанный на имя работника, с расшифровкой исходящих звонков и стоимостью каждого разговора).
По мнению контролирующих органов (Письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15, УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1), форма такого отчета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.
В Письме также говорится, что к косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника-исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
А в Постановлении ФАС ПО от 09.11.2006 N А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержания. Поэтому представление детализированного счета для подтверждения расходов необязательно.
В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц в пределах установленных организацией размеров (это подтверждается Письмом Минфина России от 02.03.2006 N 03-05-01-04/43).
В бухгалтерском учете компенсация, выплачиваемая работнику за служебные звонки с личного сотового телефона, признается расходом по обычным видам деятельности (п. п. 5 и 7 ПБУ 10/99).
Для обобщения информации о расчетах организации по компенсационным выплатам за использование имущества работников в служебных интересах целесообразно открыть одноименный субсчет к счету 73. Начисление компенсации отражается так:
Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 73, субсчет «Расчеты по компенсациям за использование имущества работников».

Вопрос: Работники используют в производственных целях личные телефоны. Договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени. Организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь. Вправе ли организация не удерживать НДФЛ со всей выплаты независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях?

Ответ: Если работники используют в производственных целях личные телефоны и договоры с сотовыми операторами (с безлимитными тарифами) заключены работниками от собственного имени, а организация компенсирует этим работникам затраты на сотовую связь, то, по нашему мнению, не подлежит налогообложению НДФЛ указанная компенсационная выплата, независимо от того, что незначительную часть звонков работник делает в личных целях.

Обоснование: Не подлежат налогообложению компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Согласно ст. 164 Трудового кодекса РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Таким образом, не облагаются НДФЛ выплаты, возмещающие работнику понесенные им расходы на сотовую связь для переговоров в служебных целях в сумме, определенной соглашением между работодателем и работником.
С этим согласны и контролирующие органы (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@), от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@). При этом они указывают, что затраты работника на телефонные разговоры должны быть документально подтверждены, в частности, счетами операторов связи, их детализацией (Письма Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 (направлено Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@), УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 18.09.2007 N 18-11/3/088756@).
Однако на подобный довод налогового органа, доначислившего НДФЛ с выплат работникам за использование личных телефонов в интересах организации, ФАС Центрального округа указал, что он не основан на нормах трудового и налогового законодательства. Работодатель вправе самостоятельно разработать порядок компенсации работникам таких расходов, установив отвечающие принципам экономической обоснованности и разумности условия выплаты компенсации, ее размеры и перечень подтверждающих документов при их необходимости (Постановление от 24.06.2011 N А35-8471/2009). Такими документами могут быть приказы организации об использовании работниками личных телефонов, в которых определен размер возмещаемых им расходов, авансовые отчеты, служебные записки, кассовые чеки, подтверждающие плату за услуги мобильной связи (Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Западного округа от 21.10.2008 N А56-40623/2007). А ФАС Северо-Кавказского округа посчитал достаточным подтверждением представление приказов, в которых определена ежемесячная сумма платы за услуги мобильной связи с указанием фамилии работника, его должности и размера оплаты и должностных инструкций работников, в которых предусмотрена их обязанность использовать мобильную телефонную связь для выполнения своих должностных обязанностей (Постановление от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14).
Кроме того, при использовании работником безлимитного тарифа, даже при наличии детализации счета оператора связи, достоверно рассчитать стоимость служебных переговоров, а не личных не представляется возможным. В соглашении между работником и работодателем либо в приказе организации целесообразно указать, что за использование работником личного телефона ему выплачивается сумма, соответствующая стоимости услуг связи на служебные переговоры.

Здравствуйте!У директора возникла задумка выделять главному бухгалтеру и коммерческому директору деньги на сотовый телефон.Подскажите как это правильно оформить документально,какие при этом делать операции и проводки?Не будет ли это являться частью дохода и облагаться ндфл?У нас в организации многие телефонные звонки делаются с сотового телефона и будут ли эти квитанции об оплате сотовой связи расходами организации?

Формы документов

Новости от партнеров

Популярные документы

Приказ об оплате услуг сотовой связи

В связи с заключением договора N _____ от __ _____ 20__ с оператором мобильной связи «________» на оказание услуг согласно корпоративному тарифному плану «________»

1.1. удерживать ежемесячно (при необходимости — дважды в месяц) из заработной платы работников, пользующихся услугами оператора мобильной связи в рамках корпоративного тарифного плана, суммы, превышающие абонентскую плату, на основании заявлений работников и актов оказанных услуг (счетов) (список работников с номерами телефонов приведен в приложении 1 к приказу);

1.1. установить лимит на разговоры с использованием сотовой связи в течение календарного месяца для одного служащего в размере _______.

