Оглавление:

Законодательство

«Об утверждении формата документа, необходимого для обеспечения электронного документооборота в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах»

«Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи»

«О внесении изменений в Приказ ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@»

«Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»

«Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме»

«Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа»

«Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме»

«Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»

«Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме»

План мероприятий («Дорожная карта») «Совершенствование налогового администрирования»

Об утверждении Порядка применения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в информационных системах ФНС России

«О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137»

«Об утверждении требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи»

Утверждает Порядок направления информационного сообщения об участнике ЭДО оператором ЭДО в электронном виде по ТКС

Утверждает формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, был принят с целью обеспечения возможности направления налогоплательщиками документов в электронном виде по ТКС в налоговые органы в соответствии с пунктом 3 статьи 80, пунктом 2 статьи 93 пунктом 5 статьи 93.1 НК РФ.

Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота

О внесении изменений в приказ ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@

Об утверждении форматов первичных учетных документов ТОРГ-12 и Акта приемки-сдачи работ (услуг)

«Об утверждении кодов видов операций по налогу на добавленную стоимость, необходимых для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур»

О возможности применения до 1 апреля 2012 форм документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914

«Об утверждении форматов представления документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи»

«О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»

Устанавливает единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Об отдельных вопросах применения электронных документов

Вопрос: Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП).

Разъяснения по вопросу об аккредитации операторов электронного документооборота.

«О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах»

Ответ на вопросы об юридической значимости электронных первичных документов, подписанных ЭЦП, и о возможности представления по требованию налогового органа по ТКС документов, составленных в электронном виде в формате, установленном соглашением между организациями (участниками электронного документооборота), и подтверждающих расходы по налогу на прибыль.

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий. С 01.07.2012 полностью заменит ФЗ РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»

«Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (в ред. Приказа ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@)»

Вопрос: ЗАО, являясь биржевым брокером, внедрило корпоративную информационную систему (КИС).

Разъяснения по вопросу об юридической значимости первичных электронных документов (в частности, акта о приеме-передаче объекта основных средств (типовая форма ОС-1), служебного задания для направления в командировку и отчете о его выполнении (типовая форма Т-10а), авансового отчета (типовая форма АО-1)).

«О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования»

Разъяснения по вопросу об использовании первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в электронном виде.

Ответ на вопрос об юридической значимости электронного счета-фактуры, подписанного ЭЦП.

Ответ на вопрос о возможности хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета исключительно в электронном виде.

Регулирует отношения, возникающие при:
1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечении защиты информации.

О возможности представления первичных документов бухгалтерского учета в электронном виде и подписания данных документов при помощи электронной цифровой подписи

Регулирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах в отношениях, возникающих при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Действует до 01.07.2012.

Утратил силу. Устанавливал единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации.

Арбитражная практика

ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за неоплаченный товар. В свою очередь, ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭП и утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом.

Довод ИФНС об отсутствии у ОАО оснований для предъявления к вычету НДС по счету-фактуре, подписанному путем проставления штампа-факсимиле, воспроизводящего личную подпись руководителя организации-поставщика, необоснован.

В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

Резолютивная часть постановления объявлена 12 марта 2015 года
Полный текст постановления изготовлен 13 марта 2015 года

Резолютивная часть постановления объявлена 6 июля 2015 года
Постановление изготовлено в полном объеме 7 июля 2015 года

Нормативно-правовые акты

Выдержки из Гражданского кодекса Российской Федерации: статья 160 «Письменная форма сделки» и статья 434 «Форма договора».

Принят Государственной Думой 14 июня 2002 года. Одобрен Советом Федерации 10 июля 2002 года.

Документы Диадока

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

на право использования программы для ЭВМ «Диадок»

Компания СКБ Контур, предоставившая в качестве решения систему электронного документооборота Диадок, прошла аккредитацию.

О присоединении к сети доверенных операторов ЭДО

Архивные постоплатные тарифы (с поштучной оплатой) и предоплатные тарифы (за пакеты документов).

