Оглавление:
Как оформить приказ на командировку
Приказ о направлении работника в командировку — это первичный документ, фиксирующий факт командирования работника. В общем случае приказ издается руководителем организации, а распоряжение — другими уполномоченными должностными лицами.
Напомним, что под командировкой следует понимать выполнение работником служебного задания (поручения) в другой организации (обычно в другой местности) продолжительностью более одних суток. Порядок направления в командировку определяется в соответствии с гл. 24 ТК РФ, а также положениями других нормативно-правовых актов, локальных актов организации и трудовых договоров, заключенных с соответствующими работниками. К числу документов, сопровождающих издание приказа (распоряжения), относятся:
- служебное задание;
- командировочное удостоверение;
- отчет о командировке;
- авансовый отчет;
- журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку.
Кроме того, командирование работников организации обычно производится в соответствии с утвержденным планом командировок (за исключением срочных и внеплановых).
Приказ на командировку оформляется отделом кадров (или иным аналогичным подразделением), подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под роспись.
Бланк приказа имеет две формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26: унифицированная форма № Т-9 — применяется для документирования факта направления в командировку одного работника, и форма № Т-9а — для направления двух и более работников. В данных формах необходимо указать фамилию(и) и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов.
Также, проект приказа о командировке может оформляться на общем бланке организации.
Как оформить приказ на командировку
Отправляя подчиненного в служебную поездку, работодатель обязан издать приказ о направлении работника в командировку. Разберемся, на основании чего можно составить такое распоряжение, а также рассмотрим приказ о командировке образца 2018 года.
Когда нужен приказ на командировку
По статье 166 ТК РФ работодатель может отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка будет считаться служебной командировкой. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в таком случае на предприятии оформляется приказ о направлении в командировку. Из него должно быть ясно, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где будет выполнять свои трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной харатер работы, распоряжение о поездке издавать не надо.
Работодателю также надо помнить, что беспрепятственно командировать можно не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:
- беременным сотрудницам ( ст. 259 ТК РФ );
- работникам до 18 лет, если они не являются спортсменами или артистами ( ст. 268 ТК РФ , ст. 348.8 ТК РФ );
- женщинам, имеющим детей до 3 лет, если они не представили письменное согласие ( ст. 259 ТК РФ );
- работникам-инвалидам, если это не соответствует программе реабилитации ( ст. 224 ТК РФ );
- сотрудникам, с которыми действует ученический договор ( ст. 203 ТК РФ );
- подчиненным, зарегистрированным в качестве кандидатов, во время выборов ( ст. 41 ТК РФ );
- родителям, воспитывающим детей до 5 лет в одиночку, без их письменного согласия ( ст. 259 ТК РФ , ст. 264 ТК РФ );
- работникам, ухаживающим за больным членом семьи, без письменного согласия ( ст. 259 ТК РФ );
- подчиненным, воспитывающим детей-инвалидов, без их согласия ( ст. 259 ТК РФ ).
Издание распоряжения на поездку таких сотрудников может быть расценено как нарушение их прав. Тогда работодателя могут наказать по статье 5.27 КоАП РФ , что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1 до 20 тысяч рублей (если будет допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций – от 30 до 70 тысяч рублей.
Как должен выглядеть приказ на командировку
В 2013 году чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разработать и утвердить в локальных нормативных актах формы и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет и разрешается пользоваться бланками, представленными в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 .
Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников были формы Т-9 и Т-9а, а если в командировку отправляли сразу несколько сотрудников. Сейчас ими пользоваться также можно.
Приказ на командировку образец Т-9 скачать
Пример заполнения документа
Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП – десятизначный).
Шаг 2. Прописать номер документа и дату составления.
Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.
Шаг 4. Записать, куда именно поедет сотрудник. Здесь необходимо уточнить город и страну, а также наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.
Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.
Шаг 6. Обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.
Шаг 7. Записать, кто будет оплачивать расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерию, иначе сотрудник может остаться без денег на предстоящие расходы.
Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.
Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а также ознакомить его с трудящимся, направляемым на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.
Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, а также предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).