Сотрудник, допустивший превышение лимита, обязан письменно обосновать производственную необходимость превышения установленного лимита. В случае невозможности обоснования превышения установленного лимита или неприятия обоснования, сумма превышения удерживается из заработной платы сотрудника, допустившего превышение (список работников с номерами телефонов приведен в приложении 1 к приказу);

1.2. ежемесячно (при необходимости — чаще, по мере поступления документов от мобильного оператора) знакомить работников под роспись с актами оказанных услуг, счетами, детализациями, представляемыми оператором мобильной связи (в части услуг, оказанных по номеру телефона работника);

2. Отделу кадров знакомить вновь принятых работников с данным приказом после включения их в список абонентов корпоративного тарифного плана и подачи заявлений об удержании из заработной платы суммы расходов на мобильную связь сверх абонентской платы.

Форма настоящего документа приведена в качестве примера и может применяться как основа при разработке аналогичной формы с учетом специфики деятельности организации.

Приказ на использование сотовой связи

Аноним сказал(-а): 12.09.2002 16:21

Приказ на использование сотовой связи

Viola сказал(-а): 19.09.2002 11:39

г. Москва «05» апреля 2002 г.

Об использовании мобильного телефона
в ООО «ХХХ»

В связи с разъездным характером работы и необходимостью поддержания связи для оперативного решения производственных вопросов ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Приобрести главному бухгалтеру Иванову А.Л. мобильный телефон для использования в служебных целях.
2.Установить лимит оплаты предприятием телефонных разговоров по мобильному телефону Иванова А.Л в размере 1200 рублей в месяц (включая НДС).
3. Сверхлимитные расходы вычитаются из заработной платы Иванова А.Л., за исключением случаев превышения лимита, вызванного производственной необходимостью.
4. Установить Иванову А.Л. следующие обязанности: не отключать мобильный телефон с 8:00 до 22:00.

Генеральный директор
ООО «ХХХ» ______________ Петров А.А.

Оформляем использование сотрудниками сотовых телефонов

Для работников некоторых специальностей возможность постоянно находиться «на связи» крайне важна. Согласитесь, сложно себе представить курьера или менеджера по продажам, с которым невозможно связаться по мобильному телефону — отсутствие у них связи вполне может обернуться упущенным заказом. Понимая это, многие работодатели оплачивают мобильную связь своим сотрудникам. Сегодня мы поговорим о том, как правильно оформить оплату таких телефонных переговоров.

Обеспечить сотрудника мобильной связью можно несколькими способами. Например, можно выдать ему корпоративную «трубку», то есть аппарат, уже подключенный к сети. Можно обеспечить сотрудника только СИМ-картой, которую ему придется поместить в собственный телефонный аппарат. А можно и вовсе договориться, что сотрудник пользуется своей «трубкой», и своей «симкой», а работодатель возмещает ему стоимость переговоров. Очевидно, что у каждого из этих вариантов свои особенности налогообложения. Но сегодня мы остановимся на общем для всех этих способах моменте — оформлении внутренних документов, позволяющих учесть расходы по оплате переговоров сотрудников, а об особенностях налогообложения каждого из вариантов организации связи поговорим в следующей статье.

Приказы, регламент и докладные записки

Если организация решила оплачивать стоимость телефонных переговоров своих сотрудников, первое, что нужно сделать — утвердить перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи. Для этого нужно издать приказ по организации, в котором желательно привести не только названия должностей, «обеспечиваемых» телефонами, но и обоснование данного решения по каждой из них. Например, указать, что сотовая связь будет оплачиваться экспедиторам с целью обеспечения постоянного контроля за их деятельностью, а также возможности оперативного и своевременного решения сложных ситуаций, возникающих при доставке товаров покупателям.

Далее желательно утвердить регламент использования сотовой связи в служебных целях. В этом документе нужно четко указать могут ли сотрудники использовать служебные телефоны в нерабочее время, по выходным, установлены или нет лимиты по оплате связи. Кроме того, в регламенте, обычно, устанавливается порядок оплаты сотрудником стоимости личных переговоров по служебному телефону, формы внутренней отчетности по получению СИМ-карт, телефонных аппаратов и их использованию, а также по расходованию средств, выделенных на оплату услуг связи и т.п. Обратите внимание, что данные правила вполне могут отличаться для разных должностей. Например, курьеру может быть запрещено использовать служебный телефон по выходным, а сотрудникам отдела продаж — разрешено. Чем детальнее будет составлен регламент и чем более тщательно будут обоснованы его положения, тем меньше появится поводов для претензий у контролирующих органов.