Требования к ЭДО

При использовании ЭДО выделяют два вида документов:

Формализованные документы — электронные документы, формат которых определен законодательством. При ЭДО с АО «ТД РЖД» такими документами являются:
- универсальный передаточный документ (далее — УПД), формат которого определен Приказом ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-15/155@ «Об утверждении формата счета-фактуры и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме»;
- универсальный корректировочный документ (далее – УКД), формат которого определен Приказом ФНС России от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ «Об утверждении формата корректировочного счета-фактуры и формата представления документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающего в себя корректировочный счет-фактуру, в электронной форме».
Неформализованные документы – электронные документы, форматы которых не регламентируются законодательством. При ЭДО с АО «ТД РЖД» ими являются, например, товарно-транспортная накладная, ж/д квитанция и иные документы, предусмотренные договором, заключенным между контрагентами. Неформализованные документы могут быть представлены в любых популярных форматах – PDF, JPEG, TIFF, MS Word и т. д.

Для того, чтобы электронный документ приобрел юридическую силу, должны быть соблюдены следующие условия:

Документ должен быть передан с помощью операторов ЭДО, аккредитованных ФНС. Их перечень опубликован на сайте ФНС. В качестве оператора ЭДО для АО «ТД РЖД» выступает АО «ПФ «СКБ Контур».

Несмотря на большое количество операторов ЭДО на рынке, далеко не все они имеют возможность передавать друг другу электронные документы своих клиентов. Для эффективного ЭДО желательно выбирать операторов, между которыми уже настроено такое взаимодействие (роуминг), либо пользоваться услугами одного оператора. Перечень операторов, с которыми у АО «ПФ «СКБ Контур» настроен роуминг.

Также для начала использования ЭДО с АО «ТД РЖД» необходимо подписать соглашение об использовании электронных документов по форме, размещенной в разделе «Документы для контрагентов АО «ТД РЖД».

Делопроизводство — комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот — система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

И другие. Очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности, как следствие, информационные системы, автоматизирующие частные виды документооборота, развиваются по направлению массовости.

Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему документооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т.д.).
Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Любая система электронного документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Основное внимание при выборе такой платформы стоит уделить:

организации хранилищ электронных документов;
автоматизации документооборота с учётом индивидуальных особенностей организации;
интеграции с существующей информационной средой.

Обновлены требования к ЭДО

У налогоплательщиков есть возможность направлять в инспекцию заявления о возврате и зачете переплаты уплаченного (взысканного, подлежащего возмещению) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа) через интернет.

Электронные форматы соответствующих заявлений уже утверждены приказом ФНС России от 23 мая 2017 года № ММВ-7-8/478@. Описаны требования к XML файлам для передачи в налоговые органы указанных заявлений.

В связи с этим, обновлены требования к формату передаваемого документа при информационном взаимодействии в электронном виде между налогоплательщиками и налоговыми органами по ТКС с электронной цифровой подписью (приказ ФНС России от 7 мая 2018 года № ММВ-7-6/247@).

Данный документ описывает структуру транспортного контейнера.

Информационное взаимодействие происходит путем осуществления документооборота через проведение транзакций — передачи от одного участника документооборота другому транспортного контейнера с фиксированным для данной транзакции набором документов и ЭП.

Ознакомиться с данным Приказом, вы можете на сайте журнала «Нормативные акты для бухгалтера».

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

повысить производительность бизнес-процессов;
оптимизировать расходы;
повысить прибыль.

Подробнее об услугах.

Критерии удачного выбора консалтинговой компании: репутация, опыт, надежность.

Внедрение электронного документооборота — непростая и ответственная задача.

Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

производственный ЭДО;
управленческий ЭДО;
архивное дело;
кадровый ЭДО;
бухгалтерский ЭДО;
складской ЭДО;
технологический ЭДО;
секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

создание электронной версии документа;
создание атрибутной карточки документа;
формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
поиск карточек документов;
формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
сохранение документов в различных форматах;
создание маршрутов документа и управление его движением;
ведение журналов, классификаторов и справочников;
регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
рассылка напоминаний и уведомлений;
согласование документов;
формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
снижение рисков потери документов;
увеличение скорости согласования и утверждения документов;
повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

Хранение и поиск документов.
Поддержка делопроизводства.
Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
Соответствие стандарту отрасли организации.
Соответствие целям и задачам компании.
Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
оценить стоимость владения той или иной программой;
изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
изучить демонстрационные видеоматериалы;
установить демо-версию программы;
изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