Приказ о командировке в несколько городов
написать их через запятую
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Формы Т-9 и Т-9а применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.
При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Образец приказа на командировку в 2018 году
Во многих организациях для решения каких-либо рабочих моментов сотрудника направляют в служебную командировку.
Она осуществляется на основании приказа на командировку, в котором имеется вся информация о служебной поездке и сотруднике, который ее совершает. Приказ не создается только для тех работников, которые имеют разъездной характер работы.
Распоряжение о направлении
В Трудовом кодексе РФ предусмотрена статья 166, в которой дается понятие того, что такое командировка. Порядок отправления сотрудника в поездку рассматривается в Постановлении Правительства РФ от 13 октября 2008 года №749.
Для направления работника в служебную командировку его согласие не спрашивается, так как это является приказом руководителя. Дни, проведенные в поездке, оплачиваются, а сама командировка осуществляется за счет средств организации.
Отказаться от поездки могут только:
- мать или отец, воспитывающие ребенка в одиночку;
- работники, имеющие многодетные семьи, от 3 детей и более;
- сотрудники, имеющие родственников на иждивении или занимающиеся уходом за больным.
Эти работники могут быть направлены в командировку, но предварительно они должны составить заявление о том, что они с этим согласны.
Даже при наличии их согласия, не разрешено отравлять в командировку:
- беременных женщин;
- сотрудников в возрасте до 18 лет.
Форма и структура документа
Основным документом во время служебной поездки сотрудника является приказ о направлении работника в командировку формы Т-9. Если в поездку направляется несколько человек, используется форма Т-9а.
Она абсолютно аналогичная первой, не считая небольших изменений, в ней располагается таблица, в которую заносятся данные сразу на несколько работников, что экономит время и позволяет обойтись без составления отдельных приказов на каждого сотрудника, участвующего в этой поездке.
Данные бланки являются распорядительными документами, они унифицированы и всегда имеют одинаковое поле для заполнения, все изменения обязательно утверждаются и указываются в учетной политике.
Обязательными реквизитами, находящимися в бланке Т-9 (Т-9а) являются:
- Наименование.
- Дата создания документа.
- Порядковый номер.
- Полное наименование отправляющей в командировку организации.
- Информация о работнике: ФИО, занимаемая должность, подразделение, табельный номер.
- Цель поездки, обозначенная в распоряжении руководителя.
- Место(-а) пребывания.
- Время командировки, первый день отъезда из города, день приезда в него.
- Подпись сотрудника и руководителя, которая ставиться только после заполнения всего документа.
Как заполнить в 2018 году
Правильно заполнить документ довольно легко, в каждой строке или графе столбца имеется пояснение, что она должна содержать. В первую очередь необходимо правильно заполнить шапку документа:
После заполнения шапки можно переходить к основной части бланка, в которой содержится вся информация уже, непосредственно, о самой командировке:
Далее, после заполнения всех строк, проставляются подписи с расшифровками руководителя и сотрудника с датой ознакомления с приказом.
Сроки, подпись, даты и печать
Сроки командировки указываются в полных днях, независимо от времени отъезда или приезда. Например, если работник выехал в 23:55, то указывается именно эта дата, и день включается в продолжительность поездки.
Если сотрудник вернулся в 00:15, то и этот день также фиксируется как день возвращения и прибавляется к остальным. Задним числом оформлять командировку запрещается, при обнаружении таких действий на организацию накладывается штраф.
Если работник направляется сразу в две командировки, и вторая начинается в день окончания первой, то создается два приказа с разными номерами по порядку и соответствующими датами начала и конца поездки.
Что касается присутствия печати на бланке, то наличие ее не обязательно, так как Т-9 является внутренним документом организации и в подтверждении подлинности не нуждается.
Где регистрируется
Все приказы бухгалтер фиксирует в специальном журнале, предназначенном для регистрации приказов на командировку. Форма журнала может быть свободной, напечатанной на компьютере или разлинованной от руки.