Наконец, организации потребуются документы, подтверждающие фактическую передачу сотруднику СИМ-карты и телефонного аппарата (если таковая происходит). Для этого удобнее использовать ведомость или журнал. А если сотрудник использует собственное оборудование, то нужно оформить докладную записку, которую необходимо завизировать у руководителя, и соглашение, либо составить договор аренды или ссуды (подробнее о вариантах оформления использования имущества сотрудника см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»).

Итак, документы, обосновывающие использование сотрудником корпоративной мобильной связи, составлены. Но они лишь основа для учета расходов на оплату телефонных переговоров. Чтобы включить в расходы стоимость самих переговоров, понадобятся еще два документа — договор с оператором на оказание услуг связи и счета оператора связи. И если с договором все понятно (он составляется при выдаче СИМ-карт и не важно, кто выступает стороной по договору — организация или сам работник), то со счетами ситуация сложнее.

Контролирующие органы требуют, чтобы данные счета были детализированными (см., например, письмо УФНС по г. Москве от 30.06.08 № 20-12/061156). То есть содержали расшифровку информации о каждом звонке (входящий/исходящий, телефонный номер второго абонента, время совершения звонка и его длительность). Но подобная «роскошь», во-первых, стоит денег, а во-вторых, недоступна на некоторых тарифных планах (особенно эта проблема актуальна, когда сотрудник использует собственную «симку»). Поэтому вопрос о возможности учета расходов на оплату услуг связи без детализированного счета оказывается весьма актуальным. К счастью, судебная практика отвечает на этот вопрос положительно для налогоплательщика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 01.11.08 № КА-А40/10063-08, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3910/2008(7317-А81-14).

Делить или лимитировать?

Очевидно, что детализацию переговоров контролирующие органы требуют для того, чтобы удостовериться: сотрудник разговаривал действительно «по делу», в интересах фирмы. Но ведь и у руководства организации тоже есть такая потребность: не очень-то выгодно оплачивать личные разговоры сотрудников. Но так как реально проконтролировать характер переговоров очень сложно (ведь и родственникам сотрудник может звонить в связи с работой), то многие работодатели устанавливают для сотрудников лимит расходов на использование сотовой связи. Соответственно любые переговоры в пределах лимита считаются деловыми и оплачиваются, а любые переговоры сверх лимита признаются личными и их стоимость возмещается работниками за счет собственных средств.

Подход, действительно, заманчивый. Но он все равно не освобождает от обязанности обосновать экономическую обоснованность и производственную направленность расходов на связь. Так что даже если в организации установлен лимит, необходимо позаботиться о составлении документов, подтверждающих, что переговоры ведутся в интересах фирмы. Такими документами, как уже упоминалось, являются приказ об утверждении перечня должностей, имеющих право на корпоративную связь, с соответствующим обоснованием, регламент использования корпоративной связи, а также отчеты, составляемые сотрудниками. Причем эти документы нужны как в том случае, когда сотрудник превысил лимит, так и в том, когда он в него уложился.

Корпоративная сотовая связь: документы — приказ и договор

Приказ № __ от г.Йошкар-Ола

В связи с производственной необходимостью П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Предоставить право пользования услугами сотовой связи для ведения служебных телефонных переговоров в рамках исполнения своих служебных обязанностей следующим сотрудникам предприятия:
— директору предприятия
— начальнику производства
— начальнику КТО
— начальнику отдела маркетинга
— сотрудникам отдела маркетинга
2. Для осуществления предоставленных прав пользования услугами сотовой связи для ведения служебных телефонных переговоров сотрудникам, перечисленным в пункте 1 настоящего приказа, выдается во временное пользование SIM-карта, выданная ОПЕРАТОРОМ по договору № GV03/06738 от 23.05.2003г. После завершения служебных телефонных переговоров сотрудники обязаны сдать SIM-карту директору.
3. SIM-карта, выданная ОПЕРАТОРОМ по договору № GV03/06738 от 23.05.2003г. постоянно хранится у директора и выдается сотрудникам по мере необходимости только для ведения служебных телефонных переговоров.
4. Оплата услуг сотовой связи производится предприятием перечислением денежных средств на счет ОПЕРАТОРА на основании договора № GV03/06738 от 23.05.2003г.
Мы пользуемся таким приказом. При выездной проверке вопросов не было. А сдал он директору сим-карту или нет проверить не возможно. И какие разговоры личные а какие нет тоже

Оплата сотовой связи директору за счет ООО

Добрый день!
Для признания затрат на оплату услуг сотовой связи в целях налогообложения учреждение должно закрепить приказом и учетной политикой:
перечень должностей работников, которым необходимо использование сотовой связи;предельный размер расходов в месяц на каждого сотрудника в соответствии с занимаемой им должностью.