Разработка технического задания.
Выбор IT-решения.
Описание бизнес-процессов.
Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
Внедрение электронного документооборота.
Тестирование программы.
Запуск СЭД в эксплуатацию.
Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

консервативность сотрудников;
недостаточная компьютерная грамотность работников;
отсутствие регламентов на основные процессы;
слабое техническое оснащение;
отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

Электронный документооборот в рамках внедрения комплексной системы автоматизации бизнеса

Как правильно организовать и запустить в работу систему электронного документооборота, нам рассказал Денис Селезнев, руководитель практики «Автоматизация: 1Ф» компании КСК групп — крупнейшего консалтингового холдинга, занимающегося разработкой и инсталляцией собственной уникальной программы автоматизации бизнеса «Первая Форма»:

«Некоторые компании, особенно небольшие, считают, что автоматизация бизнес-процессов в фирме в целях экономии средств вполне может проводиться по частям — сначала бухгалтерия, потом делопроизводство, потом все остальное. На самом деле такая мнимая экономия может впоследствии обернуться большими неудобствами и необходимостью дополнительных расходов. Представьте себе, что компания развивается, перед ней встает задача объединения всех разрозненных программ в общую систему, но нередко оказывается, что это невозможно или почти невозможно. Разные программы автоматизации не способны работать в едином режиме и приходится начинать процесс автоматизации с самого начала.

Гораздо выгоднее, проще и удобнее сразу установить комплексную систему, охватывающую все бизнес-процессы в фирме и имеющую возможность расширения в случае появления новых бизнес-процессов. КСК групп предлагает своим клиентам уникальную разработку — комплексную систему «Первая Форма». Среди ее преимуществ — быстрота внедрения, приспособляемость системы под различные бизнес-задачи, простота, мобильность и экономичность. Следует отметить, что «Первая Форма» имеет закрепленную стоимость и не потребует от заказчика дополнительных затрат в процессе эксплуатации. Мы также гарантируем высококачественную техническую поддержку и обучение персонала».

Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минкомсвязь России) от 2 сентября 2011 г. N 221 г. Москва «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»

Зарегистрирован в Минюсте РФ 15 ноября 2011 г.

Регистрационный N 22304

В соответствии с пунктом 5.2.23 Положения о Министерстве связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от

2 июня 2008 г. N 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 23, ст. 2708; N 42, ст. 4825; N 46, ст. 5337; 2009, N 3, ст. 378; N 6, ст. 738; N 33, ст. 4088; 2010, N 13, ст. 1502; N 26, ст. 3350; N 30, ст. 4099; N 31, ст. 4251; 2011, N 2, ст. 338; N 3, ст. 542; N 6, ст. 888; N 14, ст. 1935; N 21, ст. 2965), и пунктом 2 плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. N 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 8, ст. 1151), приказываю:

1. Утвердить прилагаемые требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения (далее — Требования).

2. Департаменту государственной политики в области создания и развития электронного правительства (Липов) опубликовать Требования на официальном сайте Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

3. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающие в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения

I. Общие положения

1. Требования устанавливают правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающей возможность внутреннего электронного документооборота (далее — СЭД ФОИВ), определяют минимальный набор функций, которые должна выполнять СЭД ФОИВ при осуществлении деятельности федерального органа исполнительной власти (далее — ФОИВ), а также условия управления документами в рамках СЭД ФОИВ, в том числе служебной информации ограниченного распространения.

2. Требования распространяются на ФОИВ, внедряющие систему электронного документооборота, либо оценивающие возможности уже имеющейся СЭД ФОИВ.

3. СЭД ФОИВ должна быть масштабируемой и обеспечивать следующий рекомендуемый уровень производительности, надежности и защиты:

доступ к СЭД ФОИВ — не более 3 секунд;

доступ к карточке, создаваемой при регистрации документа (далее — электронная карточка документа) и содержащей данные, описывающие контекст, содержание, структуру документа, действия, совершенные с документом в ходе подготовки, рассмотрения, исполнения и хранения, а также идентификационные данные (далее — метаданные) — не более 5 секунд;

время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД ФОИВ — не более 30 минут;

восстановление электронного документа из резервной копии — не более 30 минут;

автоматическое уведомление должностного лица ФОИВ, использующего СЭД ФОИВ (далее — пользователь СЭД ФОИВ), о сбое в СЭД ФОИВ;

минимизация рисков потери электронных документов — не менее одной резервной копии электронных документов, хранящихся в СЭД ФОИВ;

коэффициент надежности СЭД ФОИВ — не менее 0,98;

защищенность от несанкционированного доступа в случаях, когда в СЭД ФОИВ предусмотрена обработка служебной информации ограниченного распространения — не ниже класса 1Г;

объем базы данных для хранения электронных документов должен обеспечивать хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ за период не менее 5 лет.

II. Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ

4. СЭД ФОИВ представляет собой информационную систему, предназначенную для управления всеми документами ФОИВ, включая проекты документов (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

5. СЭД ФОИВ взаимодействует с системой межведомственного электронного документооборота (далее — система МЭДО), единой системой межведомственного электронного взаимодействия (далее — СМЭВ) и с другими информационными системами.

Взаимодействие СЭД ФОИВ с системой МЭДО регламентируется техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденными распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. N 1403-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 41, ст. 4818).

Взаимодействие СЭД ФОИВ со СМЭВ осуществляется в порядке, предусмотренном Положением о единой системе межведомственного электронного взаимодействия, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г. N 697 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 38, ст. 4823).

6. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ должны включать:

комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД ФОИВ, определяющих место документа в СЭД ФОИВ и позволяющих управлять им (далее — ввод документа);

доведение документа до пользователя СЭД ФОИВ;

фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД ФОИВ и включающих как действия пользователей и администраторов СЭД ФОИВ, так и действия, автоматически инициируемых самой СЭД ФОИВ вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемый в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД ФОИВ;

передачу документа (отправку);

хранение и учет документов, в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ, а также контроль исполнительской дисциплины, подготовку справочных материалов и списание документов в архив.

7. Процессы в СЭД ФОИВ, в зависимости от способа приёма, передачи документов, делятся на следующие группы:

а) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных или поступивших в ФОИВ и включенных в СЭД ФОИВ путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные посредством почтовой связи, электросвязи и фельдъегерской связи);

б) обработка электронных документов, полученных или переданных по системе МЭДО;

в) обработка электронных документов, полученных или переданных с использованием СМЭВ;

г) обработка электронных документов, полученных или переданных по электронной почте ФОИВ;

д) обработка внутренних документов в СЭД ФОИВ.

8. Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.

В том случае, когда инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, определен перечень документов на бумажном носителе, для которых установлен запрет на создание электронного образа, процесс ввода включает только регистрацию.

Для проектов электронных документов, находящихся в процессе согласования или подписания, фиксация содержания электронного документа осуществляется на каждом этапе согласования, подписания и последующей регистрации электронного документа.

Подсистема ввода документов СЭД ФОИВ должна иметь интерактивные средства настройки и управления.

Процесс ввода документа должен обеспечить средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД ФОИВ:

регистрировать документы независимо от формата файла — используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик, без внесения каких-либо изменений в их содержание;

размещать документы в иерархической схеме, состоящей из разделов и подразделов, в соответствии с которой организуется систематизация и организация хранения документов в СЭД ФОИВ (далее — классификационная схема).

9. К электронным документам, содержащимся в СЭД ФОИВ, в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (далее — Стандарт) необходимо обеспечить:

аутентичность электронного документа — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;

целостность электронного документа — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;

состояние электронного документа, при котором после его создания не вносилось никаких изменений.

10. Документы должны быть зарегистрированы в СЭД ФОИВ путем фиксации реквизитов документа, которые обеспечивают подтверждение следующих свойств документа в соответствии со Стандартом:

документ создан в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;

документ был создан или направлен именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя;

документ был создан или направлен именно в указанное время указанному адресату;

документ является целостным;

электронный документ (электронный образ документа) можно найти, извлечь, представить и интерпретировать в СЭД ФОИВ, за исключением документов на бумажном носителе, для которых инструкцией по делопроизводству, утвержденной ФОИВ, установлен запрет на создание электронного образа.

11. Создание, обработка документов в СЭД ФОИВ осуществляются в порядке, установленном Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263).

12. СЭД ФОИВ должна обеспечивать отображение следующих форматов файлов: pdf, rtf, doc, tiff.

СЭД ФОИВ допускается обеспечение отображения иных форматов файлов, используемых в деятельности ФОИВ.