Расположение столбцов и строк также произвольно. Главное, чтобы в журнале регистрации располагалась следующая информация:
- дата документа;
- номер, присвоенный приказу;
- полное имя работника, который был отправлен в командировку;
- занимаемая им должность;
- структурное подразделение;
- цель поездки;
- место прибытия;
- дата начала и конца командировки.
Журнал должен заполняться обязательно, так как его отсутствие в ходе проверок может повлечь за собой наказание как для самого ответственного за это сотрудника, так и для организации в целом. Кроме того, информация, хранящаяся в журнале, может пригодиться при решении спорных моментов.
Сопутствующие документы
Так как на осуществление командировки выдаются деньги в подотчет и средства на суточные расходы, после прибытия из нее необходимо предоставить все сопутствующие документы:
- Удостоверяющие проезд, билеты на общественный транспорт.
- Если поездка осуществлялась на личном или служебном автотранспорте, то необходимо предоставить чеки с автозаправок.
- Чеки и квитанции из отелей и гостиниц, в которых проживал работник.
- Если были выданы подотчетные средства на покупку чего-либо, обязательно сохраняются товарные чеки на приобретенный товар.
Количество экземпляров и особенности хранения
Приказ о направлении работника в командировку составляется в единственном экземпляре. Он не выдается на руки сотруднику, а хранится в бухгалтерии. Все документы, подтверждающие командировки, хранятся в одном месте, после чего подшиваются и убираются в архив организации, откуда при первой необходимости легко достаются.
Срок хранения приказов составляет 5 лет, если поездка осуществлялась по территории России. При поездке за границу документы должны храниться в течение 75 лет. Как только срок хранения истекает, создается приказ на уничтожение документов.
Вести учет всех документов бухгалтер должен в строгом порядке. Все приказы, распоряжения, бланки должны храниться раздельно, чтобы в случае чего их можно было легко найти.
В первую очередь, все вопросы обращаются непосредственно к бухгалтерии, так что перед тем как принять какой-либо документ у сотрудника, его необходимо тщательно проверить на наличие всех данных и подписей, ведь это намного облегчит работу в дальнейшем.
Из данного видео можно узнать, как оформить командировку в 1С.
Делопроизводство
Приказ о командировке (образец 2018)
Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Что говорит закон?
Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.
В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.
Нормативная база
Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.
Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.
В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).
Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.
Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.
Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.
Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.
Однако некоторые категории работников все же могут отказаться от предложения работодателя:
- кто в одиночку воспитывает детей;
- сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.
В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.
Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.
В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.
Как заполнить приказ на командировку в 2018 году?
Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.
Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по трудовому договору, т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.
При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.
Отметим, до 2018 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.
В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.
С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.
Обязательно или нет положение о командировках в организации? Читайте тут.
Форма документа
Документ носит распорядительный характер.
Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.
Бланки вы можете скачать здесь:
Что нужно отразить?
В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:
- дата и номер документа;
- наименование документа;
- полное наименование организации, код ОКПО;
- полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
- цель командировки;
- пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
- период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
- подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.
Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.
Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия — например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.
Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные.
В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.
Общие цели:
- для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
- заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
- ведение переговоров по спорным вопросам;
- освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
- участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.
Узкопрофильные:
- проверка деятельности структурного подразделения;
- передача знаний «молодым» кадрам;
- обслуживание оборудования в структурных подразделениях.
На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.
Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.
Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.
Как считать дни?
Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.
Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично — день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.
Документальное подтверждение нахождения в командировке:
- проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
- чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
- квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
- приказ о командировке.
Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.
При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.
Можно ли оформить задним числом?
Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.
Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.
Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.
Последствия при неоформлении приказа на командировку:
- при налоговой проверке — штраф;
- невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
- при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.
На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.
Кто имеет право подписи?
Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.
Нужна ли печать?
Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.
Она проставляется для подтверждения подлинности документа.
Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.
Образец заполнения (пример)
Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.
Приказ (форма Т-9)
Приказ (форма Т-9а)
Где регистрируется?
Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.
В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:
- номер приказа;
- дата;
- фамилия, имя сотрудника;
- должность;
- структурное подразделение;
- цель командировки;
- место назначения;
- срок: дата начала и окончания поездки.
Как оформляется командировка дистанционного работника в офис? Узнайте тут.