Для того, чтобы избежать возможныхвопросов со стороны налоговых органов, для списания расходов организация должнарасполагать договором с оператором сотовой связи, счетом указанного операторана оплату услуг мобильной связи, распечаткой переговоров с соответствующеготелефонного номера, а также актом (докладной запиской), в котором быраскрывались перечни абонентов, с которыми осуществлялись расходы, ихнеобходимость (цели) и взаимосвязь переговоров с решением тех или иныхслужебных (производственных, хозяйственных) задач.
Необходимость ведения работником переговоров с использованиемаппаратов мобильной связи организации должна быть закреплена в его должностнойинструкции. В ряде организаций приказом руководителя отдается переченькатегорий должностных лиц, в трудовые обязанности которых включеноосуществление служебных переговоров с использованием аппаратов мобильнойсотовой связи, а также условия принятия расходов по оплате указанныхпереговоров за счет средств работодателя (перечни контрагентов, направлениядеятельности и т.п.).
Например, как указано в письмеМНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174, для обоснованного отнесения назатраты производства расходов по международным и междугородним телефонным разговорам (независимо от места нахождения абонента и принадлежности абонентного номера), необходимо документальное подтверждение производственного характера разговора, к которым могут быть отнесены: счет телефонной связи,расшифровка с указанием номеров телефонов, с которого велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом.

налог на прибыль
По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.
Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).
В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.

Оплата мобильной связи работников: нужно ли облагать НДФЛ и взносами?

Цитата: Учет сотовой связи.
Очень часто мобильная связь необходима для успешного ведения бизнеса. Но есть и несколько существенных проблем: как разделить личные и служебные разговоры и, самое главное, как доказать налоговым инспекторам обоснованность совершения таких звонков?

В случае, когда работник будет использовать свой личный аппарат, компания сэкономит на покупке техники и сим-карты, ведь сотрудник будет использовать собственное имущество. Недостатки у такого подхода тоже есть. Во-первых, сотрудник может отказаться использовать свой телефон: все-таки большая часть людей предпочитает разделять работу и личную жизнь. Кроме этого, работника может не устроить размер компенсации за использование его аппарата в рабочих целях. Во-вторых, нужно понимать, что сотрудник в любом случае будет совершать платные звонки с корпоративного телефона в личных целях, и если при этом он будет использовать свой собственный аппарат и номер, то количество звонков может оказаться значительно больше. А при увольнении работника могут быть утеряны контакты с поставщиками и клиентами, что может привести к значительно большим потерям, чем стоимость мобильного телефона.

Если директор все-таки принимает решение не покупать собственные аппараты, то потери и риски можно сократить следующим образом: при найме нового сотрудника сообщить ему, что телефонные расходы фирма не возмещает, в этом случае не придется издавать приказов и вносить изменения в учет для отражения расходов. Правда, работники редко соглашаются с таким предложением. В другом варианте руководитель может оплачивать телефонные расходы персонала из своего кармана, неофициально. В этом случае так же не возникает бумажной волокиты и претензий от налоговых инспекций. Однако необходимо установить точный размер выплат, чтобы не оплачивать работнику его личные переговоры, но в тоже время полностью компенсировать его служебные расходы.

Учесть НДФЛ
Третий вариант – учесть все риски и оформить официально расходы на связь. В этом случае учитываются выплаты за аренду оборудования и стоимость телефонных разговоров. Согласно ТК при использовании сотрудником личного имущества ему выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, кроме этого, возмещаются расходы, связанные с их использованием. О размере вознаграждения стороны договариваются заранее, финальные суммы фиксируются в письменном виде.

Напомним, согласно НК начислить НДФЛ необходимо на весь доход, полученный физическим лицом. При этом заработком признаются выгоды, полученные как в денежной, так и в натуральной формах. Обязанность по расчету и уплате налога лежит на работодателе.

При определении налоговой базы нужно учесть, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей. Однако не целиком, а только в пределах норм, предусмотренных нормативными актами. Такими документами могут быть распоряжения, выпущенные самой организацией. Если зафиксировать размер выплат, то облагать налогом на доходы физических лиц компенсацию не надо.