13. Для обеспечения ввода электронных документов СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов электронного документа — обособленных частей, которые самостоятельно или совместно с другими частями электронного документа, образуют отдельный электронный документ, СЭД ФОИВ должна обеспечить ввод всех его компонентов;

при вводе электронного документа, состоящего из нескольких компонентов, СЭД ФОИВ должна обеспечить возможность управления этим электронным документом как единым целым, сохраняя взаимосвязи между компонентами и поддерживая структурную целостность электронного документа;

обеспечивать пользователям СЭД ФОИВ возможность ввода электронного документа при отсутствии программного приложения, использованного для создания электронного документа;

обеспечивать сбор и хранение метаданных о документах;

автоматически извлекать значения из полей, назначенных должностным лицом ФОИВ, уполномоченным для выполнения административных функций при работе с СЭД ФОИВ (далее — администратор СЭД ФОИВ), для определенных групп документов, полученных из системы МЭДО, СМЭВ и других информационных систем, используя эти значения для автоматического внесения соответствующих метаданных;

поддерживать заполнение всех элементов метаданных, указанных при конфигурировании СЭД ФОИВ, и обеспечивать постоянное их сохранение и связь с документом;

фиксировать дату и время ввода документа, как в метаданных, так и в контрольной информации;

обеспечивать возможность отображения на экране метаданных каждого введенного документа;

обеспечивать возможность запрашивать у пользователя СЭД ФОИВ ввод тех обязательных метаданных, которые не были извлечены и сохранены автоматически;

информировать пользователя СЭД ФОИВ при вводе документа о не заполненных метаданных.

14. Для обеспечения процессов согласования и подписания документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:

доведение документов до пользователей СЭД ФОИВ, являющихся исполнителями, согласующими и подписантами по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу;

возможность осуществления контроля исполнения поручений по документам, автоматического уведомления пользователей СЭД ФОИВ о состоянии поручений;

наличие интерфейса, позволяющего подключать средства электронных подписей, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880);

подписание и согласование (визирование) электронных документов с использованием электронной подписи.

15. Для проверки аутентичности, целостности и достоверности электронных документов СЭД ФОИВ должна обеспечивать:

проверку и сохранность электронных подписей, связанных с ними сертификатов ключей проверки электронной подписи;

хранить результат проверки электронной подписи в виде метаданных электронного документа;

информировать пользователя СЭД ФОИВ о результатах проверки электронной подписи.

16. Процесс передачи (отправки) документов адресату осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ.

Для исходящих документов на бумажном носителе СЭД ФОИВ должна обеспечивать печать конвертов соответствующего формата и список рассылки.

17. СЭД ФОИВ должна обеспечивать фиксирование контрольной информации с целью выявления и отслеживания действий, на которые у пользователя СЭД ФОИВ нет разрешений (прав) на выполнение.

При этом СЭД ФОИВ должна обеспечивать соответствие сроков хранения контрольной информации и протоколируемых действий срокам хранения документа.

СЭД ФОИВ должна сохранять в защищенном от изменений виде следующую контрольную информацию:

обо всех действиях, совершённых с документами или наборами документов, проектами документов, классификационной схемой;

о пользователе СЭД ФОИВ, выполнившем действие;

о дате и времени совершения действия.

В число действий, фиксируемых в составе контрольной информации, должны входить:

ввод в СЭД ФОИВ документов, проектов документов;

перемещение раздела (подраздела) в классификационной схеме;

любые изменения в указаниях по срокам хранения и последующим действиям с документами;

любые действия, выполненные администратором СЭД ФОИВ в ходе экспертизы ценности документа, проводимой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

наложение и снятие запрета на уничтожение раздела (подраздела) классификационной схемы;

любые изменения метаданных классификационной схемы, разделов и документов;

внесение изменений и уничтожение метаданных пользователем СЭД ФОИВ;

изменения прав доступа;

создание, модификация и уничтожение пользователя СЭД ФОИВ или группы пользователей СЭД ФОИВ;

печать документа или метаданных.