Как продлить командировку из-за болезни? Смотрите здесь.
Разрешено ли факсимиле?
Напрямую ТК РФ факсимиле не запрещено, но и не разрешено.
В избежание отрицательных последствий лучше не заменять подпись руководителя факсимиле. В случаях, когда у директора много обязанностей или его часто не бывает на рабочем месте, он имеет право передать право подписи другому лицу.
Для этого оформляется соответствующий приказ.
Как правильно оформить «двойную» командировку?
Согласно ТК РФ, можно отправить сотрудника в день приезда из одной командировки в другую.
Например, при приезде из первой командировки в 00:30 и отъезде в другую в 23:10, дни совпадут.
Для оформления требуется составление двух приказов на соответствующие периоды.
Количество экземпляров и сроки хранения
При отсутствии структурных подразделений составляется один приказ. Он хранится в организации.
При наличии подразделений составляются приказы для хранения в них и в головной организации.
Срок хранения напрямую зависит от типа командировки: при поездке за границу срок достигает 75 лет, при поездке по России – до 5 лет.
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
- Москва и Область — +7 (499) 703-16-92
- Санкт-Петербург и область — +7 (812) 309-85-28
- Регионы — 8 (800) 333-88-93
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Обязательно ли в приказе на командировку указывать, каким транспортом едет работник?
В приказе о направлении работника в командировку нет графы, в которой указывается на каком транспорте направляется работник в командировку, но вы можете самостоятельно утвердить фору приказа и указать вид транспорта, на котором работник отправится в командировку.
«Российский налоговый курьер», 2015, N 4
ОФОРМЛЯЕМ ПРИКАЗ О КОМАНДИРОВКЕ ПОСЛЕ ОТМЕНЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ
Ссылку в приказе на служебное задание теперь делать не обязательно.
Как определить срок поездки, если работник ездил на личном авто.
Отмена каких документов влечет составление новых бумаг.
С 8 января 2015 г. при направлении работников в командировки можно не составлять командировочные удостоверения и служебные задания, а по возвращении из поездок — отчеты об их выполнении. Такие изменения внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках).
Теперь основным документом, подтверждающим производственный характер поездки, является приказ о направлении работника в командировку. Несколько лет назад ведомства указывали, что для подтверждения командировочных расходов составлять такой приказ не обязательно (Письма Минфина России от 14.09.2009 N 03-03-05/169, ФНС России от 25.11.2009 N МН-22-3/890 и УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 N 16-15/113462@). В других разъяснениях чиновники приходили к выводу, что документ все-таки нужен (Письма Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7 и от 12.05.2008 N 03-03-06/2/47, УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486 и от 11.08.2009 N 16-15/082607.2).
Разберемся, что теперь нужно изменить в приказе о направлении работника в командировку, чтобы у организации не возникло проблем с учетом командировочных расходов (образец документа приведен ниже).
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ООО «Организация» │
│ │
│ИНН 7705000001, КПП 770501001 │
│105064, г. Москва, ул. Земляной Вал, д. 173а │
│ │
│ ┌───────────────┬────────────────┐│
│ │Номер документа│Дата составления││
│ ├───────────────┼────────────────┤│
│ │ 18-к │ 26.01.2015 ││
│ └───────────────┴────────────────┘│
│ │
│ ПРИКАЗ │
│ (распоряжение) о направлении работника в командировку │
│ │
│Направить в служебную командировку: ┌───────────────────┐│
│ │ Табельный номер ││
│ ├───────────────────┤│
│ Семенова Владимира Николаевича │ 000356 ││
│—————————————————-└───────────────────┘│
│ (фамилия, имя, отчество) │
│ отдел материально-технического снабжения │
│————————————————————————-│
│ (структурное подразделение) │
│ заместителя начальника отдела │
│————————————————————————-│
│ (должность (специальность, профессия)) │
│ в ООО «Компания», г. Нижний Новгород │
│————————————————————————-│
│ (место назначения (страна, город, организация)) │
│ ┌──────────┐ │
│сроком на │ четыре │ календарных дня │
│ └──────────┘ │
│с 27 января 2015 г. по 30 января 2015 г. │
│ │
│ Цель командировки: проведение переговоров с представителями ООО│
│»Компания» и в случае достижения компромисса по всем существенным│