Не забудьте сформулировать экономическую обоснованность расходов на компенсацию за телефон, другими словами нельзя выплатить сотруднику 5000 рублей, если аппарат стоит 3000. Еще один документ необходимый для подтверждения расходов – это свидетельство права собственности работника на телефон, таковым может быть, например, кассовый чек или договор купли-продажи.

Кроме платы за пользование оборудованием, фирма оплачивает стоимость разговоров. Такие компенсации не подлежат обложению НДФЛ, так как данный вид трат производится в интересах компании, а не сотрудника.

Избежать начисления НДФЛ можно, только если бухгалтер подготовит следующий пакет документов:
•составит четкий перечень лиц, которые пользуются сотовой связью в служебных целях;

•подготовит обоснование лимита затрат сотрудника на связь;

•соберет все документы, подтверждающие оплату телефонных разговоров, которыми могут стать детализация счет за переговоры, кассовые чеки.

Налог на прибыль
В соответствии со статьей 252 НК расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. К перечисленным ранее документам (список лиц использующих мобильную связь, приказ о размере лимита расходов) контролеры могут запросить детализацию счета. Обратите внимание, при подготовке такого документа необходимо указать все телефонные номера, по которым совершались вызовы и стоимость каждого разговора.

На практике организации не всегда могут представить подробный отчет оператора сотовой связи или выбрать из него только рабочие звонки. Но если такой документ не предоставить инспекторам, то они могут сделать вывод, что расходы компании на оплату услуг сотовой связи являются экономически необоснованными и документально не подтвержденными.

Можно оспорить
Доказывать, что детализация счета – не обязательный документ для подтверждения расходов, чаще всего приходится в суде. Тут арбитры встают на сторону на
налогоплательщиков. В своих решениях они ссылаются на закон «О бухгалтерском учете», в которых сказано, что перечень документов для подтверждения расходов организации устанавливают самостоятельно. А НК не содержит требования об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку.

Следовательно отсутствует необходимость представления подробных отчетов при наличии документов, подтверждающих затраты по оплате услуг связи. Если же инспекторы требуют от вас расшифровку переговоров, угрожая отказом в применении вычетов, помните, это им надо доказывать нарушения, а не предпринимателям собирать аргументы своей невиновности.

Собственность фирмы
Компания может пойти и другим путем, приобрести технику самостоятельно и уже потом передать телефон сотруднику. Как уже было отмечено выше, такое решение обернется для организации дополнительными тратами, тем более что не редки случаи, когда при увольнении работники «забывают» сдать аппарат. Дабы обезопасить себя от подобных рисков, можно назначить сотрудника, которому передан телефон материально ответственным за аппарат и номер.

Налоговые инспекторы могут засомневаться в таких тратах. Но если все расходы документально оформлены и экономически доказаны, придраться не к чему. А бумаги для обоснования все те же – приказы о сотрудниках, которым необходим сотовый телефон, ограничение лимита и подтверждение оплаты.

Сотрудник-болтун
Даже если уладить все споры с налоговой по вопросу применения расходов на сотовую связь, всегда есть риск, что сотрудник проговорит на сумму, превышающую установленный лимит. У компании есть два варианта решения этой проблемы. Либо удержать излишне потраченные средства из зарплаты работника, либо принять эти траты и полностью их оплатить.

При уменьшении заработка работника на сумму превышения лимита расходов на связь, необходимо учесть положение Трудового законодательства. В соответствии с ТК общий размер всех удержаний из зарплаты, не может превышать 20 процентов. Кроме этого, необходимо письменное согласие сотрудника на вычет из его заработной платы суммы расходов на сотовую связь.

При этом оплата за превышенный лимит связи будет учитываться в составе прочих расходов по налогу на прибыль только после возврата указанных затрат работником. Эта компенсация от сотрудника будет признаваться доходом от реализации.

Обратите внимание, инспекторы при изучении детализации вызовов (если вы таковой документ им все же предоставите) могут поинтересоваться — почему ваши работники используют служебный номер в нерабочее время? Подготовьте ответ заранее, а именно – укажите в распоряжении по сотовой связи, что сотрудники могут совершать вызовы по рабочим телефонам и в неслужебное время.

Сотовая связь – это не только разговоры, сотрудник может активно пользоваться мобильным Интернетом или переписываться по SMS. Такими расходами можно уменьшить налог на прибыль, но доказать экономическую обоснованность гораздо сложение. А вот телефонные конференции аргументировать получится, указав в учетной политике или распоряжении руководителя фирмы случаи, в которых применяется такой вид коммуникации.
Дата публикации: 25 Января 2012, 13:00