18. Для обеспечения ведения контрольной информации СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

автоматически фиксировать в составе контрольной информации все случаи доступа к документам, проектам документов и разделам, а также печать или иное отображение информации;

предоставлять интерфейс настройки процессов сохранения контрольной информации;

протоколировать все изменения в настройках процесса сохранения контрольной информации. Отключение протоколирования изменений в настройках процесса сохранения контрольной информации не допускается;

обеспечить сохранение контрольной информации о действиях, выполненных над электронными документами, разделами (подразделами) классификационной схемы, сроками хранения, метаданными;

обеспечить сохранение контрольной информации об изменениях в значениях метаданных;

сохранять в составе контрольной информации каждого документа проекты электронных документов, направленные на согласование или подписание;

обеспечить представление контрольной информации в виде, позволяющем идентифицировать событие и получить все связанные с ним данные;

предусмотреть возможность поиска в контрольной информации сведений, связанных с определенными событиями, объектами — информационными элементами СЭД ФОИВ (разделами, подразделами классификационной схемы, электронными документами, компонентами, электронными карточками документов, метаданными и иными информационными элементами), пользователями СЭД ФОИВ, группами СЭД ФОИВ — подмножеством пользователей СЭД ФОИВ, ролями пользователей СЭД ФОИВ, моментами или интервалами времени.

19. В классификационной схеме СЭД ФОИВ должны быть предусмотрены разделы и подразделы, соответствующие разделам и подразделам номенклатуры дел ФОИВ.

Сроки хранения документов, включенных в соответствующие разделы (подразделы), устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380).

20. СЭД ФОИВ должна удовлетворять следующим требованиям по хранению и учету документов:

должна быть предоставлена возможность создавать и изменять сроки хранения разделов (подразделов) классификационной схемы, которые устанавливаются на основе номенклатуры дел ФОИВ;

не должно быть ограничений на количество сроков хранения;

при создании срока хранения, ему должен быть присвоен идентификатор и дана возможность ввести для него уникальное наименование;

позволять вести и сохранять в защищенном от изменений виде историю внесения изменений и уничтожения сроков хранения в контрольной информации, включая дату такого изменения или уничтожения, и информацию о пользователе СЭД ФОИВ, внесшем изменения или уничтожившем документ;

при изменении или уничтожении срока хранения документов необходимо фиксировать причину внесения изменений или уничтожения и сохранять эти сведения в контрольной информации;

назначение для каждого раздела, подраздела классификационной схемы как минимум одного срока хранения (проставление в электронной карточке документа номера раздела (подраздела), к которому относится документ, должно автоматически устанавливать срок хранения документа в соответствии со сроком, указанным в классификационной схеме);

в момент окончания срока хранения документов СЭД ФОИВ должна автоматически инициировать уведомления пользователя СЭД ФОИВ об окончании срока хранения;

выделение документов к уничтожению;

предусмотреть в сроках хранения документов минимальный набор вариантов действий с документами по истечении срока хранения:

а) хранить постоянно;

б) провести экспертизу ценности документа в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

в) уничтожить документ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ФОИВ;

г) передать на хранение в иное хранилище;

д) по завершении календарного года создавать документы по установленной форме: акт о выделении к уничтожению документов (разделов) с истекшими сроками хранения и описи на документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения.

СЭД ФОИВ должна позволять:

а) увеличивать сроки хранения документов;

б) выделять к уничтожению документы с сохранением в СЭД ФОИВ акта о выделении документов (разделов) к уничтожению;

в) экспортировать годовые разделы документов постоянного срока хранения для передачи на хранение в государственные архивы;

г) экспортировать годовые разделы документов по личному составу для передачи в архивы документов по личному составу;

д) поддерживать сроки хранения с длительностью не менее чем до ста лет;

е) протоколировать в составе контрольной информации любые выполняемые действия по уничтожению и передаче документов и оповещать о них.

III. Требования к информационной безопасности СЭД ФОИВ, в том числе при обработке служебной информации ограниченного распространения

21. Для защиты служебной информации ограниченного распространения должны использоваться сертифицированные в соответствии с требованиями безопасности информации технические и (или) программные средства защиты информации.

22. Требования по защите информации и мероприятия по их выполнению, а также конкретные программно-технические средства защиты должны определяться и уточняться в зависимости от установленного класса защищенности.

23. СЭД ФОИВ должна соответствовать требованиям национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51275-2006 «Защита информации. Объект информатизации. Факторы, воздействующие на информацию. Общие положения» и требованиям по технической защите конфиденциальной информации.