│условиям заключение договора на поставку пробной партии сырья с│
│возможностью последующего увеличения объемов закупки. │
│ ООО «Организация» │
│Командировка за счет средств ———————————————│
│ (указать источник финансирования) │
│ │
│ Дополнительные сведения о командировке: разрешить В.Н. Семенову│
│следовать к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на│
│личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, гос. номер К 903 НС 177). По│
│возвращении из командировки В.Н. Семенову составить служебную записку с│
│указанием фактического срока пребывания в месте командировки и│
│представить мне на утверждение вместе с авансовым отчетом по│
│командировке. К служебной записке приложить путевой лист на автомобиль и│
│документы, подтверждающие расходы на его использование для проезда к│
│месту назначения и обратно (чеки ККТ, квитанции, счета и т.п.). │
│ │
│ коммерческое предложение ООО │
│ «Компания» о сотрудничестве │
│ от 14.01.2015 │
│ Основание (документ, номер, дата): ———————————-│
│ (указать основание) │
│ │
│Руководитель организации │
│ генеральный директор Кузнецов И.П. Кузнецов │
│ ——————— —————- ———————│
│ (должность) (личная подпись) (расшифровка подписи)│
│ │
│ С приказом (распоряжением) Семенов │
│работник ознакомлен —————- 26 января 2015 г.│
│ (личная подпись) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
1. При доработке бланка приказа о командировке проще взять за основу унифицированную форму
С 2013 г. унифицированные формы первичных документов применять не обязательно. Каждая организация разрабатывает и использует собственные формы «первички», удобные именно для нее (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Тем не менее практика показывает, что многие компании продолжают пользоваться унифицированными формами, внося в них нужные изменения. Ведь законодательство это не запрещает.
Таким же образом можно поступить и при переработке бланка приказа о командировке в связи с отменой командировочных удостоверений, служебных заданий и отчетов об их выполнении. Достаточно подкорректировать унифицированные формы приказов о командировке (формы N N Т-9 и Т-9а , утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) и утвердить их как типовые для организации. При этом в приказах должны быть все обязательные реквизиты первичного учетного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
———————————
Форма N Т-9 использовалась при направлении в командировку одного работника, форма N Т-9а — нескольких сотрудников.
2. Из приказа целесообразно исключить упоминание о служебном задании
До 8 января 2015 г. технология оформления командировки была такова: непосредственный руководитель командируемого работника или иное должностное лицо формулировали задачи на командировку, разрабатывали и оформляли служебное задание (форма N Т-10а). Затем на основании служебного задания сотрудник отдела кадров составлял приказ о направлении работника в командировку, а на основе приказа выписывал командировочное удостоверение (форма N Т-10). Причем в приказе делалась ссылка на служебное задание с указанием его номера и даты.
Поскольку с 8 января 2015 г. служебное задание исключено из перечня обязательных документов по командировке, в бланке приказа целесообразно убрать упоминание об этом документе. Раньше оно имелось в расшифровке к строке «Основание (документ, номер, дата)».
Организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении. Например, если это предусмотрено внутренним документооборотом или является элементом контроля за командированными сотрудниками. Тогда в приказе о командировке ссылку на служебное задание можно оставить.
Однако при таком варианте оформления командировок организации необходимо хранить служебные задания и отчеты об их выполнении. Ведь налоговики при выездной проверке наверняка захотят ознакомиться с ними. Кроме того, противоречия или ошибки в этих документах (например, в датах или продолжительности командировки) могут стать поводом для исключения командировочных расходов из налоговых затрат.
3. Задание на командировку можно включить в приказ либо подробно расписать в нем цель поездки
Цель командировки и раньше указывали в приказе. Кроме того, ее отражали еще и в служебном задании. После отмены служебных заданий дублировать одну и ту же информацию в разных документах не нужно. Но чтобы у налоговиков не возникло подозрений в непроизводственном характере поездки, задание на командировку можно включить в текст приказа.
Как вариант, вместо добавления в приказ служебного задания можно более детально расписать цель командировки (абз. 2 п. 3 Положения о командировках). В любом случае командируемого работника нужно под роспись ознакомить с содержанием приказа.
Поскольку отчеты о выполнении задания также отменены, каждая организация самостоятельно решает, как работники будут отчитываться об итогах поездки (п. 26 Положения о командировках). Например, можно предусмотреть устный отчет перед непосредственным руководителем. Тогда не нужно будет составлять дополнительные бумаги.
Если же сотрудник ездил в другой город для заключения договора с контрагентом или за получением товара, наличие этого договора или накладных на товар и будет подтверждением того, что поставленная задача выполнена. Значит, и проблем с признанием расходов на такую поездку не должно возникнуть.
Даже если командировка не увенчалась успехом, расходы на нее можно учесть при расчете налога на прибыль. Такого мнения придерживаются не только суды, но и налоговики некоторых регионов (Письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 N 16-15/082607.2). Хотя зачастую доказывать обоснованность расходов по безрезультатным поездкам приходится в судах (Постановления ФАС Поволжского от 08.04.2014 N А65-12100/2013 и от 11.07.2012 N А55-17726/2011, Уральского от 15.04.2008 N Ф09-2237/08-С2 округов).
4. Если работник едет в командировку на личном или служебном транспорте, это фиксируют в приказе
После отмены командировочных удостоверений время нахождения сотрудника в командировке определяют по датам в проездных документах (п. 7 Положения о командировках). Таким же образом поступают при зарубежных поездках в некоторые страны СНГ (Белоруссию, Казахстан, Молдавию и др.), при посещении которых отметки в загранпаспорте не ставят (п. 19 Положения о командировках).
Если работник следует к месту командировки и обратно на личном или служебном автомобиле, время начала и окончания поездки и ее фактическую продолжительность подтвердить нечем. Поэтому теперь по возвращении из такой командировки работнику следует составить служебную записку и представить ее руководству на утверждение (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).
Типовая форма служебной записки не установлена, поэтому ее составляют произвольно. В ней целесообразно указать даты отъезда и возврата к постоянному месту работы. Хотя в Положении о командировках говорится об отражении в записке лишь фактического срока пребывания в месте назначения. Полагаем, что указание именно дат отъезда и возвращения работника поможет избежать споров по расчету общей суммы суточных и отражению ее в налоговом учете.
Поскольку составление служебной записки является новшеством, требование о ее представлении целесообразно включить в приказ о командировке. К служебной записке работник прилагает документы, подтверждающие использование личного или корпоративного транспорта: путевой лист, кассовые и товарные чеки на приобретение ГСМ, квитанции на оплату парковки и проезда по платным дорогам, счета и т.п.
Как и прежде, в течение трех рабочих дней с момента возвращения из командировки работник составляет и сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих расходы во время поездки (п. 26 Положения о командировках). Удобнее хранить все документы по командировке вместе (подробнее читайте ниже). Например, к авансовому отчету подшивать и служебную записку с оправдательными документами, если ее составляли.
Обратите внимание! Если работник объехал несколько городов, составьте маршрут поездки
До отмены командировочных удостоверений в каждом пункте, где побывал командированный сотрудник, он должен был сделать отметки о дате прибытия и выбытия. Теперь такие отметки делать не нужно. Из-за этого у организации могут возникнуть сложности с признанием расходов по командировкам, предусматривающим посещение нескольких городов.
Чтобы подтвердить расходы на переезды при таких командировках, можно оформить служебную записку с маршрутом командированного работника и датами пребывания в разных городах. Лучше, если эту записку составит и подпишет сам сотрудник, а руководитель ее завизирует.
Если работник ездил в несколько мест наличном или корпоративном транспорте (то есть не имеет билетов, по которым можно установить даты), информацию о маршруте передвижения целесообразно включить в служебную записку, которую и так теперь нужно составлять (абз. 2 п. 7 Положения о командировках).
Е.Вайтман
Эксперт журнала
«Российский налоговый курьер»
Подписано в печать
30.01.2015