24. СЭД ФОИВ должна обеспечивать контроль доступа к документам. Необходимо протоколировать и сохранять в составе контрольной информации сведения о предоставлении доступа и о других операциях с документами и метаданными.

25. СЭД ФОИВ не должна иметь прямого (незащищенного) подключения к информационно-телекоммуникационной сети Интернет в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 2008 г. N 351 «О мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации при использовании информационно-телекоммуникационных сетей международного информационного обмена» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 12, ст. 1110; 2008, N 43, ст. 4919; 2011, N 4, ст. 572).

26. СЭД ФОИВ должна обеспечивать доступ к документам в соответствии с политикой безопасности. Управление пользователями СЭД ФОИВ должно осуществляться централизованно. Права доступа — набор действий, разрешенных для выполнения пользователю СЭД ФОИВ, назначаются для ролей пользователей СЭД ФОИВ и/или групп пользователей СЭД ФОИВ. Помимо открытия доступа к определенным частям классификационной схемы, права доступа используются для ограничения круга операций, которые пользователь СЭД ФОИВ может выполнить над объектами СЭД ФОИВ, включая просмотр метаданных и содержимого разделов, создание либо просмотр электронных документов (электронных образов документов) определенного типа. Назначение прав доступа пользователям СЭД ФОИВ (далее — управление правами) к ресурсам СЭД ФОИВ целиком осуществляется программными средствами самой СЭД ФОИВ.

27. Роль пользователя СЭД ФОИВ — совокупность функциональных прав, предоставленных предопределенному подмножеству пользователей СЭД ФОИВ, может ограничивать возможности пользователя СЭД ФОИВ, допуская поиск и чтение электронных документов (электронных образов документов) только в пределах определенных разделов (подразделов) классификационной схемы.

28. Права назначаются группам СЭД ФОИВ и наследуются членами этих групп. Выполнение операций по назначению прав доступа разрешено только администраторам СЭД ФОИВ.

29. Полномочия администратора СЭД ФОИВ должны быть зафиксированы в должностном регламенте должностного лица ФОИВ.

30. Для обеспечения защиты электронных документов (электронных образов документов) при управлении доступом СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

обеспечивать выполнение действий только авторизованными пользователями СЭД ФОИВ;

обеспечивать администраторам СЭД ФОИВ управление правами доступа;

поддерживать использование комбинации прав доступа путем одновременного назначения пользователю СЭД ФОИВ нескольких ролей;

давать возможность администратору СЭД ФОИВ создавать группы СЭД ФОИВ и управлять ими;

доступ к системным функциям и соответствующим событиям предоставлять только администраторам СЭД ФОИВ;

при выполнении пользователем СЭД ФОИВ поиска по содержанию электронных документов и метаданных, СЭД ФОИВ не должна включать в список результатов поиска электронные документы, к которым пользователь СЭД ФОИВ не имеет прав доступа.

31. Для обеспечения безопасности электронных документов СЭД ФОИВ должна предусматривать возможность регулярного резервного копирования электронных документов (электронных образов документов), метаданных, восстановления электронных документов (электронных образов документов), метаданных из резервных копий. Регулярное автоматизированное резервное копирование и восстановление могут быть реализованы либо в самой СЭД ФОИВ за счет интеграции со средствами, используемой в СЭД ФОИВ, системы управления базами данных, либо с иным программным приложением.

32. Для обеспечения резервного копирования и восстановления СЭД ФОИВ должна соответствовать следующим функциональным требованиям:

иметь автоматизированные процедуры резервного копирования и восстановления, позволяющие проводить регулярное полное или выборочное резервное копирование разделов (подразделов) классификационной схемы, электронных документов (электронных образов документов), метаданных, параметров администрирования и контрольной информации, а также, при необходимости, их восстановление;

предоставлять администраторам СЭД ФОИВ возможность установить график выполнения процедур резервного копирования:

а) указывая частоту выполнения резервного копирования;

б) указывая разделы (подразделы) и электронные документы (электронных образов документов), подлежащие резервированию;

в) назначая места хранения резервных копий.

Возможность восстановления информации из резервных копий должна предоставляться только администратору СЭД ФОИВ системы.

При восстановлении электронного документа (электронных образов документов) из резервных копий, должна быть в полном объёме обеспечена его целостность (включая метаданные, контрольную информацию) по завершении процесса восстановления.

Требования к эдо